Věděli jste, že podcenění projektového řízení má za následek v průměru o 67 % více neúspěšných projektů? Projektové řízení se už navíc stalo jednou ze čtyř hlavních priorit organizací, spolu s poskytováním očekávané hodnoty zákazníkům, zpružnění fungování celé firmy a investicemi do technologií.
Tato zjištění z PMI (Project Management Institute) kladou speciální důraz na projektové řízení, které napomáhá manažerům vypořádat se s organizačními, provozními a finančními výzvami a řídit projektové finance, dostupné zdroje, rozsah prací, projektové milníky a očekávané výsledky.
Abyste neskončili jako společnost s takovou mírou neúspěchu jako ta uvedena výše, shromáždili jsme vám zde nejvýznamnější a nejefektivnější trendy v oblasti řízení projektů, které se určitě budou hodit každému manažerovi malé firmy. Když si je osvojíte, umožní vám zůstat konkurenceschopnými a prosperovat ve rozvoji řízení vašich projektů.
Pojďme se rovnou ponořit do tématu.
🎓 Caflou sérii "Jak efektivně řídit projekty" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.
1. Hybridní práce je normou a projektové řízení s ní musí počítat
Jak vyplývá ze studie Cisco Global Hybrid Work Study z roku 2022, přibližně 71 % zaměstnanců po celém světě dává přednost kombinaci práce na dálku a v kanceláři; v průměru 20 % si přeje pracovat plně na dálku. Tyto preference navíc sdílejí všechny čtyři generace tvořící dnešní pracovní sílu.
Zdroj: Cisco Global Hybrid Work Study
Proto se bez takové pružnosti jen tak neobejdete. Abyste byli flexibilní, musíte si osvojit technologii, která vám umožní efektivně řídit vzdálené a hybridní týmy. Proto je třeba mít připravené všechny nástroje pro spolupráci, komunikaci, vykazování či mzdy a řízení projektů na jednom místě. To vyžaduje přechod celé organizace na nové systémy, což může taky znamenat migraci a synchronizaci dat napříč různými platformami.
Plně integrovaný systém může zachránit situaci a odstranit nutnost kombinovat více softwarů. Nebude pak nutné zajišťovat, že tyto softwary jsou kompatibilní a připravené k vzájemné integraci.
2. Zaměření na ekonomický výkon projektů se stává nutností pro malé firmy
Efektivní řízení projektových nákladů je nezbytné pro vyvarování se překročení rozpočtů a zajištění efektivity. Malé firmy často dbají pouze na rozsah a termíny, ale špatně řídí projektové náklady. Tuto tendenci dále posiluje implementace nástrojů pro řízení projektů, které neposkytují možnosti řízení projektových financí. Většina řešení taky obvykle podporuje pouze hodinové rozpočty, což je omezující, protože nezohledňuje žádné další náklady na projekt ani harmonogram nákladů.
Zavedení plnohodnotného řízení projektových nákladů výrazně přispěje k efektivnějšímu plánování, sledování a kontrole projektových financí. Právě definice finančního rozpočtu a časového harmonogramu nákladů projektu je jedním ze základních prvků robustního řízení nákladů a poskytne vám spolehlivější a přesnější představu o (ekonomické) efektivitě projektu.
Řešení Caflou poskytuje skvělý přehled příchozích a odchozích toků peněz ve vaší organizaci.
Umožní vám úspěšně řešit problematiku efektivity nákladů v projektu, dobře plánovat projektové výdaje a sledovat projektové cashflow v čase.
3. Cloudové technologie jsou na vzestupu
Cloudové kancelářské nástroje mohou být komplexním řešením, které kombinuje komunikaci a důraz na produktivitu týmů s řízením projektů. Jsou obzvláště cenné pro malé firmy, protože nabízejí škálovatelnost a nákladovou efektivitu díky principu "pay as you go" čili “platím jen když to používám“.
Cloudová řešení, jako je například Caflou platforma pro řízení firmy, vám umožní sledovat průběh projektu a termíny , monitorovat peněžní toky, posílat a přijímat e-maily, sdílet aktualizace a poznámky, synchronizovat kalendáře a dokonce uskutečňovat videohovory – vše na jedné platformě. Vaše data jsou navíc bezpečně uložena v cloudu a přístupná z jakéhokoliv zařízení s připojením k internetu.
