V minulém článku jsme si vysvětlili význam finančního řízení v podnikání. Věnovali jsme se podrobněji zejména finančnímu plánování, reportingu a prognózování cash flow, které jsou klíčovými nástroji pro řízení financí. Dnes se podíváme na procesní část nákupu, který významně vstupuje do fungování celé firmy a svými aktivitami ovlivňuje její celkovou finanční pozici.
Je více možností, jak do firmy "dostat" aktiva a zdroje, s kterými při podnikání disponujeme. Můžeme je vložit jako vstupní "kapitál" při jejím založení, získat je darem nebo je nakoupit.
V podnikání si něco pořizujeme do vlastního majetku, resp. spotřeby nebo si něco pronajímáme na určenou dobou. Kupujeme si materiálové hodnoty nebo služby.
🎓 Caflou sérii "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách" přináší Caflou, all–in–one manažerský systém, se kterým řídíte finance, projekty, týmy i vztahy se zákazníky na jednom místě a za dostupnou cenu.
I v tomto článku budu zjednodušovat ekonomické pojmy, takže nebudu metodicky rozlišovat aktiva, zdroje, majetek, stejně tak pořízení a nákup. Pro naše dnešní téma to není zcela nezbytné.
Každý formát podnikání potřebuje mít zajištěny:
a/ lidské zdroje
b/ hmotné zdroje
c/ nehmotné zdroje
a/ lidské zdroje - jsou zpravidla řešeny osobou, která má na starosti personalistiku, což může být podle typu firmy samostatná pozice nebo kumulovaná s jinými činnostmi. Cílem je zajistit optimální personální strukturu pro zajištění efektivního fungování naší firmy. I když je zde hlavním „aktivem“ (zatím) živá lidská síla, také řízení lidských zdrojů je součástí procesů nákupu, o kterých budu hovořit dále, samozřejmě s určitými specifiky.
b/ hmotné zdroje - nákup materiálu, zboží, výrobního, kancelářského majetku, vozidel, pozemků, budov, (souborů) technologických děl
c/ nehmotné zdroje - nákup služeb typu nájemné, energie, nákup pohonných hmot, leasingové služby, ICT služby, poradenské, konzultační služby, doprava, vzdělávání, hygiena, chemie a další odborné služby třetích stran.
Nákupní proces hlídá nákupčí, resp. osoba zodpovědná za nákupní aktivity, ve větších firmách celé nákupní oddělení.
Nástroje / procesy nákupčího:
- Katalog dodavatelů (sestavení, správa, aktualizace)
- Výběrové řízení (provádění)
- Splatnosti faktur (vyjednání u každé smlouvy)
- Schvalovací proces (pravidla a jejich dodržování)
- Finanční plán / cash flow projekce (řídící parametry a finanční limity pro nákup)
1/ KATALOG DODAVATELŮ
Katalog dodavatelů - začínající podnikatel má smlouvy zpravidla s jedním či několika málo subjekty a zdálo by se, že není potřeba s takovým počtem vytvářet nějakou "zbytečnou" agendu. Vaše firma ovšem časem poroste, dodavatelé budou odcházet a přicházet noví, budete s nimi řešit změny ve smlouvách ad. a to je hromada informací a faktů, které potřebují mít svůj řád. Přestanete si pamatovat vše, co jste dříve znali zpaměti.
Doporučuji proto každému podnikateli již od počátku svého podnikání vést seznam dodavatelů = říkejme mu Katalog dodavatelů.
Pokud zamýšlíte implementovat svůj první ERP nebo přecházíte na nové ERP řešení, zajímejte se o možnosti softwarové podpory (nákupní modul).
Co takový Katalog dodavatelů má splňovat?
Měl by nám pomoci s evidencí všech dodavatelů:
- aktivních = s kterými máme aktivní smlouvy
- neaktivních = které jsme v minulosti ukončili (výpověď, uplynutí doby platnosti smlouvy)
- potenciálních = na které máme kontakty / reference, ale zatím s nimi k zasmluvnění (nebo jiné formy dohody) nedošlo.
Jaké parametry při výběru dodavatele si máme ohlídat?
- základní informace - typu název, adresa, předmět podnikání atd.
