Ačkoliv funkce softwaru pro řízení firmy a softwaru pro řízení projektů se do určité míry překrývají, oba typy řešení se významně liší svým účelem, prvky a způsoby použití. Abychom vám pomohli rozlišit mezi nimi a vybrat ten nejlepší nástroj pro vaše potřeby, připravili jsme stručné a jasné srovnání a přehled jejich výhod, funkcí a využití níže. Nabízíme také příklady nejlepších nástrojů navržených pro zefektivnění řízení firmy a projektů.
Začněme s několika zajímavými tipy z profesionálního zákulisí a trendy v řízení malých podniků.
V posledních pár letech došlo k dramatickému zrychlení a rozšíření digitalizace a digitální transformace. Kdysi disruptivní technologie, jako je analytika, cloud a digitální zkušenosti zákazníků, se již staly základní součástí obchodních strategií. V roce 2021 téměř 85 % malých firem investovalo do SaaS technologií a adaptovalo se v průměru na dvacet pět až padesát softwarových řešení.
🎓 Caflou akademii přináší Caflou - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
Výzkumy ukazují, že trh se softwarem pro řízení firem i trh se softwarem pro řízení projektů rostou složenou roční mírou růstu (tzv. CAGR) o přibližně 10 %. Organizace na celém světě tak zřejmě mají tendenci volit taková řešení, aby zefektivnily své operace. Pokud jste ještě neinvestovali do systému pro řízení firmy, možná právě nastal čas se připojit k tomuto silnému modernímu trendu.
Jak si tedy vybrat firemní informační systém, který nejlépe vyhoví vašim potřebám? Podívejme se zblízka na každý z nich.
Co je software pro řízení firmy?
Software pro řízení firmy nebo také firemní informační systém je řešení navržené k zefektivnění a řízení rozsáhlé škály aspektů a procesů obchodních činností a firemních aktivit. Zpravidla se jedná o komplexní řešení typu "vše v jednom", které propojuje všechny podnikatelské procesy firmy a kombinuje řízení procesů, řízení projektů, organizaci týmu, prodejní procesy nebo zákaznickou podporu prostřednictvím centralizovaného systému a databáze.
Výhody zavedení systému pro řízení firmy
Takové řešení pro řízení firmy poskytují vícero výhod, které pomáhají malým firmám vyhnout se běžným chybám v řízení a zůstat konkurenceschopnými v dynamickém moderním prostředí. Zde jsou uvedeny některé z výhod, které můžete zavedením takovéhoto systému získat:
Lepší organizace a systematizace obchodních operací a procesů
Software pro řízení firmy zefektivňuje řadu procesů a operací v organizaci – od náboru zaměstnanců přes řízení workflow až po fakturaci nebo účetnictví. Všechny tyto procesy se řídí z jediné komplexní platformy, která zajišťuje bezproblémovou organizaci a zabraňuje jakýmkoli omylům a nedbalostem.
Automatizované workflow
Implementace řešení pro řízení firmy umožňuje automatizaci pracovních postupů. To znamená provádění široké škály činností bez lidské účasti, jako je kontrola a duplikace souborů dat, vytváření úkolů a projektů, vystavování faktur, řízení leadů nebo řízení nákladů v projektech atd. Software pro řízení firmy tak zvyšuje produktivitu a eliminuje chyby. Vyhnutí se manuálnímu provádění opakujících se procesů uvolňuje čas, který můžete investovat do důležitějších a kreativnějších úkolů.
Lepší přehled
Software pro řízení firmy poskytuje uživatelům informace o všech aspektech jejich organizace v reálném čase. To zahrnuje i údaje o prodeji a nákladech, stavy zásob a dokonce i 360-stupňový přehled o zákaznících včetně jejich zpětné vazby. Můžete také jednoduše vidět, jak vaše prodejní a marketingová úsilí ovlivňují vaše čisté zisky a zda máte dostatek hotovosti po ruce na pokrytí výdajů do příští výplaty. To je obzvláště důležité v malých firmách, kde existují jen zřídka samostatná oddělení, která jsou určena ke sledování všech těchto aspektů. Umožní vám to přijímat informovanější rozhodnutí, což vám následně pomůže efektivněji rozvíjet váš podnik.
Vylepšení komunikace a spolupráce
Jednou z největších výhod zavedení systému pro řízení firmy je vylepšení komunikace mezi odděleními v rámci organizace. To zahrnuje zaměstnance napříč pobočkami i prodejce, kteří s vámi spolupracují na projektech nebo zakázkách. Software pro řízení firmy usnadňuje sdílení informací v reálném čase, včetně dokumentů, tabulek, emailů, událostí v kalendářích atd.
