Principy dobrého projektového řízení, které jsou zde prezentovány, jsou základy, na kterých je postavena praxe dobrého projektového řízení. Následování těchto principů je nutnou podmínkou úspěšného řízení projektů. Úspěšné řízení projektů je předpokladem toho, že sponzoři, klienti, zákazníci a ostatní zúčastněné strany získají z projektových výstupů hodnotu. 

🎓 Caflou sérii "Jak efektivně řídit projekty" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku. Ve spolupráci se skupinou Podnikatelé a živnostníci - výměna zkušeností.

1. Používejte projektové řízení k řízení projektů.

Pro maximalizaci přínosu používejte správné techniky a nástroje ke správnému účelu. Například můžete použít rukojeť šroubováku na přibití hřebíku, ale určitě je lepší použít kladivo. 

Použitelnost některých nástrojů a technik projektového managementu mimo projektového kontextu neznamená, že projektový management je použitelný vždy a všude. A opačně to, že projektový management si hojně „půjčuje“ z obecného managementu, neznamená, že obecné manažerské znalosti a dovednosti samotné budou postačující pro úspěšné řízení projektu.

2. Projekt je tady, aby dodal produkty.

Od každého projektu se očekává, že dodá užitečný produkt organizaci, která ho financuje. Může se jednat o fyzický produkt, dokument, službu nebo výsledek. Procesy, nástroje, techniky atd. jsou jen prostředky pro dosažení toho cíle – tj. aby projekt dodal produkty, které má dodat: v požadovaném rozsahu a kvalitě, na čas a v požadovaném rozpočtu, s riziky pod kontrolou a umožňující používáním těchto produktů dosažení požadovaných přínosů.

Počítá se výsledek. Procesy, nástroje a techniky nám mají pomoci dostat se k tomuto výsledku co možná nejúčinněji a nejefektivněji. Projekt ovšem nerealizujeme, abychom použili procesy, nástroje a techniky. Nemají se stát smyslem projektu ani stát v cestě dodávání produktů – samozřejmě pokud budeme dodržovat právní předpisy a chovat se eticky. 

3. Každý projekt má mít zdůvodnění (business case). 

Zdraví projektuPři prvním projednání se mnoho návrhů projektů zdá být skvělým nápadem. Tím, že věnujeme čas vytvoření business casu jasně popisujícího zdůvodnění projektu, se ujistíme, že zdroji neplýtváme na projektové nápady, které neprokážou svou hodnotu. 

Proto žádný projekt nemá začít bez business casu. Žádný business case = žádný projekt. Životaschopný business case je ten, kde očekávané přínosy jasně převáží očekávané náklady, rizika a negativní „přínosy“. Jedná se většinou o odhady a mohou být hmatatelné či nehmatatelné. 

Pro potvrzení neustálé životaschopnosti projektu je potřebné business case průběžně vyhodnocovat po celý životní cyklus projektu. Pokud business case ztratí životaschopnost, je nutné projekt přehodnotit tak, aby opět získal životaschopný business case nebo ho ukončit. Sponzor projektu vlastní business case a je zodpovědný za opodstatněnost projektu. Projektový manažer je zodpovědný za každodenní řízení business casu, například za vyhodnocování dopadu potenciálních změn, jiných issues a rizik na business case, a také za přijímání následných opatření dle potřeby.

4. Projekt musí být řádně autorizován, aby byl úspěšný.

Projekt bez řádné autorizace pravděpodobně nezíská zdroje, které budou potřebné pro dodání očekávaných výstupů. Projekt bez řádné autorizace bude plýtvat časem a energií na získání zdrojů, které potřebuje. 

Proto musí být každý projekt formálně autorizován úrovní managementu odpovídající zdrojovým potřebám projektu. Čím větší potřeby, tím vyšší úroveň v organizaci, která má projekt autorizovat. Zdroje zahrnují hmotné věci jako finance, lidi, vybavení a materiál a také nehmotné věci jako pozornost a podpora managementu. 

5. Mějte jasné role a odpovědnosti.

Role na projektuVšichni členové řídícího týmu projektu a ostatní relevantní zúčastněné strany musí mít jasně definované role a odpovědnosti, které jim dovolují jednat efektivně a hospodárně.  

Členové řídícího týmu projektu musí znát své odpovědnosti i odpovědnosti ostatních relevantních zúčastněných stran, být s nimi srozuměni a vykonávat je dle jejich nejlepších schopností. Úkolem Projektového manažera je zajistit to a úkolem Sponzora projektu je podporovat to (champion) a jít příkladem. Například Sponzor projektu (nebo jiní členové Řídícího výboru projektu, pokud jsou) má zabezpečit adekvátní zdroje. Projektový manažer je odpovědný za (a) upozornění na dopad obdržení neadekvátních zdrojů a (b) identifikaci alternativních postupů, které mohou být možné s méně zdroji.

6. Umožněte lidem jednat v rámci definovaných hranic.

Ujistěte se, že lidé na projektu mají na jedné straně dostatek svobody k výkonu přidělené práce dle svých nejlepších schopností, ale na druhé straně přesně vědí, kdy musí eskalovat. Také zajistěte, aby byly eskalační cesty jasně definované a funkční. Vyhněte se mikromanagementu. 

Tímto způsobem zajistíte efektivní využití dovedností, schopností a znalostí lidí pracujících na projektu. 

7. Mějte plán a buďte připraveni ho měnit – řízeně.

Plán projektuPotřebujeme plán, abychom věděli kdy, kým a kolik věcí musí být uděláno na projektu tak, abychom mohli ovládat progres projektu vůči tomuto plánu. Na druhou stranu, změna na projektu je nevyhnutelná a neovládaná změna je jedním z největších ničitelů projektů. 

Proto každý projekt potřebuje plán na zajištění toho, aby byly zdroje využívány efektivně a že směřujeme tam, kam chceme jít. Plán musí být dostatečně zdokumentovaný a distribuovaný příslušným zúčastněným stranám a musí zahrnovat:

  • Rozsah, harmonogram, náklady a odpovědnosti definované na vhodné úrovni podrobností dle velikosti, komplexnosti, fáze projektu a použitého životního cyklu dodávání produktů (např. agilní vs. vodopádové přístupy).
  • Kritéria úspěchu definující, jak bude projekt posuzován a hodnocen.
  • Definovaný proces pro nakládání s nejistotou v definování rozsahu projektu a produktů a se změnami plánu. I když používáte agilní přístupy, které vítají změny, je nutné změnu ovládat, aby byla přínosná.

Jakmile máte plán, používejte ho k vyhodnocování výkonu projektu vůči němu. Plán je nutné udržovat a odpovídajícím způsobem aktualizovat v reakci na měnící se podmínky. To zahrnuje změny plánu, pokud je to potřebné, abychom byli schopni adekvátně odpovědět na změnu. Takovéto změny musí být řízené.

Vyhodnocování progresu musí být dostatečně časté, abychom se ujistili, že projekt pokračuje v souladu s plánem a v konečném důsledku dosáhne svůj účel.

8. Plánujte postupně a řiďte po fázích.

Přehledný plán projektuKlíčovým prvkem projektů je nejistota. Projekt je něco, co jsme ještě nikdy předtím nedělali (ačkoliv jsme již mohli dělat něco podobného). Proto snaha naplánovat všechno předem by vedla k příliš mnoha předělávkám v průběhu projektu. Raději tedy plánujte postupně: začněte rámcovým plánováním. Rozdělte váš projekt na řiditelné části – fáze, balíky práce, v případě potřeby také releasy nebo iterace. Potom postupně dle potřeby vytvářejte plány nižších úrovní v závislosti na progresu projektu, získaných ponaučeních atd. 

Když se blíží konec fáze, vyhodnoťte ji a naplánujte další fázi dle výsledků a zkušeností z té končící. Můžete mít tolik fází, kolik chcete, ale nejméně dvě (jelikož mít jen jednu by znamenalo, že musíte naplánovat celý projekt podrobně dopředu, což není dobrý nápad – tedy pokud se nejedná o velice malý a jednoduchý projekt).

9. Neustále se učte.

Učení ze zkušeností ostatních umožňuje využít dobrou/nejlepší praxi a vyhnout se opakování stejných chyb. Shromažďování nových ponaučení pomáhá vaší organizaci neustále se zlepšovat. 

Proto sbírejte a využívejte relevantní ponaučení z jiných projektů a běžného provozu. Také zachytávejte zkušenosti, které získáváte, učte se z nich a předávejte je ostatním ve vaší společnosti, pro které mohou být přínosné.

To také znamená, že je potřebné, abyste ve vaší společnosti měli úložiště ponaučení dostupné všem, kteří se podílí na řízení projektů. Toto úložiště je nutné průběžně aktualizovat o nová ponaučení a má mít jasného vlastníka, který se o něj stará.

💡 Už znáte CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.

10. Přijměte, přizpůsobujte a adaptujte.

Každý projekt je jedinečný. Způsob, jakým je daný projekt řízen, to musí odrážet, aby zabezpečil efektivní využití zdrojů, vynakládání úsilí atd.

Využívejte tedy efektivně dostupnou nejlepší i dobrou praxi projektového řízení. Přijímejte nejlepší/dobrou praxi, přizpůsobujte váš přístup k řízení projektu a adaptujte ho potřebám vašeho projektu. Procesy, metody, nástroje, techniky atd. používané k řízení projektu musí odrážet jeho velikost, komplexnost atd.

 

Slovníček pojmů, které jsme použili v tomto článku, najdete zde: 📖 Projektové řízení - slovníček pojmů

Pozn.: Tento článek vychází z Průvodce řízením projektů, který je dostupný jako e-book zdarma zde pod licencí Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0) definovanou na zde a zde. Vůči původnímu textu byly vykonány změny.

 

<< Zpět ke všem článkům série Jak efektivně řídit projekty

 

Autor článku: Ing. Štefan Ondek, PMP 

Ing. Petr Macek

Štefan Ondek je profesionál v oblasti projektového řízení. Je zakladatelem a managing partnerem POTIFOB, skupiny vzdělávacích a poradenských společností pomáhajících lidem i organizacím dobře řídit své projekty, programy, portfolia, změny a IT. Dosud osobně vyškolil v projektovém řízení přes 3.000 profesionálů z více než 20 zemí.

Štefan je autorem a odborným posuzovatelem několika publikací kolem projektového řízení. Je například jedním z autorů certifikačních zkoušek PRINCE2® 6th Edition Foundation, dobrovolným odborným korektorem PMI® PMBOK Guide® 6th Edition, PRINCE2 6th Edition, The Standard for Program Management 4th Edition a vedoucím korektorem 1. slovenské verze terminologického slovníku PRINCE2 5th Edition.
Štefan je držitelem různých certifikátů včetně PMI PMP®, PRINCE2®, PRINCE2 Agile® a Agile Scrum Master Approved/ Accredited Trainer, PRINCE2 a PRINCE2 Agile Practitioner, Agile Business Professional, Product Owner a Scrum Master, ITIL 4 Foundation, ITIL 4 DPI a mnoha dalších.

Pokud chcete Štefana kontaktovat, prosím pište na ondek@potifob.com.

PRINCE2®, PRINCE2 Agile®, ITIL®, MSP®, MOP®, P3O® jsou registrované ochranní známky AXELOS Limited. PMI® a PMP® jsou registrované ochranní známky Project Management Institute, Inc.