Může práce na dálku snížit produktivitu vaší organizace?
Podle rostoucího počtu výzkumů je pravděpodobnější spíše opak. Možnosti práce na dálku mohou snížit fluktuaci zaměstnanců a naopak zvýšit jejich produktivitu a spokojenost.
Týmy však tyto výhody získají pouze v případě, že budou dobře řízeny. Firmy proto potřebují správné systémy pro zefektivnění spolupráce a optimalizaci pracovních postupů.
A proto je řízení týmu na dálku zásadní pro dosažení organizovanosti v rámci celého týmu. Manažeři a vedoucí týmů musí zajistit, aby jejich týmy byly připraveny na práci z domova.
Cesta před nimi ale není snadná.
🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Jaké jsou výzvy při řízení zaměstnanců na dálku?
Manažerské a provozní výzvy
Jako manažer nestačí pouze delegovat úkoly členům týmu a očekávat, že budou nezávisle posílat splněné povinnosti. Chcete-li podporovat produktivitu jednotlivých členů, budete muset pravidelně sledovat jejich výkon a vzbudit pocit jejich odpovědnosti.
Ve fyzické kanceláři je sledování výkonu a produktivity jednoduchým úkolem. Manažeři se mohou obrátit na zaměstnance a zeptat se, jak se jejich práce vyvíjí a zda potřebují nějakou pomoc. Vzdálené prostředí je však ze své podstaty izolované.
Proto je v podmínkách práce na dálku důležité tyto postupy řízení týmu poupravit. Manažeři se musí ujistit, že vzdálení zaměstnanci nepociťují nedůvěru nebo pocit jako by byli mikromanažováni. Nalezení správné rovnováhy však může být náročné.
Výzvy v oblasti pracovních postupů a spolupráce
V kancelářích je komunikace a spolupráce se členy týmu přirozená. Zaměstnanci jsou ve stejném fyzickém prostoru, takže přijít za kolegou nebo třeba prodiskutovat zadaný úkol s manažerem je jednoduché.
I když komunikace na dálku v zásadě také není nijak složitá, stále se mohou objevit problémy s pracovními postupy a spolupráci zaměstnanců. Někdy se vzdálení pracovníci mohou cítit izolovaní a odpojeni od svých týmů. Nejsou si tak jistí, kdy se mají ozvat nebo jak často se mají účastnit videokonferencí.
Vzdálení manažeři proto musí nastavit systém pro bezproblémovou spolupráci a pracovní postupy. Každý zaměstnanec by měl znát své povinnosti a to, jak jeho práce souvisí s prací jiných členů týmu, aby bylo zaručeno produktivní pracovní prostředí.
Technické a bezpečnostní výzvy
Technická omezení a obavy týkající se zabezpečení dat existují jak pro fyzické, tak pro vzdálené týmy. S tím spojené výzvy jsou však významnější pro vzdálenou pracovní sílu.
Moderní firmy spoléhají převážně na technologie a systémy pro řízení vnitřních struktur a ekonomiky, jako jsou například nástroje pro vzdálené řízení a spolupráci týmu, ukládání a migraci dat, správu klientských účtů a ekonomiku podniku.
Vzhledem k tomu, že vzdálené týmy pracují výhradně v digitálním prostředí, existuje větší riziko vnějších hrozeb a úniku dat. Z těchto důvodů je důležité mít zavedeny správné technologie a bezpečnostní opatření.
Navržení plánu pro řízení týmu na dálku
Práce na dálku je čím dál tím víc populární a je předpoklad, že časem bude alespoň částečně zavedena všude, kde to jen trochu lze. To znamená, že manažeři se musí připravit na tuto budoucnost a výzvy, které s ní přicházejí.
💡 Znáte CAFLOU®? CAFLOU je 100% digitální systém řízení, který se používá k řízení výkonnosti a ekonomiky vaší společnosti, týmu a projektů, a to i na dálku.
Audit interních operací
Vaše cesta k úspěšnému řízení týmu na dálku začíná identifikací problémů a slabých stránek. Tyto výzvy mohou být provozní, technické nebo administrativní povahy.
Prvním krokem je audit interních operací a diagnostika problémů. Kritéria pro definování "problému" se samozřejmě mohou lišit. Například nesplnění konkrétních klíčových ukazatelů výkonnosti může být způsobeno problémy s pracovním postupem nebo produktivitou.
Diagnostika zdrojů problémů
Po identifikaci problémů ve výkonu vzdáleného týmu je důležité najít zdroj těchto problémů. Například problémy s produktivitou by mohly být způsobeny špatnou spoluprací nebo třeba nízkou morálkou zaměstnanců.
Jako manažer se váš přístup k diagnostice problému může lišit v závislosti na tom o jaký typ problému se jedná. Obecně platí, že je nejlepší důvěřovat svým instinktům. Pokud máte například podezření, že problém existuje kvůli nízké morálce nebo špatné spolupráci, zvažte rozhovory jednotlivě se svými zaměstnanci, abyste se dozvěděli více o jejich pracovních postupech.
Dostávat zpětnou vazbu od vašich zaměstnanců může také pomoci odhalit problémy, dokonce i nějaké, o kterých jste ani nemuseli vědět, že existují. Například vašemu vzdálenému týmu mohou jednoduše chybět správné nástroje pro efektivní spolupráci.
Stanovte standardy pro komunikaci a spolupráci
Stanovení standardů a nastínění výkonnostních cílů je zcela zásadní pro efektivní řízení týmu na dálku. Členové vašeho týmu totiž nemohou splnit cíle, které nejsou přesně definované.
Při nastavování těchto standardů je důležité zvážit podstatu práce, velikost týmu a pracovní postup. V závislosti na těchto faktorech možná budete muset definovat:
- Frekvenci schůzek mezi členy týmu
- Plán pro každou schůzku (ten může být definován samotnými členy týmu, pokud je to vhodné). Plán pomáhá zajistit produktivitu.
- Maximální dobu trvání schůzky. Je zcela možné, že se členové týmu setkávají příliš často, což snižuje jejich produktivitu a také může ovlivnit jejich duševní zdraví. Schůzky by tedy měly být omezeny na rozumné minimum.
Schůzky a brainstorming jsou důležité, ale u řízení týmu na dálku musí manažeři sledovat jejich efektivitu a v případě potřeby je regulovat.
Definujte jasné pracovní postupy a cíle projektu
Jasné plány a cíle nejsou potřebné pouze u schůzek. Aby týmy fungovaly efektivně, je důležité definovat pracovní postupy a požadované cíle pro každý projekt.
Členové týmu musí mít jasno ve svých rolích a přínosech, které jsou od nich požadovány.
Na provozní úrovni by navíc každý zaměstnanec měl vědět, jak jeho příspěvek zapadá do celého pracovního postupu projektu. Vzdálení členové týmu by měli vědět, kdy zapojit kolegy, které úkoly vyžadují spolupráci a kdy je jejich část práce dokončena.
Tyto požadavky jsou nezbytné pro jakýkoli pracovní postup projektu – fyzický nebo vzdálený, vzdálená prostředí však vyžadují větší úsilí v řízení projektu. Je to kvůli rozdílnému prostředí – ve fyzickém prostředí kolegové sdílejí okolí a mohou se shromažďovat v zasedacích místnostech, aby spolupracovali.
Komunikace a konverzace jsou organické.
Ve vzdáleném prostředí jsou však členové týmu fyzicky izolováni, což zvyšuje riziko nesprávných pracovních postupů. Vzdálení manažeři týmů proto musí být mimořádně ostražití.
Definujte klíčové ukazatele výkonnosti, cíle produktivity a standardy kvality
Nejefektivnější týmy pracují a fungují s minimálním manažerským zásahem. K dosažení takového produktivního prostředí musí manažeři podporovat zodpovědnost zaměstnanců ale i tu vlastní.
Jak jsme již dříve zmiňovali, prvním krokem k dosažení tohoto cíle je zefektivnit pracovní postupy a zajistit, aby si zaměstnanci byli plně vědomi svých povinností. Kromě toho však musí manažeři také definovat jasné cíle a výsledky, o které mají zaměstnanci usilovat.
Tyto cíle a výsledky se budou lišit v závislosti na požadavcích a povaze produktu. Manažeři by však měli:
- Definovat relevantní klíčové ukazatele výkonnosti pro monitorování průběhu
- Definovat cíle produktivity
- A nastavit standard kvality
Zajištění kvality je samozřejmě nepřetržitý proces, ale nastavení standardů dává vzdáleným pracovníkům potřebný strategický směr.
Využijte správnou technologii
Týmy na dálku nemohou existovat bez technologií. A bez správné technologie nemohou dosáhnout požadovaných cílů v oblasti výkonu a produktivity.
Dříve jsme zmiňovali, jak se vzdálené týmy mohou potýkat s technickými omezeními. Členové týmu mohou například postrádat správné nástroje pro spolupráci, aby mohli sdílet svou práci a dostávat zpětnou vazbu.
Někdy se výzvy mohou rozšířit na celé oddělení – například HR může mít potíže s náborem a přijímáním pracovníků kvůli technickým omezením.
Výběr a implementace technologie bývá řízena IT týmy. Manažeři by však měli sledovat provozní efektivitu po implementaci těchto technologií – zajistit, aby zde pracovní postupy byly bezproblémové.
A pokud dojde k výskytu problémů, vzdálení manažeři by měli IT poskytnout jasný seznam těchto problémů a požadovaných řešení.
Pokračujte v testování, auditování a vylepšování
Nejdůležitějším zjištěním pro vzdálené manažery týmů je, že naprostá dokonalost není dosažitelná. Neustálé zlepšování by proto mělo být vaší mantrou - manažeři by měli zkoušet zlepšovat efektivitu a neustále auditovat pracovní postupy a procesy. V případě potřeby by pak manažeři měli zasáhnout a pokračovat ve zlepšování pracovního prostředí na dálku.
Přizpůsobivost týmu je klíčem k úspěchu v jakékoliv firmě.
Jak vytvořit udržitelné prostředí pro řízení týmu na dálku
Doposud jsme diskutovali o bezodkladných krocích pro manažery ke zlepšení jejich vzdálené týmové infrastruktury. K vytvoření úspěšného týmu nebo pracovní síly na dálku jsou však nezbytné organizační změny.
Změny začínají přehodnocením vašeho hledání talentů a náborových rozhodnutí, a končí zajištěním udržet si své talenty.
Uzpůsobte náborový proces nových zaměstnanců pro práci na dálku
Tvorba „pipelajny“ pro získávání talentů na dálku je jednou z nejúčinnějších dlouhodobých strategií pro zlepšení vzdáleného řízení týmu. Myšlenkou „pipelajny“ je rozvíjet vaši stávající skupinu talentů a pomáhat jim připravit se na vzdálenou práci.
Zaměstnavatelé mohou zdůraznit možnost práce na dálku, aby přilákali zaměstnance připravené na práci z domova. Když optimalizujete získávání talentů tak, abyste získali ty správné talenty, řízení výsledného týmu se stává mnohem jednodušším.
Podporujte interní vytváření sítí a budování týmu
Udržování morálky zaměstnanců a podpora teambuildingu jsou zásadní pro pracovní prostředí ve firmě. V těchto vzdálených podmínkách je však týmové spojení méně organické – z velké části kvůli fyzické izolaci. Manažeři tedy musí zavést správné postupy a systémy pro správné fungování týmu.
Například virtuální obědy a teambuildingové porady mohou zaměstnancům pomoci lépe poznat své kolegy, sblížit se a posílit přátelskou atmosféru. Školicí workshopy a teambuildingová cvičení mohou navíc pomoci vzdáleným zaměstnancům zlepšit spolupráci a zvyknout si na práci ve vzdálených prostředích.
Zjednodušte si řízení týmu na dálku pomocí správného integrovaného řešení
Většina obchodních procesů a operací je sledována a řízena digitálně, ať už je vaše pracovní síla primárně vzdálená, hybridní nebo na místě. Zákaznické účty jsou spravovány prostřednictvím CRM a vzdálené týmy prostřednictvím softwaru pro spolupráci.
Další funkce, jako je role HR v řízení mezd, mohou být zpracovány prostřednictvím různých technologií. Každopádně, čím více řešení použijete, tím komplikovanější se stane řízení podnikání a týmu.
Vaše organizace bude muset převádět, spravovat a synchronizovat data napříč různými platformami. Kromě toho musí být členové týmu vyškoleni k používání různých typů softwarů.
Mnoho firem tak může zefektivnit řízení týmu na dálku pomocí jednoho plně integrovaného řešení. Správné řešení pro řízení může integrovat týmovou spolupráci, řízení projektů, obchodní procesy, ekonomiku a další.
Práce na dálku se stala základem moderního světa, a manažeři proto musí být připraveni vést a rozvíjet vzdálené a hybridní týmy. To znamená umožnit vzdálenému týmu lépe pracovat a komunikovat, a podporovat zdravé a produktivní pracovní prostředí.
Holistický přístup ke vzdálenému řízení týmu vám může pomoci dosáhnout těch nejlepších výsledků. Abyste mohli vytvořit tým, který je skutečně připraven na vzdálenou práci je třeba zlepšit získávání talentů, podporu teambuildingu a správného pracovního prostředí a také vylepšení vašich technologií.
Ty nejlepší týmy budujete, když najímáte ty nejlepší lidi – a zároveň je dobře vedete.
<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku