Na dnešním trhu je možná až příliš mnoho nástrojů pro řízení týmu na dálku. 

A i když je skvělé mít hodně možností, mít jich příliš mnoho může být až zatěžující. Porovnávání různých nástrojů a snaha pochopit, co je pro váš tým nejlepší, je výzvou samo o sobě.

🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.

Abychom vám proces usnadnili, sestavili jsme pro Vás přehled různých typů nástrojů pro vzdálené řízení týmu. Rozřadili jsme nástroje do příslušných kategorií a v každé kategorii uvedli konkrétní a populární nástroje. 

Ale než prozkoumáte různé možnosti, je důležité rozpoznat ...

Které nástroje pro dálkové řízení týmu potřebujete?

Nástroje, které jsou nejlepší pro dálkové řízení vašeho týmu závisí na: 

  • Velikosti vašeho týmu
  • Každodenních úkolech vašeho týmu
  • Vašich pracovních postupech a struktuře vašich projektů
  • Vašem rozpočtu

Pokud jste například malý, agilní tým, možná budete potřebovat jenom jednoduché nástroje pro spolupráci, videokonference a řízení projektů. Pokud jste větší tým s různorodými funkcemi, možná budete potřebovat více technologií nebo sadu nástrojů pro řízení Vašeho týmu.

7 nejlepších nástrojů pro vzdálené řízení týmu

1. Videokonferenční nástroje

Videokonferenční nástroje pomáhají členům týmu komunikovat a spolupracovat na dálku, což je nezbytné pro vedení schůzek a hodnocení výkonu. Tyto nástroje lze však použít pro více účelů, jako je například pořádání virtuálních obědů, teambuildingových schůzek nebo online webinářů.

Při výběru videokonferenčních nástrojů byste měli zvážit tyto faktory:

  • Zda existuje bezplatný plán – a jak velké jsou jeho limity
  • Funkce nahrávání
  • Funkce moderování a správy
  • Limit účastníků
  • Cena placených balíčků (a porovnání se základními funkcemi)

Zoom a Google Meet jsou dva z nejpopulárnějších videokonferenčních nástrojů s bohatými bezplatnými plány.

Zoom

Zoom byl zvolen nejoblíbenějším videokonferenčním nástrojem, když v popularitě porazil nástroje jako jsou Microsoft Teams a Google Meet. 

Popularita Zoomu byla často zpochybňována, protože na trhu existují bezpečnější možnosti s více funkcemi. Aplikace je však stále široce používána. Je jednoduchá, snadno použitelná a má velkorysý bezplatný plán.

Bezplatné použití Zoom nabízí:

  • Neomezený počet schůzek
  • Maximální dobu trvání skupinové schůzky 40 minut 
  • 100 účastníků na schůzku
  • Časový limit 30 hodin pro schůzky 1:1
  • 49 lidí na obrazovce
  • Soukromé a skupinové chaty

Google Meet

Google Meet byl původně exkluzivním videokonferenčním nástrojem pro uživatele G Suite for Business. Nyní je Google Meet k dispozici zdarma všem uživatelům Gmailu (s určitými omezeními). Bezplatný plán, který je součástí Gmailu, nabízí:

  • 24 hodin videohovorů 1:1
  • Maximální dobu trvání skupinových schůzek 60 minut
  • 100 účastníků na schůzku
  • Chaty

2. Nástroje pro sdílení souborů

Nástroje pro sdílení souborů jsou nezbytné pro týmovou spolupráci a produktivitu. Je důležité zvolit software pro sdílení souborů, který je spolehlivý, bezpečný a snadno použitelný pro Váš tým.

Moderní nástroje pro sdílení souborů nabízejí cloudové řešení a ty nejlepší se synchronizují mezi všemi vašimi zařízeními a bezproblémově integrují vaše základní data.

Dropbox a Google Drive jsou dva z nejpopulárnějších nástrojů pro sdílení souborů. Oba jsou všestranným, spolehlivým a bezpečným řešením.

Dropbox

Dropbox je vůdčí nástroj pro sdílení souborů s firemním zabezpečením a pokročilými funkcemi pro spolupráci. Dropbox má sdílené prostory pro bezproblémovou spolupráci týmů, a dokonce umožňuje nativně vytvářet Dokumenty Microsoft a Google. Různé integrace třetích stran na platformě ji také činí neuvěřitelně všestrannou.

Dropbox má velkorysý bezplatný "basic" plán s:

  • 2 GB úložného prostoru
  • Jedním uživatelem 
  • Synchronizací hesel pro více zařízení
  • Povolením až na 3 zařízení

Placené plány začínají na $10 / měsíc s plánem Plus s úložištěm 2TB a jedním uživatelem.

Google Drive

Google Drive nabízí ve svém bezplatném plánu jeden z nejštědřejších limitů úložiště - 15 GB sdílených napříč službami Google. Jednou z hlavních výhod používání GDrive je, že se integruje s aplikacemi Google, včetně Google Docs, Sheets, Slides atd. Spolupráce a sdílení jsou navíc bezproblémové.