Škálovatelnost
Software pro řízení firmy je dostatečně flexibilní a škálovatelný, aby mohl růst společně s vaší firmou. Můžete systém upravovat podle toho, jak se mění vaše potřeby, aniž byste museli začínat znovu od nuly.
Zabezpečení
Toto je obzvláště důležité vzhledem k tomu, že malé firmy se třikrát častěji než velké podniky stávají oběťmi kybernetických útoků. Bezpečnostní funkce softwaru pro řízení firmy pomáhají chránit citlivá data před neoprávněným přístupem a krádeží. To zajišťuje, že firemní údaje zůstanou důvěrné i přesto, že dojde k narušení zabezpečení sítě.
Lepší ukládání a správa dokumentů
Dobrý software pro řízení firmy vám pomůže snadno sledovat své dokumenty – od informací o zákaznících a jejich transakcích přes příručky pro zaměstnance a manuály s pravidly. Můžete je ukládat do databáze v cloudu a mít k nim přístup odkudkoli a kdykoli. To je velmi užitečné vzhledem k tomu, že vám umožní přístup k dokumentům, i když jste mimo kancelář.
Nákladová efektivita
Software pro řízení firmy může přinést výrazné úspory nákladů díky omezení ruční práce a zefektivnění procesů. Odstraňuje také potřebu platit za nadbytečné systémy a aplikace a centralizuje všechny procesy na jediné platformě.
Zlepšené vztahy se zákazníky
Dobré vztahy se zákazníky jsou zásadní pro úspěch každé firmy. Konsolidovaný software pro řízení firmy s funkcí řízení vztahů se zákazníky (CRM) vám umožní snadno sledovat všechny údaje o zákaznících včetně interakcí se zákazníkem, informací o stavu zakázek atd. Díky tomu můžete snáze navázat a udržovat personalizovanou komunikaci, což může vést k větší spokojenosti zákazníků a lepším prodejním výsledkům.
Klíčové vlastnosti softwaru pro řízení firmy
Software pro řízení firmy je navržen tak, aby vám pomohl řídit svou firmu efektivněji. Umožní vám zefektivnit procesy, šetřit čas a zvýšit efektivitu. Nejlepší systémy pro řízení firmy vám také umožní sledovat výkonnost zaměstnanců, zvýšit angažovanost zákazníků a vylepšit ziskovost.
Níže je několik klíčových funkcí, na které je vhodné se při výběru softwaru zaměřit:
- Řízení financí a cash flow firmy a projektů
- Řízení rozpočtů (firemních i projektových)
- Fakturace (opět s vazbou na zakázky)
- Reporting
- Řízení projektů
- Sledování času a výdajů
- Řízení vztahů se zákazníky
- Řízení týmů
- Řízení vytíženosti zaměstnanců
- Automatizace procesů a pracovních postupů
- Evidence a správa objednávek
Všimněte si, že sofistikovaný software pro řízení firmy, jako je např. Caflou, pokrývá i procesy řízení projektů. Pomůže vám sledovat všechny projekty, úkoly, termíny, rozpočty a ziskovost tak, aby vše probíhalo hladce a efektivně a projekty byly ziskové.
Teď, když už znáte základní informace, podívejme se na některá řešení pro řízení firmy, která jsou vám k dispozici.
Nejlepší software pro řízení malé či střední firmy
Zde jsou podle nás nejlepší systémy, které určitě stojí za bližší prozkoumání.
Caflou
Jedná se o komplexní systém pro řízení firmy pro malé a střední firmy, které pokrývá řízení celé firmy, týmů a projektů v kombinaci s rozsáhlými funkcemi pro řízení financí, rozpočtů a cash flow.
Caflou vám umožní efektivně řídit podnikovou ekonomiku
Caflou vám umožní:
- Efektivně řídit svou firmu, projekty a tým.
- Plánovat a řídit firemní i projektové finance, rozpočty a cash flow, abyste měli přehled o tom, odkud vaše peníze přicházejí a kam směřují a jak vše odpovídá plánům a rozpočtům.
- Účinně řídit své projekty a obchodní aktivity.
- Sledovat a organizovat své týmy přímo na pracovišti i vzdáleně.