- reference
- ověření dodavatele v registru dlužníků
(existuje několik webových platforem, kde tuto kontrolu můžete udělat nebo mohou být vybrané služby součástí Vaší ERP platformy. Zjistíte, zda daný subjekt není aktivní v registru neplátců DPH, není v exekuci, insolvenci, není osobou hledanou Policií ČR, prokazuje se s neplatnými doklady atd.) - ekonomické ukazatele – jestli je subjekt v obchodním rejstříku, můžeme najít výroční dokumenty – výroční zprávu / zprávu o podnikatelské činnosti, bilanci, výsledovku, případně výkaz peněžních toků
Doporučuji vybírat dodavatele aktivní formou.
Nestačí jen vyhledat zdroje na internetu, ověřit subjekty přes webové služby a elektronicky se dohodnout na spolupráci. Zavolejte na kontakt, dejte si online meeting, sejděte se osobně.
Lidský faktor ničím nenahradíte a Vaším záměrem je najít spolehlivého partnera na dlouhodobou spolupráci s kterým si budete rozumět a dokážete si vzájemně vyhovět i ve vypjatých dobách.
Jaké skupiny dodavatelů do Katalogu zahrnout?
Všechny subjekty, které mohou fakturovat Vaší firmě.
Často se takový Katalog zpracovává a udržuje pouze pro vybranou část činností / vnitřních agend firmy, např. pro nákup techniky, nákup služeb IT apod.
To je špatně, protože nemáme pokryty VŠECHNY interní procesy.
Jak jsem uvedl v textu výše, nakupujeme lidské, hmotné i nehmotné zdroje.
💡Poznámka k lidským zdrojům: seznam dodavatelů musí obsahovat všechny kontakty, přes které získáváme lidi do firmy - personální agentury, headhuntery nebo obchodní zástupce provozovatelů portálů inzerujících pracovní místa.
Katalog dodavatelů je živý seznam, který neustále aktualizujte a v pravidelných periodách dělejte celkovou revizi a kontrolu dat.
Pokud nemáte technickou platformu pro správu Katalogu, udělejte si jednoduchou tabulku v Excelu, ve které budete moci filtrovat podle potřeby každý parametr, který chcete sledovat.
Ať bude technické řešení nakonec jakékoliv, zajistěte sdílení dat.
Do Katalogu budou pravděpodobně potřebovat přistupovat i další členové Vašeho týmu, záleží na velikosti struktury firmy - uživatelem dat může být někdo z financí, obchodu, technického oddělení, právník, bezpečnostní technik nebo marketingu, Vy jako majitelé či vlastníci nebo asistenti. A ze zkušeností z firem není horší varianta, když si každý dělá "pro sebe" svoje přehledy a seznamy....
2/ VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ
Nákupčí garantuje svými aktivitami, že vybírá dodavatele s péčí řádného hospodáře.
Role nákupčího není umět vybrat sám nejlepšího dodavatele pro každý typ poptávané služby, ale zajistit všechny povinnosti a splnit všechny podmínky pro možnost rozhodnutí o výběru nejlepšího dodavatele. Pojďme si trochu tuto formulaci vysvětlit.
Ve firmách jsem si všiml, že nákupčí bývá často multi odborník na všechno. Nemá problém rozhodnout, jaké parametry IT techniky se budou do firmy hodit, které nájemní prostory budou pro tým ideální, jakou značku a parametrizaci firemních vozů pořídit, který daňový poradce nebo auditor nejlépe poslouží financím.
Pokud se od role nákupčího očekává, že sám najde a vybere příslušného dodavatele, je to chybná úvaha a firma si tím sama škodí.
Nákupčí není odborníkem na jednotlivé služby, které podnikatel zamýšlí pořizovat.
Odborníkem je taková osoba, která má ve firmě příslušnou agendu na starosti.
Jestliže jste sólo podnikatel nebo máte agendy agregované na pár lidí, využijte při posuzování odborných parametrů dodavatele externí pomoci.
Nákupčí bude garantovat fungující a transparentní proces nákupu a dodržování podmínek a kritérií pro výběr vhodného dodavatele, odborné posouzení "způsobilosti" dodavatele zajistí osoba k tomu odborně způsobilá.
Nákup vybraného dodavatele zasmluvní.
Tímto jsme se oslím můstek dostali k tématu výběrového řízení.
