Lze očekávat, že počet majitelů firem, kteří budou řídit své firmy a týmy na dálku, ať už v plně vzdáleném módu nebo pouze částečném, poroste s narůstající digitalizací firem. Stejně tak poroste počet firemních týmů, které budou volitelně pracovat v určité míře na dálku. Zde uvidíme, kromě nárůstu plně vzdálených týmů, výrazný nárůst hybridních týmů (někdo pracuje plně v kanceláři, někdo střídavě v kanceláři i na dálku, někdo plně vzdáleně). Proč to všechno lze očekávat? Mnohé firmy a týmy vede ke změně situace (nucené omezení práce v kancelářích), nahrává k tomu již zmíněna digitalizace firem a pak také to, že mnozí majitelé firem si uvědomí zásadní výhody fungování na dálku.

🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.

Jaké výhody má práce na dálku pro firmy?

Pokud máme zmínit jen ty hlavní, budou to:

  • Úspory na kancelářích (kanceláří potřebujete méně nebo je nepotřebujete vůbec)
  • Možnost získat zaměstnance odkudkoliv (= výrazně větší flexibilita v náboru)
  • Prodloužení pracovní doby (pracovní doby se prolínají a mohou pokrýt delší úseky dne, což se hodí např. pro pracovníky podpory)
  • Odstraní se dojíždění (a tím “promarněný” čas, zároveň je zde zřejmý pozitivní dopad na životní prostředí)
  • Zlepšení výkonu zaměstnanců (zaměstnanci na "home office" opravdu pracují svědomitě na čas (9-5), mají klid, neruší je kolegové na pracovišti apod.) - dle studie došlo ke 13% zvýšení výkonnosti a také k 50% zlepšení v “quit rate” (výrazně méně zaměstnanců podá výpověď)

Hlavní zásady fungování firmy na dálku

Možné pociťované bariéry přechodu na fungování firmy na dálku si popíšeme později, nyní zvýrazníme 4 klíčové zásady:

  1. Nesnažte se simulovat kancelářské prostředí - nelze překlopit firmu z kancelářského módu do vzdáleného módu jedna ku jedné, např. nesnažte se simulovat stejný rozvrh, stejné schůzky
  2. Využijte přesunu do vzdáleného módu jako příležitosti firmu změnit, optimalizovat - zbavte se nepotřebných procesů, využijte pružnosti nového vzdáleného módu
  3. Vzdálené fungování firmy musíte stavět na důvěře a vhodných zaměstnancích - pracovat na dálku nebo řídit tým na dálku jsou dovednosti, ne každý je má nebo je schopen je získat, klíčová je také důvěra mezi zaměstnanci (všemi směry)
  4. Uvědomte si, že firmu fungující na dálku nevytvoříte tím, že pořídíte vhodný software - aby firma fungovala efektivně na dálku není o tom, že firma a tým mají software na projekty, na videokonference, na chatování, že mají sdílené cloudové úložiště

Hlavní bariéry a obavy z "remote módu"

  • Nedostatek "face-to-face" dozoru
    • Nedůvěra - obava šéfů, že zaměstnanci nebudou odpovědně pracovat
    • Zaměstnanci nemají osobní a přímý přístup k nadřízeným či kolegům (pro podporu, informace)
  • Nedostatek informací, přístup k informacím, rychlost získání informací
    • Zaměstnanci mají problém najít rychle potřebné informace nebo se k informacím vůbec dostat
    • "Vztahové" výzvy - bez "face-to-face" kontaktu máme problém pochopit kontext komunikace (tón emailu si zaměstnanec vysvětlí po svém, bez pochopení kontextu, a může se třeba urazit)
  • Sociální izolace
    • Pocit samoty - větší dopad na extroverty
    • V dlouhodobém horizontu izolace může snížit u všech zaměstnanců míru pocitu, že do firmy patří (a zvýší se tím míra intence odejít z firmy)
  • Ruchy v domácím prostředí
    • Zaměstnavatel nemá kontrolu nad "kvalitou" pracoviště a klidem na pracovišti (např. děti v domácnosti, chybějící pracovna apod.)

Pozn: v běžném režimu je nutné vyžadovat dedikované pracovní místo a “obstarané” děti - jinak práci z domova nelze povolit

Uvědomte si! Je to o lidech, o firemní kultuře

Schopnost pracovat a řídit na dálku

  • Práce na dálku ("remote working") je dovednost
  • Řízení lidí, týmu na dálku ("remote management") je dovednost

= je nutné už od náboru hledat takové zaměstnance, kteří umí pracovat na dálku (v týmu) a kteří umí na dálku (tým) řídit (v případě vedoucích týmů).

Je třeba vytvořit, budovat a spoléhat na firemní kulturu a na firemní hodnoty

  • Jako firma fungujte podle svých proklamovaných hodnot, nestačí si je jen zapsat 
  • Vše začíná u náboru - zaměstnanec musí “sedět”, souznít s hodnotami firmy, její kulturou
  • Očekávejte od zaměstnanců autonomii a hlavně ji podporujte
  • Klíčová je důvěra a to všemi směry, manažera v tým, týmu v manažera a členové týmu musí si musí důvěřovat navzájem (360° důvěra)
  • Emoční inteligence zaměstnanců je zásadní (nevidíme se, musíme se chápat i bez možnosti se vidět, musíme se podporovat)
  • Pozitivní přístup zaměstnanců je zásadí, vždy je třeba předpokládat dobré úmysly (od ostatních)
  • Klaďte důraz na produktivitu dle výsledků (=výstupů a jejich kvality), místo důrazu na čas strávený prací

Jak podpořit kolegy pracující na dálku? Jak řídit tým na dálku?

Klíčová je role manažera - manažer musí dodávat klid a jistotu

Firma ani tým nemohou fungovat úspěšně na dálku, pokud je neřídí kvalitní manažer schopný řídit firmu či tým vzdáleně (viz výše, "remote management" je dovednost). Očekávám, že firmy, které zvolí vzdálený mód, rychle odhalí nekvalitní manažery (např. mikromanažery, chronické delegátory) a budou je muset nahradit.

Jaká je tedy role manažera u vzdálených týmů?

  • Manažer musí brát na vědomí stres a nejistotu zaměstnanců (a aby to i oni věděli, že on ví), musí je podpořit, trvale ukazovat důvěru v tým (“zvládneme to”)
  • Manažer by měl podřízeným vysvětlovat rozhodnutí (např. proč jim byl zadán ten a ten úkol), zaměstnancům je pak jasné, proč se něco dělá, proč to dělají oni apod.
    • Zároveň manažer pravidelně opakuje, o čem je firemní vize/mise/hodnoty, z práce tyto musí být “cítit”
  • Důvěra všemi směry je klíčová
    • Manažer musí věřit svým zaměstnancům
    • Musí být takovým manažerem, aby oni věřili jemu
    • Manažer musí tým vést tak, aby si členové týmu věřili mezi sebou
    • Manažer nesmí být mikromanažer
      • Dejte zaměstnancům více autonomie dělat rozhodnutí (než neustále čekat na odpovědi, na rozhodnutí shora)
      • Dejte zaměstnancům více zodpovědnosti za řešení problémů (nadřízení neřeší problémy za ně - v "remote módu" s asynchronní komunikací pak řešení zbytečně čeká, až bude manažer k dispozici a nakupí se problémy (tzv. “monkey problem”))
  • Pravidelná zpětná vazba je klíčová (ideálně všemi směry, tzn. 360°)
    • Chvalte veřejně
    • Kritizujte soukromě a to citlivě, aby kritika podpořila růst), nutná je empatie

Kontrola práce, výkonu, plánování

  • Předem jasně komunikujte, jak je zaměstnanec hodnocen
  • Hodnoťte za odvedenou práci (výstupy a jejich kvalitu, případně za měřetelný přínos), ne za čas strávený prací (pokud to jde)
    • Např. ukončené úkoly (které jste si společně pro daný úsek určili, kvalita, termíny, počet)
    • Využijte hodnocení všemi směry (360°)
  • Prioritizujte se zaměstnancem úkoly, která má v daném časovém intervalu odvést (rozsah, termíny, důvod úkolu, kritéria splnění úkolu) 
    • Zaměstnanec každý den (nebo týden, dle domluvy) sepíše, na čem plánuje pracovat, případně na konci dne/týdne, čeho dosáhl
    • Berte v úvahu vytížení zaměstnanců (Nenakládáte jim moc, málo?)
  • Používejte vhodné nástroje pro řízení práce na dálku (může jít o CAFLOU, Asanu, Trello, Basecamp - dle individuálních potřeb)
    • Vytvořte procesy u složitějších úkonů (např. stačí checklist nebo šablony úkolů)
    • Používejte systém na řízení projektů/úkolů
      • zadání (a kritéria splnění zadání), termín, řešitel, priorita, stav, diskuse nad úkolem/projektem
    • Používejte sdílené úložiště pro dokumenty

💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.

Vzdělejte zaměstnance v práci na dálku

  • Dejte jim čas si zvyknout, práce na dálku je dovednost, kterou je třeba se naučit
  • Učte je, jak doma pracovat (tipy pro pravidelný režim, důraz na work/life balance, role sportu, spánku, jídla apod.)
  • Nechte je mezi sebou sdílet tipy na práci z domova (postupná optimalizace práce z domova)
  • Berte ohled na potřebu zaměstnanců po odlišných módech (např. rodiny s dětmi, kolegové z jiných časových zón apod.)
  • Manažeři mají tendenci pracovat z domova více než v kanceláři - upozorněte na to, monitorujte to
  • Berte ohled na starší kolegy - mají obavu, že práci na dálku nezvládnou stejně dobře jako z kanceláře (viz studie)

Mějte k dispozici adekvátní komunikační technologie pro synchronní i asynchronní komunikaci

  • Email není plně dostačující, nelze veškerou komunikaci pokrýt emailem
  • Klíčové pro vzdálené týmy je video ("face-to-face" video) - video komunikace je synchonní a posiluje týmovost, informovanost o dění v týmu nebo na společných projektech, redukuje pocit izolace, umožňuje řešit komplexnější záležitosti než chat nebo email
    • (může jít o CAFLOU MEET, Google Meet, Skype, Zoom atd. - dle individuálních potřeb)
  • Umožněte rychlou komunikaci (kdy není třeba video) pomocí chatu (IM)
    • (může jít o Slack, Rocket Chat, Mattermost, Microsoft Teams atd. - dle individuálních potřeb, v CAFLOU připravujeme možnost bezplatně používat Rocket Chat)

Zbavte se meetingů a porad, které nejsou opravdu nutné

Přesun na vzdálený mód umožňuje optimalizaci procesů a odstranění těch, které ve vzdáleném módu nejsou potřeba. Zbavte se zbytečných meetingů a porad, např. těch, pro které stačí sepsat zprávu a rozeslat na kolegy.

Komunikujte víc, než je třeba

  • Komunikujte víc, než je třeba, určitě to není na škodu
  • Předpokládejte (v komunikaci) dobré úmysly - z emailu/zprávy nelze vycítit tón, body language, učte tým předpokládat dobré, ne to špatné
  • Respektujte kolegy (např. jejich denní režim, aktuální vytíženost (pokud nemají být rušeni, nerušte je)
  • Určete pravidla pro to, co je třeba řešit synchronní komunikací (zavolání, videokonference) a co asynchronní komunikací (email, Skype…)
    • Ve vzdáleném módu převládá asynchronní komunikace - počítejte s tím (např. je nutné očekávat delší reakční doby)
  • Na týmových videokonferencích dejte každému hlas
    • Pozor na křiklouny, chraňte introverty
  • Jasně určete frekvenci, médium, strukturu komunikace a “držte se rutiny”
    • Video mějte jako základ komunikace - mimo jiné umožní vycítit tón, body language apod.
    • Mějte agendu a alokovaný čas pro každý meeting (bez agendy není meeting), 
    • Pro každý meeting určete moderátora a "měřiče" času
    • Využívejte strukturované (denní/týdenní/pravidelné) “interakce”, např.
      • Denní (psané) stručné plány zaměstnanců (co budu dnes dělat), případně denní shnutí (čeho jsem dnes dosáhl)
      • Video chat “1 na 1”
        • ad hoc, nebo např. měsíční "1 na 1"
      • Týmový video chat (pokud jde o týmové spolupráce)
        • Denní "standupy" přes video
        • Další pravidelné, strukturované meetingy, včetně možnosti konzultace (nemá jít pouze o reporting), je to i možnost pro zpětnou vazbu od kolegů (obavy, problémy…)
      • Urgentní komunikace - např. přes Slack, Skype apod.
      • Manažer má “okno” dostupnosti každý den mezi 12-14 přes Zoom
      • Ad hoc videokonference pro urychlení řešení problému (např. pokud dochází k přehazování si úkolu)
      • Ne vše musí být formou meetingu (příležitost zbavit se zbytečných meetingů)
        • Např. týdenní report stačí v Google dokumentu, to samé “co dnes budu dělat” a “co jsem dnes udělal”
  • Klíčové informace by měly být právě v písemné formě, aby je každý mohl najít (na společném úložišti)
  • Nastavte jasná pravidla pro komunikaci s klienty
    • Kdy, jak často, s kým, jaké jsou očekávané prodlevy v odezvě
    • Vyžadujte profesionalitu (např. oblečení, tón apod.)

Vytvářejte příležitosti k sociální interakci, k utužení firemní kultury

Umožněte neformální komunikací o nepracovních věcech (velmi důležité pro extroverty a pro všechny, co jsou na home office nedobrovolně), nabízí se např.:

  • Prostor na začátku pravidelných "stand upů"
  • "Monday Social" (Co jste dělali o víkendu?)
  • Virtuální káva nebo pivo či party (omezují pocit izolace, zvyšují pocit sounáležitosti)
  • Volnočasový kanál na Skypu nebo Slacku
  • Přejte si k narozeninám, k výročím apod.

Pokud to jde, jednou za čas uspořádejte např. setkání celého týmu v kanceláři (místo známějších "offsite" setkání udělejte týmové "onsite" setkání).

Ne každou firmu nebo tým lze řídit na dálku, ne každou pracovní pozici lze efektivně zvládnout z domova. Nicméně firem a týmů, které mohou pracovat vzdáleně, bude přibývat. Přechod na vzdálený mód bude vždy chvíli trvat a vyžádá si (trvalé) lazení procesů, i přesto je to změna, která má pro spoustu firem smysl a stojí za své nesporní výhody. Nebojte se toho.
 

<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku

 

Autor článku: Ing. Petr Macek 

Ing. Petr Macek

Autor aplikace CAFLOU®