- Zajistit transparentnost napříč organizací, aby každý věděl, co mu bylo zadáno a kdy má své úkoly splnit.
- Vylepšit týmovou komunikaci pomocí úkolů, komentářů, zmínek a chytrých notifikací.
- Využít textových a zvukových komentářů nebo možnosti videokonferencí.
- Vytvářet vlastní pravidla automatizace a automatizovat opakované činnosti, jako jsou automatická upozornění, úkoly, projekty nebo faktury.
Caflou nabízí širokou škálu funkcí
ProofHub
Jedná se o další komplexní řešení pro řízení firmy, které je určené k usnadnění řízení práce a organizaci všeho na jednom místě. Nabízí:
- Přehlednou vizualizaci každodenních úkolů a bezproblémové řízení úkolů.
- Vylepšenou týmovou spolupráci.
- Efektivní time management.
- Pohodlné ukládání a správu souborů.
- Sledování progresu a reporting.
Jedná se o systém, který může nahradit několik jednotlivých aplikací.
Netsuite
Jedná se o unifikovaný systém řízení firmy, který je obzvláště efektivní pro rychle rostoucí větší podniky a nabízí širokou škálu funkcí a specifikovanou podporu pro dané odvětví. Netsuite poskytuje:
- Řešení založené na cloudu a podporující mobilní zařízení.
- Řízení každodenních podnikatelských činností včetně operací dodavatelského řetězce, veřejných zakázek, řízení projektů, účetnictví, řízení rizik, dodržování souladu s předpisy atd.
- Upravitelné a flexibilní funkce.
- Robustní funkce reportingu.
Netsuite je řešení, které kombinuje ERP, CRM, HR, finance a elektronický obchod na jedné platformě.
Scoro
Jedná se o komplexní řešení, které na centralizovaném místě sdružuje týmy, projekty, přehledy, správu zákazníků a prodej. Scoro nabízí:
- Plánování a sledování workflow.
- Řízení neomezeného počtu projektů.
- Přesné sledování času.
- Cenové nabídky, správu kontaktů, fakturaci.
Scoro umožní řídit celou firmu na jedné platformě – od náboru a přijímání zaměstnanců přes řízení projektů a automatizaci pracovních postupů až po fakturaci a reporting. Přejděme k další důležité otázce...
Co je software pro řízení projektů?
Software pro řízení projektů je sada nástrojů pro plánování, realizaci a kontrolu projektů. Je navržen tak, aby vyhovoval specifickým potřebám životního cyklu projektů a byl v souladu s nejlepší praxí v řízení projektů a moderními trendy.
Proto využívají project management software projektoví manažeři a členové projektových týmů k efektivnějšímu řízení projektů. Mohou sledovat čas strávený na projektu nebo v pokročilejších systémech sledovat projektové náklady, příjmy a ziskovost, přidělovat úkoly a koordinovat s ostatními členy týmu.
Výhody zavedení softwaru pro řízení projektů
Řešení pro řízení projektů se mohou lišit od jednoduchých a snadno použitelných nástrojů s funkcemi určenými k řízení jednotlivých projektů až po extrémně komplexní systémy s širokou sadou funkcí včetně řízení nákladů. Ať je volba jakákoliv, používání softwaru pro řízení projektů přináší mnoho výhod. Zde jsou některé z nich:
- Jednoduché plánování a rozvržení projektových aktivit.
- Jasná identifikace rolí a odpovědností při vývoji projektu.
- Snadné zadávání a řízení úkolů.
- Lepší komunikace mezi členy týmu a snadné sdílení souborů.
- Lepší přehled o průběhu projektu.
- Snížení režijních nákladů.
- Zvýšení produktivity v rámci konkrétního projektu.
Klíčové vlastnosti softwaru pro řízení projektů
Jak jsme již zmínili, software pro řízení projektů může být vytvořen jako sada základních a snadno použitelných nástrojů nebo jako sofistikované řešení integrující širší škálu nástrojů. Bez ohledu na složitost existují funkce, které má většina PM softwarů společné:
- Plánování projektů v čase: Jedná se o proces vytváření časového harmonogramu pro každý projekt a alokace zdrojů k jednotlivým úkolům. Software pro řízení projektů může tento proces usnadnit pomocí nástrojů, které vám umožní vytvořit podrobný rozpis svých úkolů a termínů. Lepší nástroje nabídnou pro plánování v čase Ganttům diagram.