Někomu tento výraz připomíná veřejnou instituci. Ano i ne. Veřejné instituce skutečně musí při výběru dodavatele vypisovat výběrová řízení, ale pojem výběrové řízení je symbolem souboru činností, kterými v soukromé sféře zpravidla rozumíme:
- interní poptávka / žádost na vyhledání dodavatele
- zadání parametrů pro výběr dodavatele
- sběr dat
- vyhodnocení dat
- posouzení dodavatelů "komisí"
- výběr a schválení dodavatele
- podpis a administrace zasmluvnění
Bez ohledu na velikost a formu Vaší firmy by měly tyto kroky procesně (= přiměřeným rozsahem) proběhnout.
3/ SPLATNOSTI FAKTUR (A SMLOUVY)
Většinu obchodních vazeb budeme mít pokrytou smluvně.
V praxi často dochází k situací, kdy nějaké transakce se odehrají formu "vždyť se známe", "dle gentlemanské dohody" nebo jsou realizovány pouze objednávkovým způsobem.
Ve všech zmíněných případech je z pohledu nejen finančního řízení důležitá proměnná - splatnost faktury.
Nejčastěji se můžeme setkat se splatnostmi 14 / 15 dní, ale firmy pracují i jinými splatnostmi, spíše delšími, výjimkou nejsou dnes ani 90 dní - zvlášť, pokud se dostanete do vazby s nějakým větším nadnárodním podnikem.
Co z toho plyne?
Při sjednávání platebních podmínek (není to jen termín splatnosti, ale i rozložení do více plateb (zejména v případě větších a delších projektů / služeb / zboží) musíme rozhodovat a zvažovat zejména:
- platební podmínky odběratelských smluv = termíny splatnosti faktur vydaných (kdy do firmy přijde cash)
- odhady náběhu cashe z dalších možných prodejních kanálů
- termíny výplat mezd zaměstnanců a proplácení pracovníků na IČO
- pravidelné termíny pro odvody
- pravidelné termíny plateb DPH
- další pohled financí z pohledu řízení CF a plnění plánu (viz dále samostatný bod)
- objem spolupráce např. z ročního pohledu
- významnost a výjimečnost partnera z pohledu ostatních dodavatelů
- jelikož platby jsou vázány protistranou na věcné plnění, je dobré mít shodu i s ostatními úseky / pracovníky firmy, aby i oni byli připraveni na "dodávky" - lidsky, časově, kapacitně, skladově,....
Splatnost faktur je ve firmách často důležitým nástrojem finančního řízení, ale někdy je nesprávně chápána vzorcem, že nejlepší bude mít co nejdelší splatnost.
To je krátkozraká myšlenka, na kterou narážím prakticky dnes a denně.
Závazek platby z přijaté faktury, došlo-li k plnění dle smlouvy, nám prodloužením splatnosti nikam nezmizí, ani se nesníží.
Naopak tendencí výrazněji trvat na dlouhých dobách splatnosti si do budoucna můžeme zadělat na pěkný finanční průšvih.
Takže termín splatnosti je zásadní parametr pro fungování procesů ve firmě, ale musí být posuzován komplexně z více úhlů, minimálně těch, které jsem výše uváděl.
4/ SCHVALOVACÍ PROCES (přijatých faktur)
Nákupní proces není pouze jednosměrná cesta materiálu či služby směrem do naší firmy, ale i finanční vypořádání od nás ven.
S tím souvisí i další nástroj řízení nákupu, kterým je schvalovací proces přijatých faktur.
Finanční oddělení potřebuje mít věcné schválení přijatého dokladu pro potřeby zaúčtování a platby.
V dnešní době již začíná být celkem běžné pracovat s technologickými řešeními formou použití nástrojů pro vytěžování dat z faktur a automatizace procesu schvalování.
Nicméně to nemění nic na faktu, že musíme mít jasně definováno, jaký typ přijatých dokladů bude která odpovědná osoba schvalovat.
Jsme-li živnostník nebo firma o pár lidech, téma se nás možná nemusí tak úplně týkat, ale jak já tvrdím, už při dvou lidech ve firmě je dobré pravidla mít.
Standardně to v praxi funguje tak, že ten, kdo schvaluje jako odborný garant objednávku, také schvaluje jako garant přijatou fakturu.
O procesu vzniku objednávky jsem se ještě nezmiňoval, proto chronologicky trochu opačně nyní doplním to nejpodstatnější.
