|
Jméno: Dušan Müller |
|
Společnost X Consulting podniká bezmála 8 let v oblasti IT infrastruktury. Navrhuje, staví a zabezpečuje datové a komunikační sítě pro velké zákazníky ze státní i komerční sféry.
- Velikost týmu: zhruba 35 lidí, všichni pracují v Caflou
- Rozsah zakázek: velké projekty pro zákazníky s tisíci uživateli v síti
- Typický klient: banky z první pětky, ministerstva i komerční firmy
Zakázky na začátku evidovali v excelové tabulce, která jim ale vystačila sotva pár měsíců. Dnes X Consulting řídí chod firmy kompletně v Caflou od obchodních příležitostí až po finance. Celou jejich cestu popsal jednatel Dušan Müller v rozhovoru:
Z tabulky k systému, který se dívá dopředu
Na začátku firma řídila projekty v Excelu. Měli jednu velkou tabulku, kde každý list znamenal jeden projekt a na zvláštním listu se sčítaly celkové výsledky. Tento stav jim vydržel jen několik měsíců, protože data už se pak do tabulky nevešla.
Při hledání náhrady šlo X Consulting hlavně o finanční řízení a plánování. Opakovaně naráželi na jedno slovo: cash flow. Účetnictví jim dávalo zpětný pohled, ale pro svůj růst potřebovali vidět dopředu. Například jestli za měsíc, za dva, za tři budou mít na mzdy, kanceláře a faktury od dodavatelů.
Hned si řekli, že nechtějí provozovat interní IT, a tak hledali software jako službu.
Prozkoumali několik systémů, české i zahraniční. Caflou si vyzkoušeli v testovacím prostředí, kam přenesli data z předchozích měsíců i výhled dopředu. Když si ověřili, že jim systém procesně sedí a opravdu pomůže s finančním řízením, tak padlo finální rozhodnutí. Dnes ho používají už 7 let.
Celý život zakázky na jednom místě
Všechno začíná u kontaktů. V Caflou drží X Consulting evidenci zákazníků i dodavatelů a odtud je rovnou oslovuje, třeba s pozvánkami na akce nebo jiným cíleným mailingem.
Každá zakázka je projektem v Caflou a prochází čtyřmi fázemi:
- Příležitost. Obchodní tým zachytí poptávku a postupně ji kvalifikuje.
- Nabídka. Jakmile dává smysl do zakázky investovat, spustí se obchodní aktivity a tvorba nabídky. Všechno evidují hned od začátku.
- Rozpad na úkoly. Po podpisu k projektu doplní plánované příjmy a výdaje, sestaví tým a zakázku rozpadnou na úkoly podle fází – od návrhu po podporu.
- Realizace. U projektů průběžně hlídají tři věci: termíny, náklady a kvalitu.
Náklady sledují hlavně přes odvedenou práci lidí. Přehledy vytížení týmu ukazují, jak byli konzultanti vytížení v minulém týdnu i měsíci. Díky plánování úkolů firma ví, kolik kapacity jí ještě zbývá, a podle toho se rozhoduje, jestli může přijmout další zakázku.
Aby data seděla, nastavili si interní pravidlo: všichni konzultanti si vykáží čas za uplynulý týden nejpozději do pondělního večera.
Agendu fakturace převedli od externí účetní do Caflou a sami teď faktury vydávají i přijímají, hlídají splatnosti a posílají upomínky. Účetní firma doklady jen zpracovává. Paušální platby řeší přes opakované příjmy a výdaje, což šetří čas a brání chybám.
„Hlavním přínosem je pro nás mít data na jednom místě, provázaná napříč všemi agendami, a že si můžeme být jistí jejich kvalitou a čistotou,“ shrnuje Müller. Caflou proto označuje za „mission critical“ systém. Kdyby o něj firma přišla, byl by to vážný problém.
K automatizacím zatím X Consulting přistupuje opatrně.
- Rozjeli první automatický proces, který hlídá expiraci předplatných, aby klientům mohli včas nabídnout prodloužení.
- Testují také vytěžování faktur s Caflou AI a digitální podpisy Caflou Sign. Obojí brzy zařadí do běžného provozu.
Získejte kontrolu nad zakázkami i ekonomikou firmy
X Consulting má v Caflou přehled o zakázkách, kapacitách týmu i financích a celá firma se na něj spoléhá každý den. Jestli chcete totéž pro svou firmu, podívejte se, co Caflou umí. Vyzkoušet ho můžete zdarma.