Řízení projektů může být obtížný a únavný proces – obzvláště když provozujete malou firmu s omezenými lidskými a materiálními zdroji.
Přesto existuje naděje – nedávné statistiky projektového řízení ukazují, že čtyři z deseti firem většinou nebo vždy dokážou realizovat úspěšné projekty se všemi spojenými výhodami. Téměř polovina dotazovaných organizací uvádí, že na základě historické zkušenosti jsou schopny doručovat úspěšné projekty.
🎓 Caflou sérii "Jak efektivně řídit projekty" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.
Stačí se jen umístit mezi 40 % vysoce výkonných firem.
Celkově úspěšné projekty však nevznikají jen tak náhodou.
Abychom vám pomohli dosáhnout vynikajících výsledků při realizaci úspěšných projektů, shromáždili jsme zde pět snadno dodržitelných a efektivních pravidel, která vám pomohou dosáhnout cílů projektu včas a v rámci rozpočtu.
Jste připraveni se naučit jak efektivně řídit projekty? Pojďme se rovnou podívat na naše první pravidlo...
1. Efektivní řízení rozsahu projektu
Řízení rozsahu projektu je nejdůležitější součástí procesu řízení projektu. Řízení rozsahu projektu zahrnuje definování, dokumentování a komunikování všech činností, které se musí provést pro úspěšné dokončení projektu.
Rozsah projektu znamená celkové množství práce potřebné k úspěšnému dokončení projektu. Je to také seznam všeho, co dodáte klientovi a konečného produktu. Vaším hlavním úkolem jako projektového manažera je tento rozsah efektivně řídit, abyste mohli dodat to, co jste slíbili, včas a v rámci rozpočtu.
Plánování rozsahu projektu
Všechny projekty začínají fází sběru požadavků, během které shromažďujete veškeré informace o tom, co je třeba udělat, co se bude vyžadovat od členů týmu a jaké jsou termíny u jednotlivých úkolů. Jakmile máte všechny tyto informace zdokumentované na jednom místě, bude pro všechny účastníky projektu snazší pochopit své role a povinnosti. To jim pomůže naplánovat své činnosti odpovídajícím způsobem a zajistí, že jim nic důležitého neunikne.
Definování rozsahu projektu
Rozsah se definuje jako všechno, co se musí provést k dodání produktu, služby nebo očekávaného výsledku. Definování rozsahu zahrnuje určení toho, co se musí udělat a proč je to třeba. Rozsah lze také definovat jako to, „co děláte“ nebo „za co odpovídáte“.
Definice rozsahu projektu
Jakmile všechny tyto podrobnosti budou nashromážděny, je čas pro Vás jako projektového manažera vytvořit dokument, kterému se říká definice rozsahu projektu („project scope statement“). Tento dokument shrnuje všechna data a aspekty, které se projednají během fáze sběru požadavků.
Ujistěte se, že jste zahrnul následující prvky do své zprávy o rozsahu:
- Cíl projektu
- Výstupy
- Určení hlavních milníků, které se mají sledovat bez určení přesných termínů
- Klíčové požadavky
- Omezení a vyloučení, neboli to, co je mimo rozsah
Work breakdown structure (WBS)
WBS je nástroj, který vám pomůže organizovat projekt. Je to způsob, jak rozčlenit práci potřebnou k vyřešení úkolu nebo projektu a pomůže Vám lépe pochopit, co bude potřeba k dokončení práce.
Pokud se WBS rozvijí během definice rozsahu projektu , vytvoří to logický rámec pro plánování, rozvrhování a kontrolu úkolů projektu. Může se Vám obzvláště hodit při definování výstupů, odhadování nákladů a přípravě rozpočtů.
WBS je v podstatě hierarchické schéma, které rozděluje každý výstup na menší součásti. Tyto součásti jsou pak opět rozděleny na zvládnutelnější úkoly, které mohou být přiděleny jednotlivcům nebo skupinám.
Zde jsou některé přínosy využívání WBS:
- Určuje všechny činnosti projektu
- Pomáhá při určení priorit a závislostí mezi činnostmi
- Dodá Vám jasný přehled o tom, co je třeba udělat
2. Řízení nákladů projektu
Efektivní řízení nákladů projektu je jeden z nejdůležitějších úkolů v řízení projektu. Musíte pečlivě odhadovat náklady a řídit je přísně, abyste se vyhnuli přečerpání rozpočtu.
Odhadování nákladů
Prvním krokem při řízení nákladů projektu je jejich správný odhad. Řízení nákladů projektu vyžaduje odhad nákladů každé fáze projektu, úkolu, výstupu nebo činnosti. Musíte také vědět, jaké zdroje budou pro každý úkol potřeba a také kolik času to zabere. Pečlivě plánujte výdaje (a příjmy) projektu, abyste si byli jisti, že jsou přesné.
Můžete odhadnout náklady prozkoumáním podobných projektů nebo využíváním průměrných hodnot z oboru (pokud jsou k dispozici) nebo historických dat z minulých projektů ve Vaší společnosti nebo odvětví. Pokud například plánujete nový projekt vývoje mobilní aplikace, můžete se podívat, kolik si jiné společnosti ve Vašem oboru účtují za hodinu práce na vývoji mobilních aplikací a tyto informace použít.
Nezapomeňte:
- Agregovat náklady všech zdrojů potřebných k úspěšnému dokončení projektu.
- Naplánovat cash flow projektu (= toky peněz v čase): To můžete snadno udělat pomocí nástroje pro řízení projektů, který je vybaven funkcí plánování peněžních toků a poskytne Vám přehled o příchozích a odchozích peněžních tocích – to vám pomůže sledovat náklady v čase a upravit své odhady.
S Caflou můžete také plánovat své náklady na projekt v čase
- Upravit své odhady nákladů po celou dobu průběhu projektu
Všimněte si, že 66 % vysoce technologicky vyspělých firem dokončí své projekty, aniž by překročili rozpočet (oproti pouze 47 % organizací, které netěží z inovativních řešení pro řízení projektů).
Určení rozpočtu
Dalším krokem je určení vhodného rozpočtu pro váš projekt. Musíte se rozhodnout, kolik prostředků můžete na konkrétní projekt vynaložit. Zahrňte i případné další prostředky potřebné pro jeho úspěšné dokončení, jako je outsourcing některých procesů nebo najmutí dalších pracovníků, kteří je budou řešit.
Použití pokročilého nástroje pro řízení projektů s ekonomickými funkcemi může být velkou oporou a pomoci Vám přesně určit a řídit rozpočty projektů. U složitějších projektů můžete vytvořit položkový rozpočet. Jedná se o detailní rozpočet, řádek po řádku, všech nákladů spojených s Vaším projektem, a zahrnuje fixní a variabilní náklady.
Měli byste také vzít v úvahu rezervu pro nepředvídatelné výdaje , které mohou vzniknout zcela neočekávaně nebo mimo Vaši kontrolu. Včasná identifikace klíčových faktorů, které ovlivňují náklady , Vám umožní s nimi efektivně počítat po celou dobu životního cyklu projektu.
V závislosti na životním cyklu projektu můžete rozpočet stanovit jednorázově (s prediktivním řízením projektu) nebo ho stanovovat cyklicky v průběhu realizace projektu (pokud řízení projektu sleduje adaptivní model).
3. Řízení harmonogramu projektu
Řízení harmonogramu projektu je proces plánování a řízení sledu prací potřebných k dokončení projektu. Zahrnuje činnosti, jako je například identifikace práce, která se má provést, stanovení pořadí, podle kterého práce bude provedena, a určení, kdy bude dokončená. Bez řízení harmonogramu projektu se může stát, že projekt odevzdáte se zpožděním, což může poškodit jak Vaši reputaci, tak i pověst firmy, pro kterou pracujete.
Definujte činnosti
Činnosti jsou jednotlivé úkoly nebo fáze v rámci úkolů, které musí být provedeny, aby se vytvořil produkt nebo služba nebo obecně výstup projektu. Definujte konkrétní činnosti potřebné k vytvoření výstupů. Dobrým základem pro tento proces je struktura rozdělení práce neboli WBS (viz výše).
Určete sled činností
Určete závislosti mezi činnostmi, které jste již definovali. Jedná se o vztahy mezi činnostmi, které vyžadují, aby jedna činnost byla dokončena dříve, než začne jiná (existuje více typů závislostí, ale tato je nejčastější). Tímto stanovíte nejefektivnější pořadí, podle kterého mají být činnosti projektu prováděny.
Postup nemusí být nutně lineární (tj. jedna činnost za druhou). Může být kruhový nebo dokonce zpětný (pokud není jiná možnost).
Odhadněte dobu trvání činnosti
Vypočítejte kolik pracovních hodin či dní bude třeba k provedení činností na základě odhadovaných dostupných zdrojů. Pro vytváření odhadů můžete použít historická data o podobných projektech nebo odborný odhad, pokud nemáte k dispozici dostatek údajů.
Vypracujte harmonogram
Vytvořte si harmonogram realizace a monitorování projektu na základě postupu činností, odhadovaných dob trvání, zdrojů a časových omezení. Můžete využít různé nástroje k optimalizaci procesu tvorby harmonogramu. Například Ganttovy diagramy zobrazují činnosti s daty zahájení a ukončení spolu s dobou jejich trvání.
Používejte Ganttův diagram pro jasnou vizualizaci projektového plánu, přičemž v levé části je uveden seznam činností a v pravé části časová osa s časovými sloupci. Specializované nástroje pro správu projektů, jako je například Caflou, jsou vybaveny funkcí Ganttova diagramu, která vám usnadní vést harmonogramy projektu organizovaně a přehledně.
