Využíváte různé nástroje – včetně tabulek, nástěnek a systémů pro správu souborů – k plánování projektů, řízení členů týmu, alokaci zdrojů a sledování progresu a výkonu projektu? A stává se pro vás řízení projektů nepříjemnou povinností? A klesá produktivita vašeho týmu?
Pokud ano, možná budete muset investovat do softwaru pro řízení projektů. Takový software vám pomůže řídit projekty v průběhu jejich životního cyklu a pomáhá členům týmu spolupracovat k dosažení společných cílů.
V tomto článku se seznámíme se šesti jasnými signály, že project management software je nezbytný pro váš tým. Podívejme se však nejdříve na to, co tyto nástroje vlastně nabízejí.
🎓 Caflou sérii "Jak efektivně řídit projekty" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.
Jak nástroje pro řízení projektů pomáhají řídit projekty?
Nejste si jisti, zda se vyplatí investovat do aplikace pro řízení projektů? Zde je sedm efektivních způsobů, jak takové nástroje pomáhají rostoucím týmům.
1. Centralizované nástěnky
Potřebujete sledovat projekty, na kterých pracuje váš tým a jaký je jejich progres? Manažerské nástěnky vám v tom pomohou. Taková nástěnka poskytuje manažerům přehled o těch nejzásadnějších věcech z ptačí perspektivy, aby mohli snadno přiřazovat členy týmu k projektům, sledovat výkon a progres projektu, identifikovat bariéry a ujistit se, že firemní cíle jsou průběžně plněny.
Na druhé straně členům projektového týmu centralizované nástěnky usnadňují sledovat své úkoly a dodržovat přehled o aktuálních projektech. Váš tým bude trávit méně času hledáním konkrétních informací o projektu a více času prací, která je důležitá.
2. Vylepšená týmová spolupráce
Jednou z hlavních výhod softwaru pro řízení projektů je vylepšení spolupráce v týmu. Nástroj umožňuje týmům organizovat, řídit a sdílet projekty, na kterých pracují, a každý člen týmu je přiřazen k určitým fázím či úkolům projektu. V reálném čase můžete vidět povinnosti a úkoly každého člena týmu.
Členové týmu mohou navíc v rámci projektu sdílet komentáře nebo poznámky, aby se podělili o své postřehy, žádali vysvětlení nebo informovali o svém progresu. Software také umožňuje vašemu týmu komunikovat, sledovat nevyřešené úkoly, sdílet dokumenty, snadno si vyměňovat data a hodnotit harmonogramy.
Díky software pro řízení projektů je spolupráce nejen snadná, ale také transparentní.
3. Řízení úkolů
Podívejme se na to, jak může např. marketingová agentura řídit úkoly. Některé úkoly mohou zahrnovat „onboarding“ klienta , vypracování marketingové strategie nebo plánování kampaně pro sociální média či měsíční správu PPC. Každý úkol je důležitý a je klíčové zajistit, aby členové týmu znali své povinnosti a harmonogram plnění, případně i naléhavost daných úkolů.
Funkce řízení a plánování úkolů v rámci aplikace pro řízení projektů jsou v tomto případě nesmírně cenné. Můžete přidělovat členům týmu povinnosti a kontrolovat jejich postup; automatizace může zároveň zrychlit mezi procesy a dokonce i zadávat úkoly na základě nastavených pravidel.
4. Řízení týmu
Jako projektový manažer musíte zadávat úkoly podle dovedností a expertízy členů svého týmu. V řízení týmu však spočívá mnohem víc – a project management software vám v tom podá pomocnou ruku. PM software vám umožní:
- Sledovat progres všech členů týmu.
- Monitorovat jejich dostupnost.
- Poskytnout členům týmu možnost začínat a končit úkoly bez vašeho zapojení.
Manažeři mohou také pomocí PM systému přiřazovat členy týmu k projektům, nechávat jim vzkazy nebo dokonce vést hovory 1 na 1 (i když ne všechny PM nástroje jsou vybaveny touto funkcí).
5. Ekonomika a finanční řízení projektu
Překročil váš projekt meze rozpočtu? Blížíte se překročení alokovaného rozpočtu? Nebo výdaje a příjmy projektu nejsou synchronizovány? Systémy pro řízení projektů vám pomohou sledovat projektové finance, rozpočty, plánovat příjmy a výdaje v čase a vyhnout se potenciálně nákladným chybám.
Navíc můžete využít údaje o finančním zdraví projektu k lepšímu plánování budoucích projektů. Nejste si jisti, kolik byste měli vyčlenit z rozpočtu na nový projekt? Vycházejte z předchozího projektu, který je mu nejvíce podobný.
