Procesní řízení… Zní to strašně odborně. Nebo odporně? Ve skutečnosti jsou procesy všude kolem nás, všichni je nějak řídíme. A nepotřebujeme na to doktorát. Často stačí i základka nebo prostý selský rozum.

🎓 Článek vám v rámci Caflou akademie II - kontrolujte své podnikání přináší Caflou - česká podnikatelská aplikace

Myslíte si, že “procesní řízení” je jen pro velké firmy? Ne tak docela. Moje osobní přesvědčení je, že pro ty malé má mnohem větší smysl a reálný dopad než u velkých korporací. “Procesní řízení” zní celkem děsivě, ale ve skutečnosti svoje procesy řídí už i malé děti. 

Schválně. Co se vám vybaví, když se řekne procesní řízení. S dovolením začnu. 

Měli jsme na toto téma jeden semestr na vysoké škole. Přiznám se, že dnes už ani nevím, z jakých autorů jsme čerpali a studovali, ale pamatuji si, že jsme tento seminář ukončovali seminární prací. Samozřejmě v ní nesměl chybět vývojový diagram

A taky si pamatuji, že mě tenhle seminář bavil. Líbilo se mi přemýšlet nad souvislostmi, jak to udělat, aby jednotlivé činnosti v rámci nějakého procesu na sebe logicky a efektivně navazovaly. Že každý proces jednoznačně definuje, jaké jsou jeho vstupy, ať už to byl fyzický materiál, nějaká konkrétní data a informace nebo lidské zdroje. Jaké jsou jeho výstupy a kdo je přebírá. Co vše je potřeba udělat v rámci jednoho procesu a jak dlouho to všechno trvá. S kým ten konkrétní člověk, který za proces zodpovídá, přichází do kontaktu. Co přesně musí udělat, o čem může rozhodnout a podobně. 

Procesy

Procesy přináší řád, stabilitu a systém v práci. Což je ideální nástroj pro takové ty rozlétané kreativní duše s hlavou v oblacích. Speciálně pro ně je těžké ten řád v podnikání, nebo i životě, udržet. 

Co se tedy vybaví vám, když se řekne “proces” nebo “procesní řízení”? Možná že jste také ovlivněni obecným povědomím, že procesní řízení jsou často složité nákresy vývojových diagramů, stohy papírů a šanony dokumentace. Tedy, dneska už jsou všechny tyto dokumenty pravděpodobně uchovávány v elektronické podobě a různých cloudech, ale já si je pamatuji ještě v hard copy z doby, kdy jsem pracovala v korporaci, kdy každý účastník procesu musel ručně podepsat, že s ním byl seznámen a podobně. 

Upřímně, do dneška nevěřím, že by někdo na konkrétní pozici pracoval v souladu s takto zpracovanými procesy. Ty skutečné procesy, tedy to, jak reálně každý člověk vykonával svoji práci, si žily svým vlastním životem. Na druhou stranu nepopírám, že striktně vymezené procesy mají své opodstatnění např. v provozech s náročnou technologickou výrobou a podobně. 

Nicméně ty zmiňované vývojové diagramy, předepsaná dokumentace, certifikace, ISO a jim podobné jsou představiteli hlavně “klasického” procesního řízení. 

Znáte pojem agilní procesní řízení? Možná jste se se slovem agilní setkali v oblasti řízení projektů. Význam je stejný. Proces je brán jako živý organismus a nikoli dogma, které se jednou nadefinuje a vydrží nám na dalších 10 let. Doba se zrychluje a stejně tak rychle je třeba reagovat na měnící se okolnosti, se kterými se v podnikání setkáváme. 

Chci tím jen říct, že v agilním procesním řízení vidím osobně větší smysl spíše než v tom klasickém. A právě agilní procesní řízení je ideální systém pro malé firmy nebo freelancery. Ti jsou sami o sobě flexibilní, mohou se rychle měnit i za běžného provozu a reagovat na aktuální okolnosti dle potřeby. I pro mě samotnou je mnohem smysluplnější pomáhat freelancerům a malým firmám, protože u nich má zavedení konkrétního procesu okamžitý dopad na fungování firmy nebo kvalitu života konkrétního člověka. Proces přímo ovlivňuje činnost jednotlivce na jeho konkrétní pozici. Přináší mu strukturu, očekávatelnost, méně stresu nebo více času. 

Občas se nicméně setkávám s pochybnostmi, že procesy nejsou potřeba

“Nepotřebuji procesy. Co se má jak udělat, nosím v hlavě.” 

Takovým závidím jejich sloní paměť. Mě naopak při takové pochybnosti hned napadá: co všechno v té hlavě nosí? Nezapomínají na něco? Proč v ní všechno vůbec nosí a neuvolní si v ní prostor na něco jiného? Moje zkušenosti totiž ukazují, že to netrvá dlouho a hlava přestane stačit. Při přetížení mozkovny vznikají chyby, zapomíná se. Proto je dobré všechno, co máte o své práci v hlavě, hodit na papír. Nebo do počítače. Nebo kamkoli, kde to zůstane uchované. A tím se dostávám k dalšímu tématu.

“Rozdávám úkoly, jak je potřeba. Deleguji.” 

Jak to delegování u vás probíhá? Jak zajišťujete, že delegování proběhne v pořádku? Dostáváte takové výstupy, které potřebujete a očekáváte? Protože když máte zmapovaný proces a víte přesně, co má být jeho výstupem, delegování je mnohem snazší stejně jako kontrola výstupů. 

“Mám už Caflou, svoje procesy řídím v něm.” 

Caflou je skvělá aplikace pro komplexní plánování firemních aktivit nebo pro řízení firmy a podnikání včetně tak důležitého cash flow. Je to pracovní a kontrolní nástroj, který můžete pro řízení firmy a podnikání použít. Procesy nicméně nezmapuje a neoptimalizuje je dle vašich potřeb. Je to aplikace, která vám už zmapované procesy umožní kontrolovat. Pro evidenci či správu procesů existují různé jiné nástroje, v prvním okamžiku si vystačíte i jen třeba s dokumenty nebo tabulkami. Důležité je prostě začít. 

“Sepsat a analyzovat všechny firemní činnosti? Na to nemám čas! Musím makat, vydělávat peníze a fakturovat.” 

Rozumím všem, kteří si toto myslí. A naprosto souhlasím s tím, že zmapování procesů zabere čas. Dost času. Ale není lepší odměna, než vidět vše, co se ve firmě děje, jako na dlani. Vědět, že každý článek, každý jednotlivec přesně ví, jaké jsou jeho úkoly a jak je má udělat. Ví, čím přináší hodnotu svojí firmě. Díky tomu je možné se vzájemně na sebe spolehnout a důvěřovat. A taky si dovolit vzít volno nebo odjet na dovolenou. 

Proč má tedy procesní řízení smysl?

Zpřehlední vaše podnikání. Přesně víte, co se kdy a jak děje, proč, jaký to má smysl pro firmu. Tím, že každá činnost má svého “vykonavatele”, osobu, která je za proces zodpovědná, jsou jasně definovány zodpovědnosti, pravomoce a kompetence. Pokud dojde v procesu k případné chybě, snáze se řeší a opravuje, jelikož je jednoduché zjistit, ve kterém článku procesu se stala chyba. Vhodnými kroky se dá zjednat rychle náprava a odpovídající komunikací lze vyřešit chybu konkrétního člověka. Znovu ho zaučit, vysvětlit, v tom horším případě se i rozloučit. 

Samozřejmě je zmapovaný proces i skvělým podkladem pro delegování dané činnosti. 

Zavedení procesů šetří čas, protože použití již zdokumentovaného procesu a odpovídajícího nástroje na opakované činnosti urychlí práci a v konečném důsledku čas ušetří. Taková úspora může být v řádu i několika hodin týdně. 

Díky zavedeným procesům se rutina zjednoduší a zrychlí a vznikne prostor pro další rozvojové aktivity firmy. Růst firmy přinese i růst příjmů. 

Tak už víte, proč zvedám ruku pro procesy? Není potřeba se jich bát, i když se tváří složitě a náročně. Pomáhají. 

A jestli jsem vaše obavy z nich aspoň trochu rozptýlila, mám tu pro vás drobná témata k zamyšlení. 

Jaké všechny činnosti vykonáváte? Nepochybuji, že jich bude dost. Jak pracujete s činnostmi, které se u vás pravidelně opakují? Děláte tu činnost pokaždé stejně? Je to efektivní způsob? Nenašli byste ještě vhodnější? 

Pokud jste dočetli až sem, už víte, že k řízení procesů není třeba doktorát. A pravděpodobně jste si během čtení článku i uvědomili, kolik vlastních procesů už řídíte. Skvělá práce! Tímhle uvědoměním to celé začíná. Držím vám palce. 😊

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.

 

Autorka článku: Ing. Michaela Tréglová 

Ing. Michaela TréglováVe spolupráci s paní Ing. Michaelou Tréglovou, specialistkou a konzultantkou efektivity a zjednodušování práce podnikatelům, jsme pro vás připravili Caflou akademii II - kontrolujte své podnikání.

Cílem akademie, ale i práce Míši, je šetřit váš čas a naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání už navždy. Jednoduše řečeno v něm dělá z chaosu pořádek.