<< Zpět do Vzdělávacího centra
Do Caflou můžete importovat faktury vydané i přijaté tak, aby v Caflou vznikly duplikáty těchto faktur v sekci Faktury, případně Proformy. Např. pokud jste doposud vystavovali faktury v jiném fakturačním systému a chcete je přenést do Caflou. Nebo pokud chcete v Caflou evidovat přijaté faktury a nechcete je zadávat ručně. Jaké jsou tedy možnosti importu faktur do Caflou?
- Import faktur ve formátu XML
- Import faktur ve formátu ISDOC
- Import faktur ve formátu PDF s ISDOC
- Vytěžení faktur s využitím umělé inteligence (typicky ve formátu PDF)
1) Import faktur ve formátu XML
Pokud jsou vaše faktury vydané a přijaté nebo proformy vydané a přijaté v účetních programech Pohoda nebo Money S3, lze je do Caflou snadno importovat. V Pohodě či Money S3 vyexportujete vybrané faktury do formátu XML a tento soubor pak importujete do Caflou.
Využít lze také formát Caflou XML.
2) Import faktur ve formátu ISDOC
Pokud vaše faktury přijaté nebo i vydané nebo proformy přijaté a vydané máte také ve formátu ISDOC, lze snadno takové faktury do Caflou z tohoto typu souboru importovat. Nejčastěší scénář je ten, že faktury přijaté od vašich dodavatelů mají navíc i přílohu ISDOC a tu můžete snadno do Caflou importovat a fakturu tak zaevidovat.
3) Import faktur ve formátu PDF s ISDOC
Obdobně jako u bodu #2 výše lze do Caflou importovat vydané a přijaté faktury a proformy ve formátu PDF, kdy přímo do PDF je přiložena příloha ISDOC. Nejčastěší scénář je opět ten, že faktury přijaté od vašich dodavatelů mají přímo v PDF přílohu ISDOC a takové PDF s přílohou ISDOC můžete snadno do Caflou importovat a fakturu tak zaevidovat.
💾 Všechny výše uvedné body provedete přes funkci "Import":
a pak potřebné soubory k importu nahrajete do formuláře pro import a pošlete k importu kliknutím na "Importovat":
O úspěšném nebo neúspěšném importu (včetně výčtu chyb) se dozvíte po ukončení procesí přes notifikaci.
4) Vytěžení faktur s využitím umělé inteligence (typicky ve formátu PDF)
V případě, že nemáte k dispozici výše uvedené podklady (XML, ISDOC, PDF s ISDOC), ale máte např. jen fakturu v PDF od svého dodavatele, pak pro evidenci přijatých (ale i vydaných) faktur nemusíte faktury do Caflou přepisovat ručně, stačí nahrát fakturu a systém ji "přepíše" za vás. K tomu slouží funkce "Vytěžování faktur".
Pozn.: Originál faktury odeslaný k vytěžení se k vytěžené faktuře v rámci vytěžení přiloží jako příloha (v záložce Soubory v detailu dané faktury).
📺 Instrukce k funkčnosti najdete zde: Jak na vytěžování faktur 📺
💡 Tip: pokud do formuláře pro vytěžování faktur nahrajete PDF, které obsahuje ISDOC nebo jen ISDOC nebo třeba i XML z Pohody či Money S3, systém tyto formáty rozpozná, nepošle je k vytěžení (a nestrhne kredit za vytěžení), ale importuje je přes standardní importní funkci (viz body 1-3 výše).
📧 Zpracování faktur (import či vytežění) zaslaných emailem
Faktury k importu či vytěžení můžete poslat také jako přílohy e-mailem. Jak to funguje? Email s přílohou/přílohami prostě přepošlete na adresu vas-ucet@extract.caflou.com. Část emailové adresy "vas-ucet" nahradíte názvem vašeho účtu takto:
, tedy např. pro účet "Fabrika s.r.o." je www adresa účtu v Caflou app.caflou.cz/fabrika-s-r-o a email pro zpracování faktur bude fabrika-s-r-o@extract.caflou.com.
Systém automaticky rozpozná, zda přílohy zpracuje v rámci běžného importu (formáty XML z Pohody či Money S3, PDF s ISDOC, ISDOC) nebo je pošle k vytěžení (vše ostatní mimo formátů formáty XML z Pohody či Money S3, PDF s ISDOC, ISDOC).
🔐 E-mailem může zasklat ke zpracování fakturu pouze takový uživatel účtu, který má speciální právo "Doklady" a zároveň právo "psát" na nezařazené soubory. Caflou ověří takového uživatele podle e-mailu (e-mail odesílatele požadavku se shoduje s emailem některého z uživatelů účtu, e-mail zároveň nesmí být alias).