Tipy, které se hodí nejen na závěr roku. 

Takové v tuto dobu notně otřepané téma… Na konci roku se rekapituluje a plánuje na ten další. Pojďme se na to ale podívat z pohledu procesů a jak vám můžou pomoci vylepšit start do dalšího období.

🎓 Článek vám v rámci Caflou akademie II - kontrolujte své podnikání přináší Caflou - česká podnikatelská aplikace

Pracuji nyní s úvahou, že máte ve své firmě procesy již zmapované a používáte je pro zefektivnění fungování své firmy. Pokud tomu zatím tak není, rozhodně doporučuji, co nejdříve to napravit. Začít se vědomě zabývat procesy a řídit je, můžete kdykoli. Nemusíte na nic čekat. A věřte, že vám kvůli tomu utíkají nejen a hlavně peníze. 

Jak byste měli postupovat, jsem velmi do detailu popsala v článku, který vyšel ve StartingUp. Pokud jste se touto cestou snad ještě nevydali, a já přesto doufám, že ano, dovolím si vám rovnou navrhnout další projekt pro příští rok: zavést ve své firmě procesní řízení.

Jestliže procesní řízení ve vaší firmě už funguje a s procesy aktivně pracujete, čas od času je třeba provést revizi nebo audit jednotlivých procesů. A konec roku se k tomu přímo nabízí. 

Kdo funguje v rámci kalendářního roku jakožto standardního časového rozmezí pro realizaci svých projektů, audit procesů může být rovnou jeden z nich. Můžete ho zahrnout do svých pravidelných každoročních projektů. A světe div se, i na audit vlastních procesů si můžete rovnou vytvořit proces. 

Nicméně tenhle článek píši tak, aby byl aplikovatelný kdykoli. Neomezujte se jen na přelom roku, přestože revize procesů se pro přelom roku jeví jako logický krok i s ohledem na projekty, jejichž realizaci jste si na ten následující rok naplánovali. 

Začali jste si klást otázky, kde na nové projekty vezmete čas? Lidi? Materiál? Sílu? Peníze? Pak je revize procesů logické vyústění, které byste neměli ignorovat. 

Ostatně s těmito úvahami jsem se setkala i u svých klientů. Pokud máte stávajících zdrojů pořád stejně, klienti a zakázky vám přibývají, nových projektů máte plný zápisník, jak jste je nastřádali v průběhu roku, a začíná vás chytat panika, jak vše (ne)zvládnete, je na čase se zastavit a podívat se znovu na svoji firmu a co se v ní děje.

Kterým projektům se tedy v dalším roce věnovat? Vezměme to popořádku.

Co bylo, bylo...

ProcesNa závěr roku je fajn ohlédnout se za projekty, které jste si naplánovali a podařilo se vám je zrealizovat. Splnili jste je? Podařilo se vám všechny dotáhnout? Které projekty jste zrealizovali, ale nepřinesly očekávané výsledky? Které naopak předčily vaše očekávání? Vyšuměly některé do ztracena? Co se stalo a proč k tomu došlo?

Pokud totiž máte v úmyslu stejné projekty opakovat i v dalším roce, podle výsledků těch stávajících úspěchů či neúspěchů dokážete vyfiltrovat ty, kterým byste se věnovat už neměli a na které naopak napnout svoje síly. Tahle analýza Vám totiž pomůže i při stanovení priorit na další období. A funkční a efektivní procesy vás v tom podpoří. 

Co bude, to je oč tu běží...

V první řadě je potřeba z toho množství nápadů vybrat ty projekty, u kterých jednoznačně víte, že vaši firmu posunou zase o kus dál. Do detailů se pouštět nebudu, protože to pravděpodobně víte nejlépe sami a hlavně bych zabíhala příliš do projektového řízení, což není smyslem tohoto článku.

Současně s výběrem projektů je důležité si říct, kde na jejich realizaci vezmete zdroje, lidi, čas a peníze. A jelikož jste už vyhodnotili úspěšnost projektů za předchozí období, víte, kterým činnostem se dál věnovat nebudete. Tím získáte prostor pro práci na těch, kterým se naopak věnovat chcete a budete. 

Definujte klíčové procesy

Abyste byli schopni naplnit a zrealizovat, co si naplánujete, je nutné si říct, které činnosti z těch, které provádíte, jsou pro daný projekt klíčové, tedy ty, které vám napomohou k jeho naplnění. A naopak se podívat na ty, které k dosažení vašich cílů neslouží a zamyslet se, zda není vhodné je utlumit, případně zcela eliminovat. Proč by vaši lidé měli s nimi ztrácet čas, když nic nepřináší a oni se mohou věnovat užitečnějším a smysluplnějším úkolům?  

Určete priority

Věnujte čas určení priorit v kontextu celého vašeho týmu i každého člen zvlášť. Najdete v nich soulad? Doplňují se navzájem tak, abyste došli k výsledkům, kterých chcete dosáhnout? Které klíčové činnosti vás primárně dovedou k cíli? Co k tomu vaši lidé potřebují? Mají vytvořené odpovídající podmínky, aby na úkolech a projektech efektivně pracovali?

Ověřte stávající procesy, proveďte audit

ProcesPokud máte procesy zpracované už nějakou dobu, je celkem logické, že v nich mohlo dojít k nějakým změnám. Váš byznys se vyvíjí, mění se okolnosti a prostředí, ve kterém se vaše firma pohybuje. Mění se lidé, úkoly a situace. A aby byly procesy stále funkční a pomáhaly vám v práci, musí na všechny tyto změny reagovat a zohlednit je. Proto je tak důležité revizi procesů čas od času provést a “napasovat” je na aktuální situaci, ve které se vaše firma nachází. Nebo, v tom ideálním případě, zohlednit i výhled změn, které mohou v průběhu dalšího období nastat. To se týká třeba hlavně tématu automatizace.

Vezměte tedy klíčové procesy a podívejte se na ně. Jsou stále platné? Jsou funkční? Pomáhají vám ve vaší práci? Jsou aktuální? Pravděpodobně zjistíte, že ne tak docela.  

Jak tedy postupovat, když chcete proces zrevidovat:

  1. Vymezte si čas a prostor pro revizi konkrétního procesu.
  2. Proces otevřete.
  3. Zkontrolujte jeho dílčí kroky, soustřeďte se na úzká místa.
  4. Proces upravte o nové poznatky a změny, které nastaly. Doplňte ho o nové kroky, které se objevily a je nutné je zohlednit. Odstraňte ty, u kterých se ukazuje, že jsou nadbytečné. 
  5. Proces optimalizujte. Pokud je to potřeba, přeskládejte posloupnost jednotlivých kroků do efektivnější podoby tak, abyste díky tomuto procesu dosáhli splnění svých plánů. 
  6. Proces zefektivněte s ohledem na lidi a zdroje, kteří se ho přímo účastní.
  7. Pokud je to vhodné a potřeba, můžete sloučit menší dílčí procesy do jednoho většího. 

Stejný postup doporučuji i u procesů podpůrných. 

Mějte přitom neustále na paměti, že procesy ladíte proto, abyste našli prostor pro realizaci svých nových projektů a fungování své firmy. Pokud objevíte nějaký proces, který se ukáže jako nefunkční, nadbytečný nebo nepřinášející přidanou hodnotu, je na čase se ho zbavit. Věřte, že vám nebo komukoli ve vašem týmu tento krok uvolní ruce a díky tomu se budete moci věnovat smysluplnějším a důležitějším aktivitám.

Věřím, že díky těmto tipům se budete při své práci cítit jistější, organizovanější a systematičtější. Dokážete osekat zbytečné činnosti a přestanete se utápět v úkolech a denní rutině. 

Audit vašich firemních procesů vám dá pohled na to, co potřebujete změnit, abyste pokračovali v růstu. A mně nezbývá, než vám popřát dostatek energie a nadšení a radost z úspěchů, kterých v dalším období dosáhnete. 

Provádíte pravidelně audit již existujících procesů? Jaké výsledky z něj vyplývají a jak s nimi dál pracujete? Jaký faktor nejvíce procesy ovlivňuje? 

 

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.

 

Autorka článku: Ing. Michaela Tréglová 

Ing. Michaela TréglováVe spolupráci s paní Ing. Michaelou Tréglovou, specialistkou a konzultantkou efektivity a zjednodušování práce podnikatelům, jsme pro vás připravili Caflou akademii II - kontrolujte své podnikání.

Cílem akademie, ale i práce Míši, je šetřit váš čas a naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání už navždy. Jednoduše řečeno v něm dělá z chaosu pořádek.