Všechno běží podle plánu. Tým pracuje, klient je spokojený. Pak přijde konec měsíce, díváte se na účet a zjistíte, že z toho, co vypadalo jako výdělek, zbyla polovina. Nebo vůbec nic. Nebo jste dokonce prodělali.

Není to proto, že byste nepracovali dost. Ale protože nikdo nehlídá, za kolik se pracuje. Mnoho firem si myslí, že mají náklady projektů pod kontrolou, když však přijde řeč na marži, je slyšet ticho. Nebo „myslím, že v pohodě“. Jenže zisk je číslo, ne dojem ani náhoda.

Finanční řízení projektů rozhoduje o tom, jestli vás podnikání uživí. A vaše projekty mohou vydělávat víc. Zjistěte, jak získat kontrolu nad náklady od rozpočtu až po vyhodnocení, aby se marže nerozplynula dřív, než pošlete fakturu.

Co se v článku dozvíte:

🎓 Projektovou akademii vám přináší Caflou – český all-in-one manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte nejen projekty, ale i výkon a ekonomiku celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.

Zakladatel Caflou Petr Macek o tématu nákladů na projektech mluvil i v rozhovoru s Jiřím Rosteckým. Pro další tipy se podívejte na video:

Máte vůbec problém? Sebediagnostika v 5 otázkách

Odpovědi ano/ne vám napoví, jak jste na tom s řízením ekonomiky projektů. Žádné „ne“ není ostuda, ale výchozí bod pro zlepšení.

1/ Má váš poslední projekt rozpočet, který tým viděl před startem?

Jedno velké číslo nebo balík hodin ≠ rozpočet. Rozpočet znamená položkový plán všech prací, materiálu, subdodávek, licencí…. Který neleží ve vašem šuplíku.

2/ Znáte marži svých projektů a víte, o kolik jste mimo plán?

Zkuste si vybavit tři zakázky, na kterých teď pracujete. Vyděláváte na nich? Kolik procent, kolik korun? Správná odpověď není váš pocit nebo že byste nejdřív museli sedět dvě hodiny nad Excelem. Když za měsíc zjistíte, že jste prodělali, situaci napravíte jen těžko.

3/ Hlídáte cash flow projektů – máte fakturační plán sladěný s nákupy a subdodávkami?

Klient zaplatí za měsíc, dodavateli musíte zaplatit teď a chybí vám 150 000 Kč. To není smůla, ale špatné plánování. Pokud peníze přicházejí později, než platíte dodavatelům, dotujete projekt z vlastní kapsy.

4/ Řídíte změny rozsahu projektu a zohledňujete je v rozpočtu?

„Mohli byste k tomu ještě přidat…“
„Bylo by super, kdybyste tohle nakonec udělali trochu jinak…“

Změny. Všichni je známe. Většinou kývnete. Ale účtujete si za ně? Každá změna bez vyhodnocení dopadu na čas, náklady a cenu ukrajuje z vaší marže.

5/ Aktualizujete pravidelně sazby a šablony rozpočtů podle reálných nákladů?

Před rokem jste měli jiné mzdy, nájem, ceny energií, odvody. Vaše sazba z té doby dnes neodpovídá realitě. A pokud z ní stále vycházíte při oceňování projektů, prodáváte práci pod cenou a možná dávno nevyděláváte tolik, kolik myslíte.

Jak jste dopadli?

  • 0–1× ne → výborně, pravděpodobně jen vyladíte detaily.
  • 2–3× ne → projektové finance vám unikají mezi prsty.
  • 4–5× ne → nejste daleko od toho, abyste projekty dotovali.

Dobrá zpráva je, že problémy se dají vyřešit. Ne složitými tabulkami, ale několika jednoduchými principy a návykem dívat se na čísla včas.

Základní principy, jak přemýšlet nad ekonomikou projektů

Jestli jste se při sebediagnostice chytali za hlavu, tady je základ, na kterém můžete začít stavět. Každý projekt má tři roviny, které rozhodují o jeho výsledku – rozpočet, čas a peníze v pohybu. A potřebujete o nich mít přehled, protože když jedna uteče, mizí i vaše marže.

Zisk nevzniká při fakturaci, ale při plánování

Faktura je jen důsledek. O ziskovosti projektu rozhodujete dávno předtím – ve chvíli, kdy tvoříte plánujete kapacity, náklady a posíláte nabídku.

Prvním krokem ziskového projektu je proto rozpočet, který:

  • …je položkový. Rozdělený podle toho, co dodáváte: fáze, milníky, role, subdodávky, jednotlivé náklady. Ne jeden souhrnný balík.
  • …vychází z reálných dat. Ideálně z předchozích projektů podobného typu.
  • …znají ti, kdo projekt realizují. A to ještě než začnou pracovat. Jinak tým nemá tušení, v jakých mantinelech se pohybovat.

