Jméno: Petr Žalský
Pozice: jednatel a spolumajitel
Název firmy: STATIKON Solutions s.r.o.
Www: statikon.cz
Obor: statická projekční kancelář

Společnost Statikon Solutions projektuje nosné konstrukce budov – bez jejich výpočtů a výkresů by nestály domy, haly ani hotely. Firmě s 25 lidmi prochází rukama více než 80 aktivních zakázek najednou.

Nabídku na projekt libovolné velikosti, i za několik milionů, dnes v Caflou vystaví za jednu až pět minut. Cesta k tomu vedla přes přetížený Excel a systém, který jeho tvůrci přestali rozvíjet.

Kdo jsou Statikon Solutions?

Pražská statická projekční kancelář Statikon Solutions funguje od roku 2010. Zkušenosti s používáním Caflou s námi sdílel její jednatel a spolumajitel Petr Žalský.

  • Velikost týmu: 25–30 lidí, z nichž zhruba 15 tvoří výkonní statici a projektanti
  • Objem zakázek: ~80 aktivních projektů souběžně, ~100 rozpracovaných nabídek
  • Typický klient: architekti, projektanti, developeři i stavební firmy napříč ČR

Hlava, Excel, jiný systém… a nakonec Caflou

Firma prošla třemi etapami řízení. Začínala koordinací v hlavě zakladatele. Pak přišel Excel sdílený na serveru se všemi informacemi o projektech včetně výkazů práce pro celý tým. Signál, že nestačí, byl prostý: soubor narostl na několik megabajtů a otevíral se stále pomaleji.

Krokem vpřed byl přechod na systém IZIO, ve kterém firma fungovala pět let. Pak se však začaly objevovat varovné signály:

  • opravy chyb se táhly,
  • podpora odpovídala pomaleji, až skoro vůbec,
  • vývoj systému se zastavil.

Jednatel Petr Žalský situaci sledoval a začal hledat náhradu dřív, než by bylo pozdě. Výběr proběhl důkladně – paralelně testoval tři systémy s reálnými daty a testovacími uživateli po dobu několika měsíců.

Klíčová kritéria při výběru systému:

  • spolehlivost pro každodenní provoz (systém používá celý tým každý den),
  • co nejmenší ztráta dat při přechodu,
  • jistota, že za systémem stojí firma, která ho bude dál rozvíjet.

Caflou znal pan Žalský z dřívějška a při testování splnilo požadavky, na kterých firmě záleželo nejvíc. Nyní ho používají přibližně 2 roky.

Tým si na nový systém zvykl v řádu dnů. Ve srovnání s Excelem odhaduje úsporu na vysoké desítky, možná stovky hodin na firmu měsíčně.

Caflou funguje jako mozek firmy

Pan Žalský popisuje Caflou jako „mozek nebo operační systém firmy“. Celý životní cyklus zakázky – od první poptávky po zaplacení faktury – probíhá na jednom místě.

  1. Nová poptávka se rovnou zakládá jako projekt a přiřadí klientovi.
  2. Díky připraveným šablonám je nabídka hotová za jednu až pět minut, ať jde o zakázku za deset tisíc nebo za milion.
  3. Po potvrzení se zakázka rozbije na úkoly s milníky, kolegům chodí notifikace o blížících se termínech.
  4. Předávací protokoly a důležité e-maily tým ukládá přímo do zakázky.
  5. Faktury vystavují v Caflou, které pak hlídá splatnosti a posílá upomínky.
  6. Po dokončení zakázky přichází zpětná analýza: odpracované hodiny, náklady subdodávek, výsledná ekonomika.

„Průběžně vidíme, kde jsme na tom dobře, kde špatně, kde potřebuju na klienta zatlačit, a kde naopak vůbec nepotřebuju a dám slevu na konci,“ popisuje Žalský.

Přístupy do systému nastavují podle role. Projektanti vidí jen své úkoly, projektoví manažeři přehled nad svými projekty, vedení vše.

Využívají také automatizace pro usnadnění práce, například:

  • Uzavření zakázky automaticky zavře přiřazené úkoly.
  • Výkazy práce se dvoukrokovým automatem druhý den promítnou do financí.
  • Přijaté faktury vytěžují přímo do Caflou, takže výdajová i příjmová strana zakázek běží paralelně na jednom místě.

Mějte svou firmu taky pod kontrolou

Statikon Solutions má v Caflou přehled nad zakázkami, kapacitami týmu i ekonomikou projektů – a celý tým se na něj může spolehnout. Jestli hledáte systém, který by dělal totéž pro vaši firmu, podívejte se, co Caflou umí. Vyzkoušet ho můžete zdarma.
 

<< Zpět ke všem Případovým studiím