Řízení malé firmy je náročný úkol, ať už se na to díváte z jakéhokoli pohledu. Konkurence je tvrdá, marže tenké a byrokracie náročná. Ke všemu je těžké najít loajální zákazníky, a ještě těžší si je udržet.
Abyste mohli konkurovat, je velmi důležité zvolit správný přístup k řízení a vyhnout se sedmi (mnohdy smrtelným) hříchům, kterých se malé firmy obvykle dopouštějí. Pojďme se ponořit do nejčastějších chyb a účinných způsobů, jak se jim vyhnout.
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
1. Neplánujete své podnikání
Podnikatelský plán je to, co vám pomůže stanovit krátkodobé a dlouhodobé cíle, a sledovat váš pokrok. Podnikatelský plán je prvních 15 % rozvoje podnikání a zajistí, že dalších 85 % půjde hladce.
Problém: Méně než třetina začínajících malých firem má podnikatelský plán a jeho absence nebo neúčinnost je označována za jeden ze tří hlavních důvodů neúspěchu.
Absence podnikatelského plánu nebo jeho neefektivita patří mezi hlavní důvody neúspěchu malého podnikání
Zdroj
Řešení: Strategický a realistický podnikatelský plán stanoví vaše hlavní činnosti a cíle. Je třeba nastínit dosažitelné cíle vašeho byznysu, způsob, jakým jich můžete dosáhnout, a jaké potenciální problémy vás mohou potkat spolu s jejich možnými řešeními. Pro vaše provozní účely nemusí být podnikatelský plán podrobný. Měl by být průběžnou prací, která se pravidelně aktualizuje.
2. Nemáte definovány své obchodní procesy
Obchodní proces lze definovat jako činnost nebo soubor činností zaměřených na dosažení určitého cíle společnosti. Byznys procesy by měly být konkrétní a jasně zmapované, s účelnými cíli a konzistentními výsledky. Dobře definované procesy přinášejí řadu výhod, např:
- Vyšší efektivita
- Zlepšení komunikace mezi lidmi a odděleními ve vaší organizaci
- Identifikace klíčových úkolů potřebných k dosažení vašich cílů
- Zavedení standardizovaných postupů a zamezení potenciálnímu chaosu v každodenních činnostech
- Přehlednost a viditelnost aktuálního stavu procesů
Problém: Neschopnost efektivně definovat firemní procesy zhoršuje odpovědnost, ziskovost a transparentnost firemních operací na všech úrovních.
Řešení: Zavedení správné technologie vám pomůže jasně definovat a uspořádat obchodní procesy ve vaší společnosti. Vezměte na vědomí, že nemusíte nutně přijmout extrémně sofistikovaný a komplikovaný systém, abyste měli procesy dobře definované a organizované. Můžete využít nástroje, které jsou vybaveny šablonami, strukturami, checklisty nebo dokonce automatizací procesů.
3. Nevyužíváte plně výhod automatizace
Automatizace je jedním z převládajících trendů v malém podnikání a přináší řadu výhod pro firmy všech velikostí – od odbourání nudných opakujících se úkolů až po zajištění konzistentních a včasných výsledků. Využívání výhod automatizovaných procesů již dávno není výsadou pouze velkých korporací.
Problém: Čtyři z deseti zaměstnanců malých firem si myslí, že mohou být v práci mnohem efektivnější a produktivnější, a devět z deseti uvádí, že denně vykonávají opakující se, časově náročné úkoly. Volba manuálních operací má negativní dopad na kvalitu a kvantitu práce vykonávané ve vaší firmě.
Řešení: Automatizujte své operace. Zavedení specializovaného systému vám umožní automatizovat různé procesy a úkoly nastavením podmínek, které spustí určitou akci ze strany platformy. Můžete například nastavit systém tak, aby sledoval stav úkolu a při jeho změně software automaticky úkol přeřadil, změnil jeho prioritu, zaslal oznámení a provedl jakékoli předem stanovené akce bez vaší účasti.
Tím se zbavíte nutnosti neustále sledovat postup prací na projektu či zakázce, urychlíte a zefektivníte operace a pomůžete eliminovat chyby a zpoždění. Kromě toho můžete investovat svůj čas do činností, které jsou hnacím motorem vašeho podnikání, místo abyste řešili čistě mechanické aspekty každodenního provozu.
4. Neřídíte cash flow proaktivně
Cash flow "měří" množství peněžních prostředků, které do vaší společnosti v daném období přitékají a odtékají z ní.
Problém: 61 % malých firem se pravidelně potýká s problémy s cash flow, které vedou k neschopnosti platit dodavatelům či zaměstnancům, a nutí firmy žádat o úvěry, které využívá 32 % firem.