Úspěch vašeho projektu záleží na dodržení rozpočtu nebo zdravého cash flow projektu. Z tohoto důvodu jsou prvky pro ekonomiku projektu klíčové.
6. Plánování opakujících se činností
Má váš projekt opakující se úkoly, které se musí provádět ve stanovených intervalech? Pokud ano, tak automatické plánování vám pomůže tyto procesy automatizovat a zajistit, aby se nezpozdily. Jaký je nejjednodušší příklad? Fakturace klientům.
Fakturace klientům se většinou provádí v určitém opakujícím se intervalu – například vždy jednou na konci či začátku měsíce. Využitím softwaru pro řízení projektů k automatizaci fakturace klientům zajistíte, že vaše firma dostane zaplaceno včas a na faktury se nezapomene.
Další příklad? Týdenní reporting, příprava na pravidelnou schůzku s klientem atd.
7. Audity a reporting
Audity stávajících projektů jsou nezbytné pro identifikaci úspěchů, selhání a oblastí, které by se daly vylepšit. Naštěstí je většina PM nástrojů stavěna tak, aby podporovala audity – analytické funkce vám umožňují sledovat výkonnost (jako je např. ziskovost projektu) a pomohou hodnotit projekty.
Některé PM nástroje vám dokonce umožňují generovat reporty (i automaticky), které jsou ideální pro sdílení s vedením firmy nebo přímo vašimi klienty.
6 signálů, že potřebujete software pro řízení projektů
Je čas investovat do nástroje pro řízení projektů? Zde je šest zřetelných signálů, na které je třeba si dát pozor.
1. Užíváte několik odlišných nástrojů ke spolupráci na projektech.
Slack pro zasílání zpráv, Zoom pro mítinky, Google Drive pro sdílení dokumentů a tabulek, Toggl ke sledování času – má to vůbec konce?
Používání více nástrojů pro spolupráci na jednom projektu je samo o sobě dost obtížné, ale když začnete růst a řídit více projektů současně, management portfolia projektů se stává noční můrou.
Pokud zjistíte, že při řízení projektů neustále přepínáte mezi několika aplikacemi, je nejvyšší čas zvážit investici do konsolidovaného systému pro řízení projektů. PM nástroje centralizují řízení projektů i komunikaci díky tomu, že nabízejí celou sadu funkcí v jedné aplikaci.
2. Máte business case
Je důležité odolat nutkání investovat do nástroje pro řízení projektů jen proto, abyste ho měli. Stejně jako v případě koupě jakéhokoli jiného softwaru byste měli investovat pouze v případě, že máte k tomu legitimní podnikatelské důvody.
Tím se nejen vyhnete plýtvání zdrojů, ale vyberete si také ten správný nástroj. Když se objeví oprávněný business case, projektoví manažeři mohou posoudit jejich potřeby a vybrat si software, který jim nejlépe vyhoví.
V jiném případě může dojít k tomu, že při výběru z desítek vhodných softwarů pro řízení projektů si zvolíte produkt, který nebude uspokojovat vaše budoucí potřeby.
Počkejte si na opodstatněnou firemní potřebu, analyzujte ji a pak investujte s jistotou . Berte však ohled i na budoucnost, abyste se ujistili, že za rok nebo dva nebudete muset nástroj znovu měnit, protože ten, který jste si vybrali, není dostatečně silný.
3. Členové týmu mají problém spolupracovat
Když členové týmu nedokážou efektivně spolupracovat, porostou frustrace a klesne produktivita. Koordinace činností je obtížná, zejména pokud členové týmu pracují na projektech v různých fázích.
Pokud členové vašeho týmu mají problém věci koordinovat, nastal čas zvážit systém pro řízení projektů. PM nástroje pomohou nastolit řád tím, že poskytnou vhodné workflow, přidělí odpovědnosti a sledují přínosy členů týmu a progres.
4. Chybí jasná zodpovědnost
Kdo je odpovědný za to, že cíle nejsou splněny nebo určité úkoly jsou zanedbány?
Řízení projektových povinností se stává nepřehlednou zejména v případě, když se na každém úkolu v projektu podílí několik členů týmu naráz. Členové týmu mohou mít zmatek ve svých povinnostech, což vede k zanedbávání úkolů a nedosaženým cílům.
Potýká se váš tým s těmito problémy při firemním růstu? Pokud ano, zvažte pomoc svým manažerům pořízením vhodného nástroje pro řízení projektů. Software jim umožní snadno zadávat úkoly, stanovovat termíny a kontrolovat progres každého člena týmu.
Členové týmu mohou navíc sledovat své vlastní povinnosti, výkon a progres. A jaký je výsledek? Větší přehlednost a smysl pro vlastní odpovědnost.