Objednávka na nákup materiálu, zboží nebo služby se - a zase si dosaďte Vaši realitu - probíhá standardně cestou:
žadatel - garant - schvalovatel - nákup = vystavená objednávka.
Požádat o nákup může v podstatě každý člověk, ale role „žadatel“ ve schvalovacím procesu by neměla být dostupná každému, v menší či střední firmě ideálně vedoucímu / manažerovi.
Garantem je osoba, která má danou oblast na starosti - zase podle každé firmy - za nákupy IT "ajťák", za nákupy strojů, aut "technik" / "provozák" atd.
Schvalovatel je osoba, která finálně nákup schválí - většinou finanční ředitel / finanční manažer, případně jednatel firmy.
Nákup na konci procesu zboží zajistí - pokud není "skladem" ve firmě, udělá objednávku.
Objednávka - doporučuji nastavit si logiku číslování a označování zakázek a tuto aplikovat na každou objednávku.
Nákupčí projedná s dodavateli žádost uvádět na vystavených fakturách interní číslo objednávky.
Jaký to má význam? Poměrně velký, protože díky tomu lze provést na vstupu kontrolu přijaté faktury na námi vystavenou objednávku.
První člověk, který fakturu do firmy přijme, dokáže ověřit shodu na obou dokumentech. Nebo podobné pravidlo lze nastavit do nástroje pro vytěžování faktur.
Není to samozřejmě univerzální pomůcka, v praxi každý přijatý doklad rozhodně nebude mít číslo objednávky uvedeno, ale velmi to zpřesňuje a zrychluje schvalovací proces nad přijatým dokladem.
HR tým si svoje procesy zajistí už sám, ale dbejte na to, aby pracovali pouze s kontakty, které jsou v Katalogu.
5/ FINANČNÍ PLÁN
Finanční plán, případně aktualizovaný forecast uvádím sice jako poslední v řadě, ale záměrně proto, že čísla a řízení firmy přes data je integrujícím prvkem všech předchozích bodů.
Nákupní proces - ať ve formě "one man show" nebo s více odpovědnými účastníky - musí podléhat kontrole na finance.
Hlavní kontrolu doporučuji provádět přes schválený plán, efektivně pokud děláte plán v rozpadu na věcné kategorie a případně střediska / oddělení a měsíce.
Nákup by měl disponovat kompletními údaji plánu v rozsahu odpovědnosti agend, které zajišťuje (vynechme tedy mzdy, daně, odpisy atd.).
Vhodné SW nástroje umožňují s rozpočty pracovat a hlídat si tak již na vstupu - vzniku požadavku na nákup - finanční možnosti podnikatele / firmy.
Plány se v průběhu času mění, stejně tak se mění cashová pozice firmy, proto si hlídejte aktuálnost dat, s kterými bude nákupčí pracovat a nastavte si s financemi mechanismus aktualizace dat pro rozhodování.
Jak je tedy z článku zřejmé, nákupní proces, resp. role nákupčího mají klíčové místo v každé podnikatelské jednotce a svým jednáním a rozhodováním bezprostředně ovlivňují finanční pozici firmy.
Věnujte proto nákupním procesům velký význam po celou dobu podnikání.
Rozhodnete-li se pro vytvoření a obsazení pozice nákupčího, hledejte člověka, který si kromě odborných předpokladů, bude velmi dobře rozumět s čísly.
Pokud už nejste vyloženě malá firma a máte nákup organizačně samostatně, zvažujte stále více, zda nákup nesvěřit pod řízení finančnímu řediteli / manažerovi.
<< Zpět ke všem článkům ze série Moderní finanční řízení v malých a středních firmách
Autor článku: Ing. Zdeněk Koptík
Ve spolupráci s panem Ing. Zdeňkem Koptíkem, odborníkem na finanční řízení, jsme pro vás připravili sérii článků "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách", jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení financí v malých a středních firmách.
Ing. Zdeněk Koptík pomáhá klientům jako certifikovaný mentor, odborník na finanční řízení, specialista v oblasti controllingu s 25 lety praxe v managementu významných tuzemských i zahraničních firem.
📞 Pro odborné poradenství můžete Zdeňka kontaktovat na zdenekkoptik.cz nebo na 