<< Zpět do Vzdělávacího centra

Podívejte se, jak přímo v Caflou automaticky vytěžovat data z vašich přijatých faktur pomocí umělé inteligence a automatického vytěžení a tím si ušetřit čas. Pro firmy pracující na mnoha projektech současně je efektivní vytěžování faktur obzvláště důležité, protože ovlivňuje nejen účetnictví, ale i celkové řízení projektu a jeho ziskovost.

🔥Pro vytěžování faktur jsme pro vás připravili náš vlastní nástroj - Caflou AI. Tento nástroj k 31.12.2025 plně nahradil původní nástroj třetí strany - Rossum. 

⏱ Pro evidenci přijatých i vydaných faktur nemusíte faktury přepisovat ručně, stačí nahrát fakturu* a systém ji "přepíše" za vás. Tak na každé faktuře ušetříte pár minut času (= také peněz 💰) a omezíte případné chyby (např. při přepisování částek, čísla účtu, variabilních symbolů apod.) ⤵️ 

Co je potřeba vzít v úvahu:

  1. Vytěžování faktur přes umělou inteligenci (AI) se neustále vyvíjí (Beta verze), funkce je plně přístupná a funkční, nicméně se neustále ladí a vylepšuje a mohou nastat chyby. 
  2. ❗ Existují tisíce forem a šablon faktur. Systém se postupně učí a je třeba vzít v úvahu, že ne vše se dokáže správně vytěžit na první pokus. Některé šablony faktur nebude možné správně vytěžit nikdy (např. pokud jsou data strukturovaná nepřehledně nebo šablonu faktury nelze převést na logiku fakturace v Caflou). I proto je nutné kontrolovat správnost vytěžení
    • Proto každá vytěžená faktura prochází fází konceptu, který vyžaduje kontrolu, viz video výše.
    • Při kontrole konceptu zároveň např. můžete fakturu zařadit pod projekt, připojit nebo vytvořit pod fakturou příjem či výdaj.
    • ✉ Pokud objevíte nesrovnalost, vyplňte přímo v konceptu faktury chybový formulář.
  3. ❗ Zadávání faktur v Caflou má svá specifika, stejně jako zadávání faktur v každém jiném fakturačním systému. Vytěžený doklad se uzpůsobuje těmto specifikům faktur v Caflou, klíčové jsou hlavní údaje z vytěžované faktury (např. částky, DPH, měna, data splatnosti, vystavení či DÚZP, firemní údaje protistrany (název, adresa, IČ, DIČ, číslo účtu) apod.), které se dají z faktur převzít, nicméně takto vytěžený doklad v Caflou může vypadat trochu jinak, nemusí vše být 1 ku 1, důležitá jsou účetní data a data potřebná k úhradám či pro cash flow.
  4. ❗💰 Samotná funkce vytěžování faktur je nadstandardní a bude zpoplatněná nad rámec všech placených balíčků.
    • Většina prémiových plánů má k dispozici určitý objem faktur k vytěžení zdarma (bezplatné objemy a jejich čerpání vidíte v Nastavení účtu)
    • Za každé vytěžení (nad (případný) bezplatný objem) se strhne kredit.
    • K využití funkce je nutný kredit vyšší než 0 Kč.
    • Za vytěžení jednoho dokladu nad rámec bezplatných objemů se strhnou 4.00 Kč/0.16 EUR* (bez DPH) (kredit se srthne při vytvoření konceptu faktury). 

* Vyhrazujeme si právo cenu za vytěžení dokladu měnit. 

💡 TIP 1

Vytěžování faktur můžete navázat na proces schvalování dokladů viz návod Jak vytvořit jednoduchý proces (workflow) schvalování faktur/dokladů 📺

💡 TIP 2

Faktury k vytěžení můžete poslat také jako přílohy e-mailem. Jak to funguje? Email s přílohou/přílohami prostě přepošlete na adresu vas-ucet@extract.caflou.com. Část emailové adresy "vas-ucet" nahradíte názvem vašeho účtu takto:

Adresa pro vytěžení faktur e-mailem

, tedy např. pro účet "Fabrika s.r.o." je www adresa účtu v Caflou app.caflou.cz/fabrika-s-r-o a email pro vytěžování faktur bude fabrika-s-r-o@extract.caflou.com.

E-mailem může vytěžit fakturu pouze takový uživatel účtu, který má speciální právo "Doklady" a zároveň právo "psát" na nezařazené soubory. Caflou ověří takového uživatele podle e-mailu (e-mail odesílatele požadavku se shoduje s emailem některého z uživatelů účtu, e-mail zároveň nesmí být alias). 

V sekci Nastavení dokladů/Základní lze zvolit, zda se pro faktury zaslané k vytěžení emailem budou vytěžovat i položky nebo pouze součty.

❗ Odesláním e-mailu na vas-ucet@extract.caflou.com potvrzujete, že rozumíte principům funkce vytěžování faktur (viz tato nápověda).

💡 TIP 3

Pokud do formuláře pro vytěžování faktur nahrajete PDF, které obsahuje ISDOC/ISDOCX nebo jen ISDOC nebo třeba i XML z Pohody či Money S3, systém tyto formáty rozpozná, nepošle je k vytěžení (a nestrhne kredit za vytěžení), ale importuje je přes standardní importní funkci (viz Jak importovat do Caflou faktury 📖).

Import faktur - isdoc a pdf s isdoc zaslané do vytěžení

Pozn.: pokud ve formuláři vytěžování zvolíte "Nevytěžovat položky" a příloha obshuje ISDOC nebo XML, systém provede import včetně položek, jelikož se přeskakuje vytěžování, pro které je tato volba určena.