Nahlédněte pod pokličku řízení malých českých stavebních firem, architektonických studií a projekčních kanceláří. Majitelé a majitelky 40 zavedených společností prozradili, jak řídí své podnikání: od nástrojů a automatizací přes finance až po to, co má kdo na starosti.

Průzkum potvrdil solidní základy, ale ukázal i slepá místa a prostor ke zlepšení. Řízení stojí z velké části na tabulkách. 65 % přenáší data mezi používanými nástroji a systémy ručně nebo vůbec. Všichni sledují cash flow, ale 35 % jen odhaduje ziskovost zakázek a 4 z 10 neví, kolik času jejich lidem zabere která práce.

Zjistěte, jaké nástroje používají stavební firmy pro interní řízení, v čem se jim daří a kde leží největší příležitosti, díky kterým mohou lépe obstát vůči konkurenci.

✔️ Data přináší Caflou – český manažerský systém, kde na jednom místě řídíte projekty, finance i výkon firmy 100% digitálně a s AI funkcemi. Podívejte se, co všechno umí.

👥 Dotazník vyplnili majitelé a majitelky menších firem z oborů pokrývajících celý stavební řetězec. 78 % z nich má tým do 20 lidí, 93 % existuje déle než 4 roky a nejvýdělečnější třetina dosahuje obratu přes 50 milionů Kč ročně. Průzkum necílil na uživatele Caflou.

Co se v článku dozvíte?

Nástroje: Excel jako svatý grál pro projekty, finance i obchod

Řízení zakázek, finance, obchod, úložiště, e-maily – v některých oblastech má obor jasného oblíbence, jinde se každý rozhoduje jinak. Průměrné náklady na software pro řízení firmy u 35 % respondentů přesahují 10 000 Kč měsíčně, ostatní platí méně. 

Firemní systém a projektové řízení

Stavaři, architekti a projektanti realizují nákladné a rozsáhlé zakázky, které se táhnou měsíce i roky. Nástroje, kterými je řídí, ale této složitosti mnohdy neodpovídají.

Třetina firem řídí projekty v Excelu nebo Google Sheets a 1 z 10 dokonce nemá žádný systém. 8 % využívá vlastní řešení. Zbývající firmy pracují s různými systémy – průzkum jich zachytil přes dvacet, víc než jednou se opakovaly pouze Caflou, Easy Project a Notion.

Když už firma využívá projektový systém, stává se páteří provozu. Často tedy slouží nejen k řízení projektů a spolupráci v týmu, ale zároveň pokrývá i další agendy, což je užitečné pro celkový přehled i propojení dat a informací. 42,5 % firem se však o tuto výhodu připravuje, protože při řízení projektů spoléhají jen na tabulky nebo systém vůbec nemají.

💡 Pokud systém ještě nemáte nebo uvažujete o změně, berte při rozhodování v potaz víc než cenu a funkce. Průvodce výběrem systému pro řízení malé firmy vám prozradí, na co se zaměřit.

Nástroje pro operativu a podpůrné procesy

Co se týká řízení financí, projektový systém zajišťuje finanční přehled jen u 28 % firem. Stejný díl si ukrojily opět tabulky a 23 % řídí finance pomocí reportů z účetnictví.

Faktury posílá 58 % firem přes účetní software, dalších 20 % z projektového systému.

CRM systém 20 % firem vůbec nepoužívá a 15 % řídí obchod v tabulkách. V oboru, kde jeden nový klient nebo zakázka může přinést i miliony, to bohužel znamená riziko promarněné příležitosti třeba jen proto, že někdo něco přehlédl nebo zapomněl odpovědět.

Situace u úložiště a e-mailů je jednoznačná: stavebnictví jede převážně na Microsoftu. 

  • Outlook používá 48 % firem, OneDrive nebo SharePoint přes 40 %.
  • Následují webhostingové e-maily (25 %) a až po nich ekosystém Google (20 % Workspace, 13 % Gmail), který například u marketingových agentur jasně vedl.

Pro operativní komunikaci v týmu paradoxně jen čtvrtina firem používá Microsoft Teams. Prim hrají aplikace jako WhatsApp, Messenger nebo Signal, pro které hlasovalo 38 % respondentů. Jsou jednoduché a po ruce, v praxi ale jejich použití občas skřípe – rozhodnutí a informace se snadno ztratí v chaosu zpráv a nové kolegy hůř zapojíte do kontextu. Navíc lidé musí nástroje pro soukromé účely otevírat i kvůli práci a ne každý vítá, když se mu povinnosti pletou mezi chat s rodinou či přáteli.

Automatizace a AI: nevyužitá odpověď na nedostatek lidí

Z průzkumu vyplývá, že průměrná stavební firma pracuje s několika systémy a tabulkami. Nabízí se proto otázka, co se stane, když potřebuje data propojit, třeba jen pro fakturaci nebo reporting.

Přenos dat mezi systémy 65 % firem vůbec neřeší nebo je přepisují ručně. To je ztráta času, zdroj chyb a důvod, proč informace na různých místech nesedí. Jen 10 % sahá po nástrojích pro automatizaci.

Když se podíváme na automatizace obecně, nejčastěji je firmy řeší prostřednictvím funkcí zabudovaných přímo v nástrojích, které už používají (37,5 %). Necelá čtvrtina automatizuje vlastními skripty nebo s pomocí dodavatele. 42,5 % stavebních firem ale automatizace vůbec nevyužívá.

Běžící automatizace stavařům usnadňují hlavně fakturaci a platby (45 %) a obchod nebo CRM (35 %). Projektové řízení automatizuje necelá třetina, finanční řízení pětina.

Nábor a onboarding jsou automatizací téměř nedotčené.

Motivaci k automatizacím přitom firmy mají – v otevřené otázce na to, co majitele nejvíc limituje, nejčastěji zaznělo málo lidí. Automatizace samozřejmě nenahradí projektanta ani stavbyvedoucího, ale rozhodně jim mohou zjednodušit administrativní a koordinační práci, a tím uvolnit kapacitu pro důležitější úkoly.

Umělá inteligence je na podobné startovní čáře jako automatizace.

  • 35 % firem nevyužívá AI pro interní řízení.
  • Ostatním pomáhá zejména v komunikaci s klienty a obchodě (nejspíš jde o psaní e-mailů či nabídek).
  • Finanční plánování nebo analýza dat s AI zatím zůstávají stranou.

Celkově jsou automatizace a AI ve stavebním sektoru zatím nepříliš využitá zbraň. Žádná ze 40 firem si však nemyslí, že moderní technologie nejsou pro ni. 42,5 % jim plánuje věnovat víc úsilí a 27,5 % je zatím moc neřešilo, ale chce prozkoumat možnosti. Chuť tu tedy je, ale spíš chybí čas, fokus a první krok.

🤖 Automatizace nemusí začínat složitými systémy. Přečtěte si, jak začít automatizovat v malé firmě prakticky a bez programování.

Finance: pro lepší řízení chybí data o ziskovosti a výkonu

Zakázky ve stavebnictví trvají měsíce i roky, peníze přichází postupně a přitom je třeba platit tým a subdodavatele. Cash flow tady není jen číslo v tabulce, ale otázka přežití – snad proto ho sledují prakticky všichni. 4 z 10 firem ale zatím neplánují budoucí cash flow, dívají se jen na aktuální stav a minulost.

Platební morálka klientů ve stavebnictví je překvapivě dobrá. 85 % firem uvádí, že nemají problém se zpožděnými platbami, nebo jen výjimečně (párkrát za rok).

Systém pro měření ziskovosti zakázek má 58 % podnikatelů, ale dalších 35 % pracuje jen s hrubou představou a 7 % zná pouze vyfakturované částky. K tomu 38 % firem neměří odpracované hodiny, takže netuší, kam mizí kapacity jejich lidí.

Když nemáte přehled o čase a nákladech, jen těžko spočítáte zisk a nevíte, jestli se projekt prodražil a proč. U další zakázky tak riskujete stejnou chybu.

💰 Ziskovost zakázky se odvíjí od odhadu pracnosti a nákladů ještě před podpisem smlouvy. Přečtěte si, jak řídit náklady a rozpočet na projektech.

Procesy: bez dokumentace se stavaři neobejdou

Procesy ve stavebních firmách existují, ale ne vždy jsou zachycené mimo hlavy lidí.

  • 38 % firem má sepsané procesy a pravidelně je reviduje. Dalších 38 % je vytváří za pochodu a 18 % má základní rámec. U 8 % zcela chybí procesní základ.
  • Šablony a postupy práce používá 87 % firem, ale pouze čtvrtina je má pro většinu běžných situací. Ostatní pracují se šablonami jen pro hlavní opakující se úkoly.