WBS (Work Breakdown Structure) vám pomůže rozsekat projekt na jednotlivé části od hlavního cíle přes fáze až po konkrétní úkoly. Díky tomu vidíte, co všechno obnáší, a můžete každou část správně nacenit. V Caflou ho vytvoříte snadno s pomocí AI.

Na přípravě si dejte opravdu záležet. Projekt bez rozpočtu nemá cíl. Bez cíle nevyhodnotíte odchylky. Bez vyhodnocení nevíte, kde topíte peníze. Jak se nespálit?

  • Přesně definujte rozsah projektu. To ochrání vaši marži. Interní detaily samozřejmě klient vidět nemusí, ale jasně daný rozsah (scope) oceníte při řízení změn. Sbohem hádkám o tom, co bylo v ceně a co je vícepráce.
  • Pokud si nejste jistí, použijte referenční rozpětí z minulých zakázek (např. „u projektů tohoto typu se vývoj pohyboval mezi 40–70 hodinami“).
  • Nepodstřelujte cenu kvůli konkurenci. Levný projekt bez zisku vám nepomůže.
  • Do rozpočtu vždy zahrňte rezervu minimálně 10–15 %.
  • Využívejte šablony rozpočtů, které postupně ladíte podle zkušeností.

📊 Nacenit projekt tak, abyste nešli pod cenu, bývá někdy opravdu výzva. Projděte si návod, jak odhadnout čas a zdroje. Dozvíte se, jak pracovat s daty z minulých projektů, jak řídit rizika a kdo má v plánování hlavní roli.

Není hodina jako hodina

Faktura od subdodavatele s cenovkou 1 000 Kč za hodinu neodpovídá skutečné ceně jeho práce. U zaměstnanců to platí dvojnásob.

Hrubá mzda není náklad. A každá hodina má jinou cenu podle seniority, mzdy, produktivity i režie, kterou zaměstnanec nebo dodavatel vytváří.

Spočítejte si proto plně zatíženou sazbu pro týmové role a úrovně (junior, medior, senior) a tu zahrňte do rozpočtu projektů. Jinak prodáváte práci pod cenou – může vás stát klidně dvojnásobek hrubé mzdy.

Do plně zatížené hodinové sazby patří:

  • mzda nebo cena dodavatele;
  • odvody zaměstnavatele, benefity, dovolená, nemocenská;
  • vzdělávání a školení;
  • notebook, telefon, licence, vybavení;
  • podíl na pronájmu a provozu kanceláře;
  • režijní náklady (účetnictví, marketing, administrativa);
  • zohlednění produktivity (zaměstnanec nepracuje 160 hodin na projektech).

Příklad:

  • Junior programátor má hrubou mzdu 50 000 Kč.
  • S odvody vás stojí 67 000 Kč.
  • Přidejte techniku, software, benefity, režie… a jste na 85 000 Kč měsíčně.
  • Produktivně pracuje 120 hodin, zbytek jde na porady, administrativu, komunikaci.
  • To je 654 Kč za hodinu – ne 312 Kč, se kterou jste původně počítali.

Cash flow projektu = kyslík pro vaši firmu

Můžete mít ziskový projekt a zároveň se dusit, protože došly peníze. Ziskovost a likvidita jsou dvě různé věci. Nestačí vědět, že projekt vydělá 250 000 Kč. Potřebujete vědět, kdy dorazí na účet a jestli to bude dřív, než z něj odejde 150 000 Kč na náklady.

Řešení je prosté: sladit příliv a odliv peněz. Jak na to?

  • Před startem projektu si nechte zaplatit zálohu (chrání vás i proti neplatičům).
  • Fakturujte průběžně po milnících, ne až na konci velkého projektu.
  • Nastavte kratší splatnosti pro klienty než pro dodavatele.

Zkrátka víte, kdy mají peníze přijít a kdy odejít. A hlídáte, aby první nastalo dřív než druhé.

💰 Získejte jistotu a naučte se řídit tok peněz díky naší cash flow akademii. Pomůže vám s pochopením základních pojmů a doporučí nástroje i konkrétní kroky.

Pro řízení potřebujete správná data včas

Ani nejlepší rozpočet a disciplína nepomůžou, když nemáte po ruce data. Projekty se totiž řídí čísly, která musíte vidět průběžně. Každá hodina navíc, každý materiál, každá změna rozsahu ukrajuje z marže. Pokud o odchylkách nevíte včas, nemůžete je řešit.

Bez čeho se neobejdete?

Spolehlivá evidence nákladů. Zaveďte pravidlo pro vykazování práce do 24–48 hodin, ne po týdnu ani po měsíci. Zároveň kromě práce evidujte všechny náklady projektu (materiál, subdodávky, licence, cestovné…). Nastavte si také párování přijatých faktur k projektům.

Místo, kde máte data pohromadě. Když jsou informace roztroušené, utíkají vám souvislosti. Používejte nástroje, kde najdete vždy aktuální přehled o stavu projektu – rozpočty, výkazy práce, přijaté faktury i plán cash flow. Ne tabulku, na kterou si za chvíli ani nevzpomenete.

Caflou propojuje řízení a ekonomiku projektů. Na jednom místě plánujete úkoly, vykazujete čas, fakturujete, sledujete cash flow včetně výhledu do budoucna.

Best practices finančního řízení projektů krok za krokem

Teď už víte, co sledovat. Zbývá to začít dělat. Inspirujte se konkrétními kroky, které z vašich projektů udělají předvídatelný byznys místo rulety.

Než projekt začne: postavte dobrý základ Tady se rozhoduje, jestli projekt vydělá, nebo ne. Když začnete špatně, sebelepší práce vás nezachrání. Stanovte si výchozí body, ke kterým se můžete vracet:

  • Plně zatížené sazby podle rolí – junior/medior/senior.
  • Položkový rozpočet – rozdělený podle fází, rolí a se zahrnutím všech nákladů.
  • Plán fakturace a nákupů – termíny příjmů a výdajů k sobě na časové ose.
  • Cílová marže – v Kč i v procentech.
  • Vlastník rozpočtu – jeden člověk, který odpovídá za ekonomiku projektu.
  • Sdílení s týmem – každý ví, kolik času a rozpočtu má jeho část.

Od prvního dne budete vědět, kolik má projekt vydělat a kdo za rozpočet odpovídá.

Během projektu: vyhodnocujte průběh a řiďte změny

Ziskové projekty mají společného jmenovatele: někdo se jim věnuje a kontroluje aktuální stav. A když vidí problém, řeší ho hned.

Na týdenní bázi proto porovnávejte plán s realitou. Co sledovat?

  • Projektová marže (% a v Kč) a její trend.
  • Odchylka od rozpočtu celkem i na konkrétních položkách.
  • Plánované × realizované náklady a postup prací.
  • Cash flow projektu (jestli inkasujte dřív, než platíte).
  • Objem nevyfakturované práce.

Pokud dojde ke změně rozsahu na žádost klienta (ne kvůli problému na vaší straně), musí se tato změna promítnout i do ceny. Každá hodinka sem, hodinka tam se nasčítá. Určete, kdo má pravomoc říct „tohle je za příplatek“, a změnové požadavky řešte vždy písemně. Vyhodnoťte dopad na čas, náklady, termín a cenu a nechte si úpravu rozpočtu schválit.

Po projektu: poučte se

Projekt je hotový. Mohli byste si odpočinout. Ale ještě ne. Každý projekt vás totiž učí, jak lépe plánovat ten další – využijte toho a zhodnoťte:

  • Projektový přehled příjmů a výdajů. Kolik jste utratili a vydělali oproti plánu v procentech i korunách. Byl projekt ziskový? O kolik? Nebo prodělal a proč?
  • Co fungovalo, co ne. Která část projektu spolkla víc peněz, než jste čekali? Proč? Špatný odhad, změna od klienta, nečekaná komplikace? A naopak, co vyšlo lépe? Jak to zopakovat příště?

Na základě toho, co jste zjistili, upravte:

  • Šablony rozpočtu projektů. Pokud něco trvá o 20–30 % déle, upravte šablonu.
  • Sazby. Když plně zatížená sazba nevychází, přepočítejte ji.
  • Proces. Pokud někde zbytečně ztrácíte čas nebo se objevují chyby, zamyslete se, jak danou část příště řešit efektivněji.
  • Tým. Junior dělá práci za seniora a trvá mu 3× déle? Přehodnoťte alokaci lidí.

I tyto poznatky sdílejte s týmem. Když všichni ví, že a proč projekt skončil v minusu nebo s nižší marží, mohou příště pomoci se tomu vyhnout.

Řiďte projekty bez chaosu od financí až po úkoly

Výkazy práce v jedné appce, faktury v druhé, rozpočet v Excelu, komunikace v e-mailu… Pak trávíte odpoledne skládáním čísel a stejně nejste jistí, jestli je projekt v zisku. Řízení financí přitom nemusí být tak frustrující a nepřesné. V Caflou můžete:

  • nastavit rozpočet projektu i plán fakturace,
  • sledovat čerpání nákladů, marži i vývoj cash flow,
  • propojit úkoly, výkazy, faktury i subdodávky s projektem,
  • řídit změny, evidovat reálné náklady a plánovat dopředu.

Vše na jednom místě s daty, podle kterých můžete rozhodovat. Vyzkoušejte Caflou zdarma a začněte na projektech opravdu vydělávat.
 

<< Zpět ke všem článkům série Jak efektivně řídit projekty