5. Potřebujete větší transparentnost a lepší reporting
Opozdil se váš projekt? Dodal váš tým klientovi polovičatý výstup? Stěžoval si klient, že nebyly splněny jeho požadavky?
Pokud jste se ocitli v některé z těchto nebo podobných situací, nejprve vás bude zajímat proč – proč váš tým v těchto oblastech selhal?
Bohužel může být velmi obtížné auditovat projekt a identifikovat hlavní příčinu selhání. Nebyli si členové týmu jisti svými povinnostmi a odpovědnostmi? Nebyly požadavky klienta komunikovány všem? Existovala bariéra, které si vedoucí týmu nebyl vědom?
Software pro řízení projektů vám pomůže zavést transparentnost do vašich aktivit tím, že definuje pracovní postupy a odpovědnosti a poskytne vám přehledy o specifikách každého projektu. Dodává se také s vestavěnými funkcemi pro sledování progresu a reporting, což pomáhá vedoucím týmů udržet si přehled o aktivitách a pečlivě prozkoumat případné neúspěchy.
6. Jste připraveni zvětšit svoji firmu
Pokud se chystáte svoji firmu rozšířit, je velmi důležité zvážit systém pro řízení projektů. Škálování podnikových činností bez definovaných systémů a struktur je obtížné – někteří by dokonce tvrdili, že je to přímo nemožné.
Malé týmy mohou dělat jak malé, tak i velké chyby. Když se váš provoz rozroste, malé chyby se sčítají a vedou k větším problémům. Neefektivita, nepřesnosti a omyly se bohužel stupňují stejným způsobem jako vaše úspěchy.
Proto je třeba zvážit užití nástroje pro řízení projektů nebo řízení celé firmy. Tyto aplikace dodají vašemu týmu strukturu, řád a odpovědnost. Navíc umožňují týmům auditovat své projekty a identifikovat příčiny chyb.
Měli byste jít ještě nad rámec softwaru pro řízení projektů?
Programy pro řízení projektů jsou vynikající a postačují pro mnoho podnikatelských potřeb. Nepotřebujete však více?
Pokud potřebujete pokrýt procesy nad rámec řízení projektů a vyžadujete další funkce – jako jsou přehledy zaměřené na zákazníka, funkce řízení vztahů se zákazníky (CRM), automatizace a řízení workflow nebo řízení financí, rozpočtů a cash flow a fakturace – pak je lepší si zvolit kompletnější systém pro řízení firmy.
Software pro řízení firmy, např. jako je Caflou, nabízí více než jen funkce pro řízení projektů. Takové nástroje vám také pomohou:
1. Řídit firemní i projektové finance na jednom místě
Potřebujete ucelené finanční vyhodnocení svého projektu? Caflou posouvá firemní i projektovou ekonomiku na další úroveň tím, že:
- Vytvoří report ys uceleným přehledem o finančním zdraví vaší firmy.
- Pomůže vám sledovat a řídit cash flow a rozpočty, abyste vždy věděli, kteří klienti, projekty a činnosti přinášejí peníze nebo jsou naopak ztrátové.
- Sleduje, kam odcházejí vaše peníze – kde se vlastně utrácejí?
Caflou vás přenese nad rámec řízení projektů a umožní vám řídit hybnou sílu vaší firmy – cash flow.
2. Vytvoření jediného zdroje pravdy
Funkce řízení projektů Caflou centralizují vaše interní činnosti, a zároveň CRM funkce integrují aktivity směrem k zákazníkům . Jaký je výsledek? Jeden jediný zdroj pravdy pro sledování a monitorování vašich obchodních procesů, financí, cash flow a růstu.
3. Zefektivněte procesy a workflow
Ačkoliv mnoho nástrojů pro řízení projektů nabízí jednoduché automatizace, neposkytují tu nejpodstatnější funkci – automatizaci workflow. Nástroje pro řízení obchodních procesů, jako je Caflou, vám umožňují mapovat a automatizovat firemní procesy, odstraňovat opakující se úkoly a vylepšit produktivitu týmu.
Caflou vám umožňuje automatizovat opakující se úkoly vytvářením vlastních automatizovaných workflow, jako např. automatické vytváření úkolů nebo projektů ze šablon, změna statusů úkolů, přerozdělování odpovědností nebo odesílání follow-up e-mailů. Můžete také nastavit automatická upozornění nebo vytvořit schvalovací proces (např. pro schvalování faktur). A pokud potřebujete automatizovat pokročilejší procesy, Caflou lze integrovat s aplikací Make (dříve Integromat) nebo poskytuje vlastní otevřené API.
Jste už připraveni rozvíjet své podnikání pomocí organizovaných pracovních postupů, přehledného řízení projektů a spolehlivých automatizací? Začněte s Caflou zdarma ještě dnes.