Tento model funguje, dokud je tým malý a každý ví, jak se věci dělají. Problém nastává ve chvíli, kdy firma roste a rozšiřuje tým nebo odejde klíčový zaměstnanec. Chybějící dokumentace se pak projeví v náročnějším onboardingu a nekonzistentní práci.

Role: chod firmy mají pod palcem majitelé

Menší stavební firmy fungují podobně jako řada jiných podniků: centrálně kolem majitele.

  • Majitelé mají nejčastěji na starosti hlavní agendu chodu firmy: finanční řízení, obchod a nastavení procesů a organizaci práce.
  • Na tým delegují zejména fakturaci, komunikaci s klienty a projektové řízení.
  • Účetnictví je jediná oblast, kterou ve většině případů řeší externí dodavatel.

👋 Přemýšlíte, jak si v podnikání uvolnit ruce? Přečtěte si návod, jak delegovat a co si předem připravit nebo jak řídit růst malé firmy.

Vysvědčení: sebevědomí nechybí v obchodě a financích, slabinou je efektivita

Požádali jsme respondenty, aby sami sebe ohodnotili v osmi oblastech řízení jako ve škole.

Subjektivně nejhůře dopadla automatizace a efektivita práce, což odpovídá i ostatním výsledkům průzkumu. Tato jediná oblast překročila průměrnou známku 3. Následuje nábor a procesy.

Na opačném konci stojí obchod a řízení financí s průměrnou známkou 2,3. Firmy se v těchto oblastech cítí silné, nicméně ze zjištění v průzkumu vyplývá, že i tady existuje prostor ke zlepšení.

📄 Chcete vědět, co konkrétně stavební firmy nejvíc trápí a co by poradily nováčkům v oboru? Stáhněte si PDF se shrnutím otevřených odpovědí z průzkumu.

Shrnutí: kde leží nevyužitý potenciál?

Firmy, které se průzkumu zúčastnily, jsou zavedené a roky fungují. Průzkum ukázal, kde některé z nich tlačí bota a co zlepšit, aby se jim dařilo ještě lépe. Inspirovat se mohou i ostatní hráči na trhu, kteří chtějí posílit svou konkurenceschopnost a efektivitu.

  • Kdo zavede a propojí systémy, ušetří čas a získá data pro rozhodování. 40 % stavebních firem nemá nástroj pro řízení projektů a 65 % přepisuje data mezi systémy ručně nebo vůbec. To vede k chybám a nedostatku informací.
  • Kdo šlápne do automatizací, uvolní ruce sobě i týmu. Nedostatek lidí trápí firmy víc než cokoli jiného. Automatizace nenahradí zkušeného stavbyvedoucího, ale administrativní procesy se zrychlí a lidé se mohou věnovat tomu, v čem jsou dobří.
  • Kdo začne měřit čas, zlepší cenotvorbu i ziskovost. 38 % firem dnes neví, kolik hodin jejich lidi tráví na zakázkách a třetina odhaduje ziskovost. Kdo tato čísla začne sledovat, bude lépe řídit marže a může klientům nabídnout přesnější cenu postavenou na datech.
  • Kdo sepíše procesy a návody, nebude muset vše řešit znovu pokaždé, když přijde nový člověk. Dokumentace zkracuje onboarding, snižuje závislost na konkrétních lidech a dává firmě základ pro delegování.

Utečte z pasti tabulek a mějte jistotu, že vyděláváte

Z dat vyplývá, že růst stavební, projekční či architektonické firmy často brzdí roztříštěné nástroje, ruční přepisování a chybějící data. Pokud trávíte hodiny dohledáváním informací nebo pravidelně trnete, jestli se zakázka vyplatila, nejste v tom sami.

Změna však může začít malými kroky – a rozdíl poznáte rychle.

Patří modernizace řízení mezi vaše priority? Pomůže vám Caflou, stejně jako dalším stavebním firmám.

  • V jednom systému propojíte projekty, spolupráci s týmem, finance i obchod.
  • Místo hledání informací ve třech různých aplikacích hned uvidíte, kdo na čem pracuje, jak se vyvíjí cash flow a jestli je projekt ziskový.
  • Zautomatizujete rutinu, usnadníte život sobě i svým lidem a získáte data pro rozhodování.

👉 Vyzkoušejte Caflou zdarma nebo se přijďte podívat na webinář. Rádi vás uvidíme.

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.