Pokud chcete upgradovat z bezplatného plánu, máte tyto možnosti:

3. Kalendáře a plánovací nástroje

Nástroje pro plánování času pomáhají členům vašeho týmu lépe koordinovat optimální časy schůzek a dalších aktivit. Pomocí těchto nástrojů pro plánování můžete zobrazit kalendáře zaměstnanců a naplánovat schůzky na konkrétní čas po ověření dostupnosti jednotlivých členů týmu.

Při hledání plánovacího nástroje byste měli mít na paměti svůj případ použití a prověřit bezplatné funkce každého softwaru. Některé nástroje pro plánování nabízejí pokročilejší funkce, jako je analýza trendů, které můžete nebo nemusíte potřebovat.

Calendly

Calendly je jedním z nejznámějších a nejoblíbenějších nástrojů pro plánování. S Calendly si mohou členové týmu zobrazit vaši dostupnost a rezervovat si s Vámi schůzku výběrem z různých časových úseků.

Calendly se synchronizuje s vaším stávajícím kalendářem, jako je Kalendář Google nebo Outlook, a určuje vaše volné časové úseky. Aplikaci pak můžete sdělit, pro jaký typ schůzek jste k dispozici (např. 30minutové schůzky). 

Jedním z důvodů, proč je Calendly tak vyhledávaný je jeho snadné plánování schůzek s klienty. Členové mimo vaši organizaci si mohou prohlédnout váš kalendář pomocí externího odkazu a rezervovat si u vás místo.

4. Nástroje pro sledování času

Nástroje pro sledování času pomáhají týmům zůstat produktivní tím, že monitorují čas, který stráví na každém projektu. Nabídka na trhu se výrazně rozšířila a nyní můžete najít nástroje pro sledování času s různými funkcemi. Některé nástroje mají možnost vlastní hodinové sazby, výkazů a fakturace.

Některé nástroje pro sledování času zahrnují funkce monitorování zaměstnanců, které nejsou ideální pro kulturu práce na dálku. Tyto nástroje pořizují snímky obrazovky a sledují stisknutí kláves, aby monitorovaly zaměstnance, což může snižovat důvěru v rámci pracovních vztahů. Nedoporučujeme tyto funkce povolovat.

Toggl Track

Toggl Track je jedním z nejpopulárnějších nástrojů pro sledování času, známý svou jednoduchostí a snadným použitím. Velkorysá bezplatná verze aplikace nabízí neomezené sledování času až pro 5 uživatelů a pokročilejší funkce, jako je detekce nečinnosti a automatické spouštěče. 

Základní plán Toggl Track začíná na $ 9 na uživatele a zahrnuje robustnější funkce, jako jsou fakturovatelné sazby a záznamy "oblíbeného času".

Další nástroje hodné zmínky

Některé další nástroje pro sledování času, které byste mohli chtít vyzkoušet, jsou:

  • My Hours – ideální, pokud potřebujete výkonné řešení s podrobnými funkcemi výkazů.
  • Harvest – skvělé, pokud potřebujete nástroj pro sledování času s fakturačními funkcemi.

5. Nástroje pro řízení projektů

Nástroje pro řízení projektů pomáhají týmům lépe spolupracovat, zefektivnit pracovní postupy a efektivně sledovat jejich pokrok. Některé nástroje pro řízení projektů jsou bohaté na funkce a integrují různé důležité pracovní postupy, zatímco jiné nástroje jsou více specializované s jednodušší nabídkou.

Nejlepší nástroj pro řízení projektů se bude lišit v závislosti na potřebách vašeho týmu. Pojďme se podívat na jednoduchý nástroj pro řízení projektů (Basecamp) a nástroj bohatší na funkce (Caflou), abychom zjistili, jak se nabídky liší.

Basecamp

Basecamp je populární nástroj pro řízení projektů s jednoduchým, intuitivním rozhraním. Platforma nabízí následující základní funkce:

  • Projektové tabule a to-do listy
  • Ukládání souborů a sdílení dokumentů
  • Rozvrhy
  • Funkce označování členů týmu

Na rozdíl od většiny nástrojů pro řízení projektů účtuje Basecamp paušální poplatek za celý váš tým (místo sazby za uživatele). Stojí 99 dolarů měsíčně a můžete si to vyzkoušet zdarma po dobu 30 dnů.

CAFLOU

CAFLOU je plně integrovaný software pro řízení obchodních procesů, který zahrnuje funkce řízení projektů a týmové spolupráce. CAFLOU umožňuje organizovat pracovní postupy vašeho týmu, sledovat a spravovat projekty a úkoly a komplexně řídit obchodní aktivity. 

Plány CAFLOU začínají na 11 USD měsíčně na uživatele a náklady na uživatele se snižují, když přidáte další členy týmu. CAFLOU si také můžete vyzkoušet zdarma s plánem Želva.

🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.

6. Nástroje pro vzdálenou týmovou spolupráci

Týmy na dálku nemohou fungovat bez jasné spolupráce. Členové vašeho týmu tedy nemohou efektivně spolupracovat, pokud nemají správné nástroje pro komunikaci.

A to je důvod, proč se nástroje pro spolupráci, jako je Slack, staly základem vzdálených týmů. Už žádné zdlouhavé e-maily a špatně řízená spolupráce.

V závislosti na potřebách vašich týmů možná budete potřebovat pouze jednoduchý nástroj pro spolupráci s funkcemi pro zasílání zpráv, hlasových zpráv a vlákny konverzace. V opačném případě možná budete muset sáhnout po pokročilejším nástroji bohatým na funkce.

Slack

Slack je jedním z nejlepších nástrojů pro spolupráci pro vzdálené týmy. Nabízí rychlé zasílání zpráv, pokročilé vyhledávání a bezpečné přenosy souborů, a platforma se integruje s mnoha dalšími populárními nástroji, jako jsou Trello a Google Docs.

Další nástroje hodné zmínky

  • Rock - má velkorysou bezplatnou verzi a obsahuje také funkce pro řízení projektů.
  • Microsoft Teams – pokročilejší nástroj pro spolupráci bohatý na funkce s různými integracemi a funkcemi pro řízení týmu.

7. Software pro správu výdajů

Software pro správu výdajů je jedním z nejcennějších nástrojů pro vzdálené řízení týmu. Tento software pomáhá vašemu finančnímu týmu sledovat výdaje (i sdílené) , zajistit úhradu, vytvářet výkazy atd. Software minimalizuje rizika při řízení výdajů a zefektivňuje celý proces.

Zoho Expense

Zoho je pokročilý software, který zahrnuje CRM, účetní software a fakturační řešení. Jeho software správu výdajů je cenově dostupný s bohatým bezplatným plánem, který zahrnuje až 3 uživatele, úložiště účtenek 5 GB, náklady na kilometry a další základní funkce. Plán Standard stojí $3 na aktivního uživatele měsíčně.

CAFLOU

Jako kompletní sada nástrojů pro řízení podnikových procesů se schopnosti CAFLOU zaměřují na řízení výdajů a podnikovou ekonomiku. CAFLOU umožňuje nejen sledovat výdaje týmu, ale také sledovat prodejní aktivity, spravovat rozpočty klientů a automatizovat fakturaci.

Jak si vybrat technologie pro řízení týmu na dálku

Stále si nejste jisti, které nástroje jsou pro Váš tým vhodné? Pojďme se podívat na Vaše individuální potřeby.

Zvažte své základní požadavky

Jak jste si možná všimli z našeho seznamu, některé nástroje pro řízení týmu jsou skvělé díky své jednoduchosti a některé díky jejich komplexnosti a množství funkcí. V závislosti na vašich potřebách bude jedna možnost lepší než druhá.

Pokud například řídíte jednoduché projekty, může být výběr nástroje pro projektové řízení s příliš mnoha funkcemi zbytečný. A váš tým byste zbytečně zatížili složitým učením, aby se s vybranou technologií vypořádali. Takové řešení je pak v podstatě neefektivní.

Než si tedy vyberete své technologie, ujistěte se, že dobře rozumíte potřebám vašeho týmu a složitosti vašich interních operací.

Mějte na paměti svůj rozpočet

Pokud máte nízký rozpočet, investice do více nástrojů s drahým předplatným není řešením. Budou pro Vás lepší nástroje, které mají velkorysé bezplatné plány, nebo cenově dostupné předplatné.

Případně si můžete vybrat integrovanou platformu se všemi funkcemi, které potřebujete, takže stačí zaplatit pouze za jedno předplatné.

Dávejte si pozor na funkce sdílení a integrace

Pokud se spoléháte na více aplikací pro týmovou spolupráci a správu, funkce integrace a sdílení jsou zásadní. V opačném případě bude váš tým trpět provozní neefektivitou – členové týmu budou trávit příliš mnoho času přesouváním dat mezi různými nástroji.

Měli byste zvolit plně integrované řešení?

Potřebuje váš tým plnohodnotnou sadu pro vzdálenou správu týmu s funkcemi pro spolupráci, schůzky, plánování, ekonomiku a řízení projektů?

Pokud ano, pak volba plně integrovaného řešení může zefektivnit váš pracovní postup a udržet nízké náklady. S integrovaným řešením stačí zaplatit pouze za jedno předplatné.

Doporučujeme CAFLOU – ano, to jsme my – jako ideální integrovaný nástroj pro řízení týmu na dálku. CAFLOU jsme vytvořili s ohledem na agilní a flexibilní vzdálené týmy.

Pokud tedy máte zájem o spolehlivý nástroj pro vzdálenou správu týmu s podporou, vyzkoušejte CAFLOU nyní zdarma.
 

<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku