Jak praví jedno čínské přísloví, jeden obrázek vydá za tisíc slov. V reportingu to rozhodně také platí. Komu by se nelíbilo mít přehled o ekonomice firmy na jednom místě, „nástěnce“ nebo chcete-li dashboardu, z jehož grafů a „budíků“ bude zřejmé, nakolik se firmě aktuálně daří plnit určené klíčové ukazatele výkonu? Jestli si kladete otázku, jaké vizualizační nástroje použít pro cash flow, pak pro vás máme několik tipů.
🎓 Článek vám v rámci CAFLOU akademie přináší CAFLOU® - český cash flow software
Dashboard KPI‘s
Tabulky, tabulky, tabulky. To je taková mantra controllerů. V reportingu je některým uživatelům bližší kombinace tabulek se schématickým vyjádřením klíčových ukazatelů výkonu (KPI’s) v podobně tzv. dashboardu. Tato „nástěnka“ má zobrazovat klíčové informace pro podporu rozhodování managementu. Je to místo, kde může manažer přehledně sledovat klíčová data a jejich vývoj v trendu za minulá období či v predikci budoucích hodnot. Vhodně připravený dashboard upozorní i na možná rizika a nežádoucí hodnoty a přivádí manažera k důležitým úvahám o dalším směřování firemních aktivit.
Smyslem tohoto reportovacího nástroje je profesionální prezentace dat pro řízení na jedné stránce či obrazovce. Kdybychom dashboard přirovnali k palubní desce automobilu, našli bychom obdobný význam – všechny důležité hodnoty potřebné pro řízení automobilu jsou na palubní desce přehledně v dosahu očí řidiče. Za jízdy můžete porovnat rychlost oproti vašemu plánu a vidíte upozornění na nežádoucí stavy, například docházející palivo. Bez těchto dat by se automobil řídil velmi obtížně. Stejné je to u řízení firmy. Bez dat výkonnosti, porovnání plánu s realitou, upozornění na nežádoucí hodnoty, by řízení firmy snad ani nebylo možné.
Grafické znázornění cash flow
Nečastější podoba vizualizace peněžních toků je graf. Ovšem i graf může mít vyšší či nižší vypovídací schopnost. Graf má zejména zamezit snadnému přehlédnutí podstatného. Ideální graf cash flow tak zachycuje nejen výši příjmů a výdajů (například sloupcový graf), ale také předpokládaný vývoj finanční rezervy (například spojnicový graf).
Např. níže uvedený graf cash flow v CAFLOU umožní vizualizovat předpokládaný vývoj situace, a jak si vaše finance vedou v porovnání plánu i reality podle faktických úhrad. Navíc pod grafem v aplikaci uvidíte přehledné detailní tabulky s různými pohledy na příjmy a výdaje firmy s oddělením DPH, podle kategorií, zdrojů, projektů a podobně.
Vodopádové schéma
Vodopádové schéma je jednou z možností, jak vizualizovat informace, které probíhají v čase, a přitom zaznamenávat i vývoj našeho uvažování o předpokládané hodnotě v čase. Pro manažery je to cenné právě při úvahách o vývoji cash flow, ale také například při plánování hospodářského výsledku, investic či vývoji využití kapacit, počtu kmenových zaměstnanců a podobně.
Ve výchozí podobě vodopádového schématu je uveden finanční plán na jednotlivé měsíce, ale mohou to být i týdny či jiná s uživateli dohodnutá frekvence reportování. Abychom mohli sledovat trendy vývoje a poučit se změn a třeba lépe odhadovat vývoj do budoucna, zaznamenáváme do zelených polí aktualizovanou predikci dlouhodobého plánu. Skutečné hodnoty vstupují do průsečíku daného měsíce ve sloupci i řádku. Například v lednu byla skutečná hodnota 175. