Projektový manažer se stará o to, aby byl projekt hotový včas a v souladu se zadáním i rozpočtem. Výsledkem jeho práce je, že vše proběhne hladce. Zjistěte, co konkrétně projektový manažer dělá, s jakými výzvami se potkává a jak si může usnadnit život.
🎓 Projektovou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte nejen projekty, ale i výkon a ekonomiku celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
Kdo je projektový manažer?
Představte si dirigenta. Pod jeho rukama vzniká harmonie. Bez něj hudba ztrácí smysl i tón a zůstává jen zmatek. Stejně tak je to s projekty. Dobrý projekťák je totiž jako dirigent – drží v rukou taktovku a zajišťuje, že pracovní orchestr ladí a hraje, jak má.
Když se od filozofování vrátíme na zem a podíváme se do Národní soustavy povolání, nabídne nám tuto definici: Projektový manažer zodpovídá za plánování, organizování, řízení a kontrolu realizace projektu tak, aby bylo dosaženo stanovených projektových cílů, a to ve stanoveném termínu a v rámci stanoveného rozpočtu projektu.
Dá se říct, že v praxi projekťák především odstraňuje překážky ostatním lidem v týmu, aby se mohli naplno věnovat své práci. Jeho dny jsou proto velmi pestré a kromě role dirigenta zastupuje i řadu dalších. Co projektový manažer typicky dělá?
- Komunikuje: Jako tlumočník pomáhá, aby si účastníci projektu rozuměli, i když občas nemluví stejným jazykem.
- Řeší problémy: Jako hasič s chladnou hlavou uhasí neočekávané požáry. Když se objeví problém, musí rychle jednat a najít řešení.
- Plánuje a koordinuje: Jako kapitán lodi vede projekt k cíli. Plánuje, jak se dostat z bodu A do bodu B, a koordinuje činnosti týmu.
- Sleduje rizika: Jako meteorolog předvídá bouře a připravuje se na ně. Identifikuje a řeší rizika, které mohou projekt ohrozit.
- Kontroluje: jako hlídač dohlíží na projekt a zajišťuje, aby vše probíhalo podle plánu – v očekávaném rozsahu, kvalitě, termínu i rozpočtu.
- Dokumentuje: Jako kronikář zaznamenává důležité informace o projektu, vytváří reporty a dokumentaci.
Předpoklady pro úspěšné vedení projektů
Projekťák by měl mít základní přehled ve všech oblastech projektu, ale obejde se bez odborné specializace a úzkého zaměření, konkrétní úkoly totiž zadává ostatním. Jeho role stojí spíš na „soft skills“. Aby odváděl kvalitní práci, pomáhají mu tyto kompetence:
- Komunikační dovednosti: Dokáže formulovat myšlenky, předávat instrukce a vyjednávat o požadavcích a změnách tak, aby informace mezi členy týmu i dalšími zapojenými stranami plynuly efektivně a pokud možno bez nedorozumění.
- Organizační schopnosti: Smysl pro systém mu umožňuje dobře naplánovat a rozdělit úkoly, stanovit priority a zajistit splnění termínů.
- Analytické myšlení: Schopnost shromažďovat a analyzovat data projekťákovi přijde vhod nejen při tvorbě reportů, ale díky ní taky snáz vyhodnocuje rizika, vnímá příležitosti nebo předvídá dopady změn.
- Leadership (vedení): Projektový manažer by měl ostatním členům týmu vytyčit směr, jít příkladem a motivovat je.
- Smysl pro detail: Je schopen odhalit drobné zádrhele, které by mohly časem vést ke komplikacím. Předchází tak chybám a zvyšuje kvalitu výstupů.
- Odolnost vůči stresu: Ta se hodí v krizových situacích, kdy je potřeba udržet klidnou mysl a rychle se rozhodnout, aby problémy neohrozily průběh projektu.
🧠 Projektoví manažeři by měli pracovat na rozvoji svých schopností. Přečtěte si více o tom, jaké dovednosti potřebujete pro úspěšné řízení projektů.
Náplň práce projektového manažera
Na stole přistane nový úkol a projektový manažer se pouští do práce. Co má typicky na starosti v jednotlivých fázích projektu? Činnosti projekťáka vysvětlíme na příkladu typického liniového projektu (tzv. waterfall neboli vodopád). U jiných modelů, jako je např. agilní přístup, by byl sled aktivit trochu jiný – konkrétně v agile se fáze před závěrem opakují častěji a v pravidelných cyklech.
Činnosti mohou znít trochu abstraktně, takže si je pojďme ukázat na konkrétním příkladu, kdy se společnost rozhodne, že chce nové webové stránky:
- V iniciační fázi se projektový manažer potká s vedením firmy, aby pochopil cíle nového webu, definuje základní požadavky a očekávané výsledky.
- Ve fázi plánování rozdělí projekt na menší části (např. tvorba wireframů, designu, obsahu, programování, uživatelské testování…), připraví harmonogram s termíny a rozpočet.
- V organizační fázi sestaví projektový tým a vybere dodavatele. Kromě vývojářů a designérů do něj může patřit i SEO specialista, copywriter a další.
- V realizační fázi koordinuje práci týmu a sleduje pokrok, plnění termínů i rozpočtu. Předává informace, organizuje schůzky, upravuje plány podle potřeby a řeší případné problémy (např. když se objeví požadavek na úpravu designu nebo přidání funkcí).
- V kontrolní fázi se účastní testování a ujistí se, že web splňuje vše dle zadání.
- V závěrečné fázi odprezentuje hotový web vedení. Následně zajistí vyhodnocení úspěšnosti a dokumentuje poznatky pro budoucí projekty.
Získejte přehled a plánujte své projekty v all-in-one firemním systému Caflou
Projektový manažer do malé firmy – ano, nebo ne?
Ať jste začínající podnikatel nebo vedete zaběhnutou firmu, pro úspěšné projekty potřebujete projektového manažera. Jakkoli sofistikovaně to zní, ve skutečnosti i malé podniky mají projekťáky – jen o tom možná ani nevědí.
Projektový manažer totiž není jen pracovní pozice, ale tuto roli na projektu může plnit i někdo jiný. V menším týmu vám tedy bohatě stačí najít člověka, který ke své běžné práci pokryje i schopnosti a kompetence projekťáka.
Projektový manažer jako role v týmu
V malých firmách nebo start-upech bývá vedení projektu jednou z vícero úloh členů týmu. Nemusíte hned najímat projektového manažera, ale jeho role se může ujmout někdo z kolegů nebo i vy sami jako majitelé firmy, pokud máte zájem a schopnosti plnit tyto úkoly. Případně si najdete externího konzultanta pro správu jednotlivých projektů.
💡 Projektový manažer není zdaleka jediný, kdo se projektu účastní. Přečtěte si také o ostatních týmových rolích na projektu a poznejte jejich odpovědnosti.
Projektový manažer jako povolání
Větší organizace často najímají projektové manažery jako samostatnou profesi s jasně definovanými odpovědnostmi, ať už jde o zaměstnance, nebo externí dodavatele. Tito odborníci jsou vyškoleni v metodikách projektového managementu, jako je PRINCE2 nebo PMI, a mají zkušenosti s vedením komplexních projektů v různých oborech.
Výzvy a pomocníci pro projektové manažery
Práce projektových manažerů není pestrá jen v pozitivním smyslu. Pravidelně čelí výzvám, jako jsou neočekávané problémy, změny zadání i priorit, nedorozumění při komunikaci, omezené rozpočty nebo ztráta kontextu při řízení více projektů současně. Jejich dny tak mohou být stresující, proto je dobré hledat způsoby, jak výzvy lépe zvládnout.
V poslední době se často skloňuje umělá inteligence. Projektové manažery nenahradí, ale může jim výrazně ulehčit život. Jak? Přečtěte si článek o využití AI v řízení projektů.
Základním pomocníkem projekťáka však je a nejspíš ještě dlouho bude kvalitní systém pro řízení projektů. Aplikace Caflou zahrnuje všechny užitečné nástroje projektového managementu jako je kanban, WBS nebo Ganttův diagram.
Funkce Ganttův diagram v Caflou vám pomůže s vizualizací plánů
Kromě správy projektů vám Caflou narozdíl od jiných aplikací usnadní i sledování rozpočtů, fakturaci nebo spolupráci v týmu. Díky tomu získáte přehled o stavu projektu i celé firmy na jednom místě, což ocení především menší podniky – nemusí tak utrácet za software pro každou oblast zvlášť a složitě je nastavovat. V Caflou navíc můžete snadno automatizovat opakující se úkoly a místo toho se věnovat důležitější práci.
Chcete posunout řízení projektů na další level? Registrujte se v Caflou zdarma a vyzkoušejte, co všechno umí. Věříme, že vás příjemně překvapí!