- Reporting/sledování projektů: Jednou z nejdůležitějších funkcí softwaru pro řízení projektů je možnost generovat reporty. Reporty generované těmito systémy umožňují zjistit, jak daleko váš tým má od dokončení práce a také kolik času zbývá do termínu dokončení jednotlivých milníků. Umožňují vám také zjistit, kde by mohly na základě minulých zkušeností vzniknout problémy a jak dlouho trvalo dokončení podobných úkolů v minulosti. V sofistikovaných systémech si můžete vytvořit i reporty na míru.
- Sledování času a výdajů: Funkce sledování času umožňuje uživatelům zaznamenávat čas strávený na konkrétních úkolech, který se potom sleduje v porovnání s časovým rozpočtem projektu. Lepší systémy pak pracují i se sazbami.
- Spolupráce: Software pro řízení projektů zjednodušuje práci pro více lidí na stejném projektu současně. Díky aktualizacím v reálném čase můžete na jednom místě přesně vidět, co se děje v rámci práce vašeho týmu.
- Upravitelné šablony: K ušetření času a peněz používá mnoho společností šablony pro řízení projektů, jelikož jejich projekty mají podobné struktury. Tyto šablony lze upravovat tak, aby vyhovovaly potřebám vaší firmy a jednotlivým typům projektů.
- Sdílení souborů: Dobrá aplikace pro řízení projektů umožní uživatelům nahrát soubory ze svých počítačů nebo mobilních zařízení, přistupovat k nim odkudkoli a jednoduše je sdílet se členy týmu. Některé programy dokonce nabízejí vestavěné funkce chatu, takže uživatelé mohou spolu komunikovat v rámci jedné aplikace, aniž by museli přepínat mezi různými programy nebo webovými stránkami.
- Task management: Můžete přiřazovat úkoly jednotlivým členům týmu a rozdělovat větší projekty na menší, které se dají snadněji průběžně řídit. Tato funkce také umožňuje nastavit termíny pro jednotlivé úkoly, aby každý věděl, do kdy mají být splněny, jaký má úkol prioritu apod.
Nejlepší software pro řízení projektů
Zde je několik příkladů nejlepších nástrojů pro řízení projektů s různou mírou složitosti a rozsahem funkcí.
Základní řešení pro řízení projektů
Tato softwarová řešení jsou vybavena jednoduchými funkcemi, které zvládnou řízení projektů s nízkou mírou složitosti. Naše nejlepší volby v této kategorii jsou Trello a Basecamp. Obě možnosti se velmi snadno používají a jsou skvělé pro řízení přímočarých, jednoduchých projektů včetně komunikace nad těmito projekty.
Díky jasné vizualizaci úkolů, přizpůsobivosti a funkcím pro spolupráci je Trello skvělou volbou pro malé týmy, které chtějí zavést jednoduchý nástroj pro řízení projektů. Basecamp je další vhodnou alternativou díky přehledným seznamům úkolů a možnostem spolupráce a komunikace.
Software pro řízení projektů se středním rozsahem funkcí
Tato kategorie zahrnuje software, který se lehce používá, ale zároveň nabízí některé složitější funkce. Jako nejlepší řešení jsme vybrali nástroje Asana a Teamwork Projects. Jedná se o uživatelsky přívětivé nástroje, které snadno zvládnou řízení malých i větších projektů.
Asana je postavena na úkolech a pod-úkolech, které se dají přiřadit týmům nebo jednotlivcům. Nástroj umožňuje projektovému manažerovi a týmu komunikovat a spolupráce na každém projektu je přehledně umístěna na centrálním místě. Teamwork je řešení, které je navrženo speciálně pro zefektivnění sledování času, řízení úkolů a reporting, což jsou pro řízení projektů obzvláště důležité faktory.
Tip: Přečtěte si o výhodách Caflou oproti Asaně
Software pro řízení projektů s pokročilými možnostmi a funkcemi
Mezi pokročilými řešeními pro správu projektů jsou nástroje, které nabízejí rozsáhlé funkce, jako jsou videokonference, integromavé CRM fnkce nebo sledování financí a rozpočtů. Zoho Projects a Jira Software jsou nejlepší volbou pro větší týmy, které potřebují spravovat složité projekty, Caflou je pak ideální volba, pokud je pro vás důležitá ekonomika projektů, ziskovost nebo práce s cash flow projektů či vazby na CRM modul.
Zoho Projects nabízí robustní funkce pro správu úkolů, automatizaci, sledování času a vytváření reportů. Naproti tomu Jira je vhodná zejména pro správu projektů vývoje softwaru a nabízí funkce pro bug tracking, agilní řízení a test management.