Ganttovy diagramy jsou užitečné tím, že zobrazují všechny úkoly, které se musí dokončit najednou (spolu se závislostmi, které existují mezi nimi), což pomáhá určit, kde by v časovém plánu projektu mohly vzniknout překážky .
4. Řízení zdrojů
Abyste úspěšně dokončili projekt, musíte mít k dispozici všechny potřebné zdroje. Zde přichází na řadu řízení projektových zdrojů. Je to proces získávání a řízení zdrojů, které jsou nutné pro efektivní provedení projektu.
Řízení zdrojů se zabývá způsoby, jak získat vhodné zdroje, kolik zdrojů je potřeba, v jaké formě a kdy by měly být poskytnuty a co se stane, pokud některý zdroj nemůže být poskytnut dle očekávání.
Zdroji mohou být lidé, vybavení, materiály, peníze, čas a další položky potřebné k dokončení projektu. Tyto zdroje mohou být pro Vaši organizaci interní nebo externí. Efektivní řízení zdrojů je obzvláště důležité pro malé firmy, které se vyznačují štíhlými týmy a operacemi.
Co potřebujete udělat, abyste efektivně řídili své projektové zdroje?
Odhadněte potřebné zdroje
Zhodnoťte personální zdroje a materiály, vybavení a zásoby potřebné k dokončení projektu. Odhad by měl brát v úvahu jednotlivé úkoly i závislosti mezi nimi.
Využijte historických dat z projektů s podobným rozsahem a komplexností k předpovědi budoucího výkonu u podobných projektů.
Zajistěte zdroje
V tomto kroku musíte vyřešit, jak zdroje získat. Jak můžete získat členy týmu a fyzické zdroje, jako je vybavení, materiál a zásoby? To je zásadní pro zajištění úspěšné realizace projektu. Zkušený projektový manažer spolu se sponzorem projektu (často zákazníkem nebo majitelem firmy) musí zajistit, aby požadované zdroje byly k dispozici podle potřeby a ve správnou dobu.
Plánujte a sledujte využití týmu
Protože pracují s menšími týmy, malé firmy musí zajistit, aby byla práce na projektu rovnoměrně a efektivně rozdělena mezi všechny zaměstnance. Navíc je pro hladký a efektivní průběh projektu klíčové vědět, kdo je za co odpovědný.
S přehledy o plánování kapacit můžete plánovat pracovní vytížení a využívat plnou kapacitu svého týmu. Zde se dozvíte, jak můžete využít funkci přehledu pracovního vytížení v plnohodnotném řešení pro řízení firmy, jako nabízí Caflou.
5. Nastavení a provádění kontrolního procesu
Kontrola je průběžná činnost, což znamená, že probíhá po celý průběh životního cyklu projektu. Účelem tohoto procesu je zajistit, aby projekt probíhal podle plánu, rozpočtu a harmonogramu.
Měli byste do kontroly zahrnout všechny aspekty realizace projektu, takže musíte:
- Kontrolovat rozsah (sledovat rozsah projektu a podle toho upravovat definici rozsahu projektu (tzv. „baseline“).
- Kontrolovat náklady (sledovat náklady a cash flow a upravovat odhad a plánování nákladů v průběhu vývoje projektu)
- Kontrolovat harmonogram (sledovat plnění úkolů, aby se realizace projektu se dodržela podle stanoveného časového plánu).
Může se Vám to zdát jako nepřekonatelný úkol. Ty správné nástroje Vám mohou však podat pomocnou ruku. Například systém pro řízení firmy se silnými funkcemi pro řízení projektů a financí může být jediným zdrojem pravdy a cenných náhledů do průběhu realizace Vašeho projektu.
Na základě těchto dat můžete činit informovaná rozhodnutí o změnách a úpravách, které se musí provést v průběhu projektové práce. Dodání úspěšného projektu podle rozsahu, harmonogramu a rozpočtu s dostupnými zdroji se tak stává splnitelnou misí.
Závěr – Je čas začít konzistentně realizovat úspěšné projekty
Další projekt je na cestě. Nastal tedy čas plánovat, definovat, kontrolovat a realizovat. Aplikujte tipy, o kterých jsme zde právě diskutovali, a začněte si budovat pověst, že pravidelně realizujete úspěšné projekty .
Efektivně řiďte rozsah projektu, náklady, harmonogram a zdroje. A v neposlední řadě: monitorujte a kontrolujte realizaci projektu, abyste se ujistili, že je dokončován podle plánovaného rozsahu, rozpočtu a času.
Nezapomeňte, že správná technologie s funkcemi plánování a řízení projektů a jejich financí Vám může výrazně usnadnit život a zajistí, že Vaše úsilí bude využito efektivně.