Jméno: Michal Uhlíř
Pozice: jednatel
Název firmy: coalsoft s.r.o., coalios s.r.o.
Www: coalsoft.cz, coalios.cz
Obor: vývoj a implementace podnikových systémů, AI poradenství

Moderní technologie pod jednou střechou – to je coal family. Zatímco coalsoft se zaměřuje na vývoj a integrace cloudových SAP systémů a AI řešení, coalios je partnerem pro implementaci Heliosu u obchodních firem a e-shopů.

  • Velikost týmu: ~40 uživatelů v Caflou
  • Počet faktur: ~60–100 měsíčně
  • Typický klient: korporáty a jejich partneři (SAP), menší a střední firmy na českém trhu (Helios)

Postupně vyrostli z několika lidí na čtyřicetičlenný tým a od jednoduchého vykazování se posunuli k pokročilému projektovému řízení. Chod firmy mají pod kontrolou díky Caflou, ve kterém fungují téměř od začátku coalsoftu, tedy přes 6 let.

Od Excelů k systému, který roste s firmou

Michal Uhlíř zakládal coalsoft jako freelancer. Na začátku mu stačil Excel, přesněji soustava propojených Excelů. Problémy sice nebyly, ale když začal své podnikání vnímat jako firmu s týmem a ambicí delegovat, tak potřeboval systém, který ho v tom podpoří.

Výběr proběhl bez schůzek s obchodníky. Caflou si zaregistroval a rovnou začal pracovat. Onboarding zvládl sám díky vzdělávacímu centru. „Tenkrát tam bylo 20–30 článků, teďka jich je násobně víc, ale ty články byly pěkně tématicky o tom, co bych v systému řešil,“ popisuje Uhlíř. Když se po týdnu ozval obchodník z jiného nástroje, bylo dávno rozhodnuto.

Jak coalsoft a coalios používají Caflou?

Život zakázky začíná v CRM sekci, kde tým eviduje kontakty, jednání i termíny. Z jednoho místa odchází nabídka přizpůsobená firemnímu brandingu a po jejím potvrzení vzniká projekt.

Projekty probíhají různě:

  • Konzultanti potřebují hlavně vědět, kde jsou alokováni a kolik času čerpají z prodaného objemu.
  • Vývojáři pracují s kanban nástěnkou a mají na projektech desítky úkolů s termíny. 
  • Projekťáci mají každý den otevřené přehledy vytížení týmu.

Fakturace zakázek, které účtují podle odpracovaných hodin, funguje takto:

  1. Projektový manažer označí změřené časy na projektu.
  2. Jedním klikem vytvoří výkaz automaticky vynásobený prodanou sazbou.
  3. Z výkazu vznikne příjem, z příjmu faktura.

„Nedochází tam k chybovosti, která vznikala, když jsem to z Excelu přeťukával do fakturačního nástroje,“ komentuje Uhlíř. Za jeden z největších přínosů pro cash flow považuje upomínky faktur: „Když vám ta upomínka přijde třikrát, tak si pak dáte pozor a zaplatíte ne dva dny po splatnosti, ale dva dny předem.“

Nad tímto základem si coal family postavila další nadstavby:

  • Export do účetního systému obohatili o vlastní atributy projektů (středisko, zákazník). Jednoduchý skript je při exportu automaticky dopáruje.
  • Přes API si propojili vlastní nástroj pro vykazování a staví AI reporting nad daty z Caflou, kde sledují výdělečnost projektů i disciplínu týmu při vykazování.

Co by dnes udělali jinak?

K jednomu tématu se v rozhovoru opakovaně vracíme: interní ambasador systému.

Pan Uhlíř doporučuje stanovit člověka, který sleduje novinky, testuje je a umí je prodat do týmu, aby firma využila možnosti systému na maximum. Majitel zpravidla nemá prostor se tomu dlouhodobě věnovat.

Mějte svou firmu taky pod kontrolou

Obě firmy v Caflou řídí zakázky, obchod, kapacity týmu i ekonomiku projektů – a celý tým se na něj může spolehnout. Pokud hledáte nástroj, který zvládne růst s vaší firmou, podívejte se, co Caflou umí. Vyzkoušet ho můžete zdarma.
 

<< Zpět ke všem Případovým studiím