4. Automatizace je nezbytným nástrojem pro řízení projektů
Čas je pro každou firmu nesmírně cenným zdrojem. To platí obzvláště pro malé firmy, které se vyznačují štíhlým provozem a malými týmy. Vzhledem k tomu, že 54 % zaměstnanců stráví nejméně pět hodin z týdenní pracovní doby opakujícími se úkoly s nízkou hodnotou, je automatizace projektů nezbytná.
Jaké aspekty řízení projektů můžete automatizovat? Moderní software pro řízení projektů je vybaven automatizovanými pracovními postupy, možností automatizovaného vytváření úkolů nebo projektů, přiřazováním úkolů a notifikacemi na základě nastavených podmínek, spolu s automatizovaným řízením peněžních toků projektů. Níže se dozvíte, jak můžete snadno automatizovat procesy a pracovní postupy:
Toto může být ta správná změna, která vám pomůže ušetřit čas, vyhnout se běžným chybám při manuálním zpracování úkolů, optimalizovat pracovní aktivity, získat transparentnost i konkurenční výhodu i nad většími hráči v oboru.
5. Nástroje pro komunikaci a spolupráci jsou čím dál tím důležitější pro úspěšné řízení projektů v malých firmách
Malé a střední firmy, které mají menší počet zaměstnanců a méně strukturovanou pracovní silu, jsou obzvláště závislé na spolupráci. V moderních podmínkách vzdálených a hybridních provozů, kdy se členové týmu mohou nacházet různě po světě, je efektivní online komunikace a spolupráce klíčová.
Jednotná digitální platforma pro řízení firmy může kombinovat funkci videokonferencí, integraci e-mailu a notifikace v reálném čase. Uživatelé mohou dokonce připomínkovat úkoly a objekty pomocí hlasových zpráv:
To vám umožní spravovat veškerou komunikaci se zaměstnanci z jednoho místa. Váš tým tak zůstane ve spojení a bude informován o všech naléhavých novinkách. A jaké budou výsledky? Zvýšená produktivita a efektivita ve vaší firmě.
6. Řízení pracovního vytížení se stává zásadním
Malé firmy často přehlížejí funkce pro řízení vytížení týmu a workflow svých procesů, protože pracují s malými týmy a nepovažují to za potřebné. Může se jim tedy zdát, že je snadné řídit a rozdělovat úkoly ručně a vědět, za co je každý zaměstnanec zodpovědný. V praxi se to však pravděpodobně stane břemenem, zejména když se přidají všechny plánované i neočekávané každodenní události a činnosti.
Špičková řešení pro řízení projektů, která jsou šitá na míru potřebám malých firem, vám mohou značnou část tohoto břemena sejmout z ramen. Nabízejí třeba nástěnky Kanban pro přehlednou vizualizaci organizace projektů, zadávání úkolů či plánování rozpočtů.
Specializovaný software zároveň zajistí přehledné rozdělení pracovní zátěže v rámci firmy a týmu a umožní vám se vyhnout nadměrnému nebo naopak nedostatečnému vytížení členů týmu. Díky přehledech o pracovním vytížení budete moci definovat a monitorovat kapacitu a dostupnost zaměstnanců a podle toho přidělovat úkoly.
Můžete tak definovat začátek a konec úkolu a k tomu určit i jeho hodinový rozpočet. Tato funkce Vám pomůže udržet pohodu a produktivitu svého týmu.
7. Malé firmy preferují hybridní strategie řízení projektů
Hybridní strategie řízení projektů kombinuje tradiční prediktivní a agilní metodiky. Co to znamená v praxi?
Řídit se prediktivním životním cyklem, známým také jako “Waterfall” čili „Vodopád“, vyžaduje v počátečních fázích plánování rozsahu projektu, časového harmonogramu a rozpočtů. Potom se řídí případné úpravy rozsahu, které jsou průběžně nutné. Při adaptivní strategii reagující na časté změny, která zahrnuje přírůstkové, agilní a iterativní životní cykly projektu , se rozsah obvykle určuje v počátečních fázích vývoje projektu. Finanční a časové parametry se však v průběhu projektové práce pravidelně upravují.