Řešení: Využijte speciálně navržená řešení, která vám umožní proaktivně řídit cash flow a tím předcházet ekonomickým problémům a zvýšit zdraví vaší firmy. Získáte cenný přehled o své finanční výkonnosti a budete vědět, odkud hotovost přichází a kam odchází v každém okamžiku.
Nástroj pro řízení peněžních toků vám umožní sledovat tok peněz do a z firmy v reálném čase.
Takové nástroje nabízejí komplexní funkce reportingu, které vám pomohou předpovídat platby, plánovat cash flow a činit chytrá rozhodnutí založená na datech.
5. Neinvestujete do marketingu
Bez ohledu na odvětví, velikost nebo strukturu potřebuje firma ke svému úspěchu účinný marketing. Je to způsob, jak zvýšit povědomí o značce, přilákat nové zákazníky a navázat s nimi vztahy důvěry a loajality.
Problém: Malé firmy jen zřídka plánují a investují do marketingu adekvátně, protože ho považují za zbytečný výdaj. Téměř polovina majitelů malých firem se marketingem zabývá sama a 1 z 10 nevyčleňuje na marketing žádný rozpočet.
Řešení: Upřednostněte naplánování a realizaci konzistentní marketingové strategie. Marketingové aktivity můžete zadat externě a využít odborných znalostí marketingové agentury či prověřených freelancerů nebo tímto úkolem pověřit zkušeného zaměstnance. Využití obrovského potenciálu digitálních technologií k propagaci vaší značky, produktů a služeb vám pomůže odemknout nové příležitosti k růstu podnikání. Energie a prostředky věnované do promyšlených propagačních strategií podpoří vaši společnost zvýšeným prodejem. Prognózy prodeje na základě marketingových plánů také umožní lepší plánování celkové obchodní činnosti.
6. Nebudujete firemní kulturu a interní zásady
Jasně stanovené interní zásady a firemní kultura jsou nezbytné pro budování zdravého a produktivního pracovního prostředí.
Problém: Při řešení každodenních provozních záležitostí a peněžních toků mají vedoucí malých firem tendenci nevěnovat se zavedení silné firemní kultury. Nedokážou jasně definovat odpovědnosti a nastavit společný rámec pro hodnocení zaměstnanců a řešení problémů. Výsledkem je, že hodnocení zaměstnanců je založeno na stráveném čase namísto odvedené práci, což může vyvolat nedostatek důvěry a napětí.
Řešení: Vytvořte plán či koncept pro budování zdravé kultury. Identifikujte chování zaměstnanců, které je pro firmu přínosné, a zaveďte praxi pro podporu takového chování. Dávejte svou kulturu jasně najevo a posilujte ji vlastními příklady. Řiďte firemní kulturu prostřednictvím transparentnosti a odpovědnosti.
Nástroj pro řízení pracovních postupů zajišťuje úplnou transparentnost prováděných úkolů a odpovědných pracovníků.
Zavedení nástroje pro řízení práce zvýší přehlednost ve vaší organizaci, aby každý viděl, kdo, kdy, co a s jakým úsilím dělá.
7. Nenasloucháte svým zákazníkům
Úspěch firmy závisí na tom, jak dobře dokáže reagovat na potřeby zákazníků. Drtivá většina zákazníků (91 %), by si vybrala značku, která jim poskytuje relevantní nabídky a doporučení.
Problém: Malé firmy pravděpodobně trpí mezerami v komunikaci kvůli neefektivnímu využívání všech komunikačních kanálů. Chybějící komunikační kanály vůči jejich zákazníkům mnohdy znamená, že s nimi neudrží kontakt a nepochopí jejich problémy.
Řešení: Zefektivněte komunikaci se zákazníky a dbejte na to, abyste reagovali na všech jimi preferovaných kanálech a to i proaktivně. Komunikace s nimi vám pomůže určit bolestivá místa a poskytovat služby a produkty, které skutečně chtějí a potřebují. Získáte hlubší porozumění toho, proč k vám zákazníci přicházejí a proč odcházejí.
Vhodný systém pro řízení firmy vám umožní komunikovat s klienty např. pomocí e-mailu a informovat je o průběhu aktuálního projektu. Také můžete snadno integrovat procesy řízení firmy s řízením projektů/zakázek či s procesy pro řízení vztahů se zákazníky a poskytovat klientům bezproblémové služby v rámci systému, který je místem jedné pravdy.
Závěrem
Nyní, když jste si prošli sedm hříchů řízení malé firmy, je čas podívat se na své firemní aktivity blíže. Pokud rozpoznáte některý z problémů, o kterých jsme hovořili, podnikněte rychlý krok k nápravě a přineste znatelné zlepšení současnosti i budoucnosti vaší společnosti.