Mějte kontrolu nad svými projekty i týmem a dosáhněte vyšších zisků s all-in-one systémem Caflou
Hlavní rozdíly mezi softwarem pro řízení firmy a softwarem pro řízení projektů
Poté, co jsme se věnovali odděleně systémům pro řízení firmy a projektů, zdůrazníme hlavní rozdíly mezi nimi.
Perspektiva
Řízení firmy se zaměřuje na řízení široké škály procesů, zvládání komplexních pracovních postupů a propojování všech těchto procesů.
Projektové řízení se naopak zabývá projektovými činnostmi individuálně a soustředí se především na parametry každého projektu, včetně plánování a zadávání úkolů, stanovení termínů realizace, definování odpovědností v rámci konkrétního projektu atd.
Způsob řízení
Řízení firmy je nepřetržitý proces, který poskytuje ucelený přehled celé společnosti a zahrnuje celou řadu procesů a operací. Zaměřuje se na vylepšení celkové produktivity a efektivity.
Řízení projektu je dočasná práce, která je hotová po dokončení projektu. Cílem aplikace pro projektové řízení je zajistit úspěšné, nákladově efektivní a včasné provedení konkrétního projektu v očekávaném rozsahu.
Výstupy a výsledky
Software pro řízení projektů přináší lepší týmovou spolupráci, plánování a rozvrhování projektových prací, což je nezbytné pro úspěšné dokončení projektu.
Implementace řešení pro řízení firmy, které odpovídá specifickým potřebám společnosti, může přinést řadu výhod, jako jsou:
- Zvýšení celkové efektivity a produktivity firmy i projektů.
- Minimalizace chyb díky organizaci a ukládání všech dat na jednom místě.
- Systém „vše v jednom“ namísto používání více nástrojů, což eliminuje problémy s kompatibilitou a integrací.
- Nákladová efektivita implementace a placení pouze za jedno řešení.
- Snadnější osvojení pro zaměstnance ve srovnání s nutností pracovat s více nástroji a lepší organizace práv a přístupů.
- Zvýšení produktivity zaměstnanců díky zdokonaleným procesům a propojenosti.
- Spokojenost zákazníků díky zefektivnění provozu a zvýšení produktivity.
Závěr: Který software byste si měli vybrat?
Chcete-li zvolit řešení, které pro vás bude nejlépe fungovat, musíte si odpovědět na několik základních otázek.
Co vyžadujete po vašem řešení? Které funkce jsou pro vaše potřeby relevantní? Jaké aplikace v současné době používáte?
Pokud potřebujete jednu komplexní platformu pro řízení celé organizace a sledování klientů, projektů, výdajů a zaměstnanců na jednom místě, měli byste se rozhodnout pro celistvý firemní systém. Hlavní výhodou používání tohoto typu softwaru je, že:
- Pomáhá firmám šetřit čas tím, že eliminuje potřebu používat více aplikací a programů.
- Udržuje všechna data na jednom místě, což znamená méně chyb při přenosu dat mezi systémy.
- Usnadňuje naučit zaměstnance pracovat s jedním systémem oproti více systémům.
- Umožňuje automatické workflow mezi různými kategoriemi procesů.
Na druhou stranu je pro vaši firmu nejvhodnější software pro řízení projektů pokud potřebujete:
- Řídit konkrétní projekty nebo úkoly v rámci organizace.
- Umožnit týmům spolupracovat na projektech v reálném čase, sdílet nápady a komunikovat mezi sebou napříč různými platformami.
- Řídit jednoduché projekty bez funkcí rozpočtování či řízení nákladů nebo bez návaznosti na další procesy, jako je třeba CRM nebo fakturace.
- Zjednodušit týmovou komunikaci.
Pokud si stále nejste jisti, která možnost bude pro vaši společnost nejpřínosnější, berte v úvahu, že software pro řízení malých firem může kombinovat funkce řešení pro řízení firmy i pro řízení projektů. Např. Caflou nabízí komplexní platformu pro řízení celé malé či střední organizace a zároveň poskytuje rozsáhlé nástroje pro řízení projektů včetně jejich financí a funkcí pro řízení rozpočtů a cash flow.
Potřebujete se ujistit, zda vám Caflou vyhoví? Vyzkoušejte si zdarma náš tarif Želva a zjistěte, jak můžete zefektivnit řízení svých projektů a celého podnikání.