V hybridní strategii řízení projektu je tedy nutné určit dobře známé a pevné prvky projektu v raných fázích jeho životního cyklu podle prediktivního "vodopádového" modelu. Parametry, které se v průběhu řešení projektu vyvíjejí, se podle zásad agilních metodik pravidelně upravují díky tomu, jak s průběhem projektu získáváte více informací a poznatků.
Jak můžete zefektivnit proces úpravy nákladů, časových plánů a plánů vytížení v různých fázích životního cyklu projektu?
Caflou je software pro úspěšné řízení podniku
Zavedení správného řešení pro řízení projektů vám umožní učinit rozhodnutí založená na datech díky rozsáhlému množství informací získaných o průběhu projektu a o příchozích a odchozích peněžních tocích.
8. Metodiky pro řízení projektů jsou specifické pro daný obor
V minulosti se metodiky řízení projektů napříč obory moc nelišily. V dnešní době se každé odvětví snaží vyvinout metodiky, které nejlépe vyhovují jeho potřebám.
Cílem štíhlé metodiky je například minimalizovat plýtvání, optimalizovat firemní aktivity a zajistit flexibilitu při provádění malých postupných změn, podle toho, jaký mají přínos pro zákazníka. Tento přístup se uplatňuje např. v automobilovém průmyslu, přičemž nejlepší příklady lze najít u společností jako Ford, TOYOTA atd.
9. Stále dynamičtější podnikatelské prostředí vyžaduje nové manažerské přístupy v řízení projektů
Diverzita, rovnost a inkluze se stávají ústředními pojmy pro moderní pracoviště. Podle průzkumu PMI považuje 88 % projektových manažerů rozmanitost týmu za přínosnou. Proto se společnosti snaží diverzifikovat své týmy kulturně, národnostně, etnicky atd.
Tato tendence vyžaduje inovativní manažerský přístup, který podporuje firemní kulturu a napomáhá kreativitě a produktivitě.
10. Pohoda členů týmů se stává nejvyšší prioritou
Přibližně 41 % účastníků průzkumu CNBC plánuje odejít ze svého současného zaměstnání z důvodu nevnímání dostatečné podpory ze strany svého zaměstnavatele.
Zaměření na blaho zaměstnanců vede k jejich vyšší angažovanosti a produktivitě a je obzvláště důležité pro malé firmy.
11. Udržitelnost životního prostředí se stává vážným tématem
Výzkumy ukazují, že lidské činnosti jako například spalování fosilních paliv, odlesňování a další změny půdy ročně vytváří a uvolňuje přibližně 11 miliard tun uhlíku, což je hlavní příčinou extrémních klimatických změn.
Zavedení technologií jako je cloudová aplikace pro řízení projektů (jako je např. Caflou) může přispět k ekologičtějšímu a bezpapírovému provozu. Jedná se o systém pro řízení celého cyklu řízení malé firmy, který zefektivňuje digitalizaci a přechod na bezpapírový provoz. Všechna důležitá data jsou uložena v cloudu. Reporty se snadno vytvářejí a analyzují bez nutnosti evidovat papírovou dokumentaci, která se obtížně organizuje a zpracovává.
Automatizujte, optimalizujte a prosperujte s technologií pro řízení projektů
Současné trendy v implementaci projektového řízení v malých firmách budou pravděpodobně ještě dlouho pokračovat. Bude přibývat hybridní práce, poptávka po úsporných výsledcích a větší potřeba zaměřit se na ekonomický výkon a ziskovost projektů.
Pokud tedy chcete držet krok s trendy a zůstat nad svými konkurenty, je třeba v první řadě automatizovat řízení projektů. Druhým krokem je optimalizovat procesy k dosažení vyšší efektivity. Třetím krokem je pak zakomponovat hybridní práci do vaší každodenní rutiny. Tím si uvolníte čas od rutinních povinností, ale také dosáhnete ze své investice lepších výsledků.
Nastal čas využít pomocnou ruku vašeho velkého spojence – technologií.