<< Zpět do Vzdělávacího centra
Podívejte se, jak přímo v Caflou automaticky vytěžovat data z vašich (přijatých i vydaných) faktur pomocí umělé inteligence a automatického vytěžení a tím si ušetřit čas.
⏱ Pro evidenci přijatých i vydaných faktur nemusíte faktury přepisovat ručně, stačí nahrát fakturu* a systém ji "přepíše" za vás. Tak na každé faktuře ušetříte pár minut času (= také peněz 💰) a omezíte případné chyby (např. při přepisování částek, čísla účtu, variabilních symbolů apod.) ⤵️
Co je potřeba vzít v úvahu:
- 🔐 Vytěžování faktur přes umělou inteligenci (AI) je nyní v beta verzi = funkce je přístupná a funkční, nicméně se nadíle ladí a vylepšuje a mohou nastat chyby.
- ❗ Existují tisíce forem a šablon faktur. Systém se postupně učí a je třeba vzít v úvahu, že ne vše se dokáže správně vytěžit na první pokus. Některé šablony faktur nebude možné správně vytěžit nikdy (např. pokud jsou data strukturovaná nepřehledně nebo šablonu faktury nelze převést na logiku fakturace v CAFLOU). I proto je (minimálně ve fázi beta verze) nutné kontrolovat správnost vytěžení
- Proto každá vytěžená faktura prochází fází konceptu, který vyžaduje kontrolu, viz video výše.
- Při kontrole konceptu zároveň např. můžete fakturu zařadit pod projekt, připojit nebo vytvořit pod fakturou příjem či výdaj.
- ✉ Pokud objevíte nesrovnalost, vyplňte přímo v konceptu faktury chybový formulář.
- ❗ Zadávání faktur v Caflou má svá specifika, stejně jako zadávání faktur v každém jiném fakturačním systému. Vytěžený doklad se uzpůsobuje těmto specifikům faktur v Caflou, klíčové jsou hlavní údaje z vytěžované faktury (např. částky, DPH, měna, data splatnosti, vystavení či DÚZP, firemní údaje protistrany (název, adresa, IČ, DIČ, číslo účtu) apod.), které se dají z faktur převzít, nicméně takto vytěžený doklad v Caflou může vypadat trochu jinak, nemusí vše být 1 ku 1, důležitá jsou účetní data a data potřebná k úhradám či pro cash flow.
- Pokud faktura obsahuje vaši firmu (jako odběratele nebo dodavatele), systém ji podle toho zařadí mezi přijaté nebo vydané faktury (podle toho, zda jste odběratel nebo dodavatel). Pokud systém není schopen identifikovat vaši firmu, bude považovat fakturu za přijatou.
- ❗💰 Samotná funkce vytěžování faktur je nadstandardní a bude zpoplatněná nad rámec všech placených balíčků.
- Za každé vytěžení (nad (případný) bezplatný objem) se strhne kredit.
- K využití funkce je nutný kredit vyšší než 0 Kč.
- Do odvolání* se strhnou 5,50 Kč** (bez DPH) za vytěžení každé jedné stránky dokladu (kredit se srthne při vytvoření konceptu faktury).
* Finální cena za každé vytěžení bude určeny po ukončení pilotního provozu.
** Cena za vytěžení každé jedné stránky může být upravena (zvýšena) individuálně pro vybrané účty za účelem optimalizace nákladů na straně Caflou vůči ceně placené za využívání konkrétního účtu. Cena za vytěžení jedné stránky pro daný účet bude vždy zobrazena ve formuláři pro vytěžování.
💡 TIP 1
Vytěžování faktur můžete navázat na proces schvalování dokladů viz návod Jak vytvořit jednoduchý proces (workflow) schvalování faktur/dokladů 📺
💡 TIP 2
Faktury k vytěžení můžete poslat také jako přílohy e-mailem. Jak to funguje? Email s přílohou/přílohami prostě přepošlete na adresu vas-ucet@extract.caflou.com. Část emailové adresy "vas-ucet" nahradíte názvem vašeho účtu takto:
, tedy např. pro účet "Fabrika s.r.o." je www adresa účtu v Caflou app.caflou.cz/fabrika-s-r-o a email pro vytěžování faktur bude fabrika-s-r-o@extract.caflou.com.
E-mailem může vytěžit fakturu pouze takový uživatel účtu, který má speciální právo "Doklady" a zároveň právo "psát" na nezařazené soubory. Caflou ověří takového uživatele podle e-mailu (e-mail odesílatele požadavku se shoduje s emailem některého z uživatelů účtu, e-mail zároveň nesmí být alias).
V sekci Nastavení dokladů/Základní lze zvolit, zda se pro faktury zaslané k vytěžení emailem budou vytěžovat i položky nebo pouze součty.
❗ Odesláním e-mailu na vas-ucet@extract.caflou.com potvrzujete, že rozumíte principům funkce vytěžování faktur (viz tato nápověda).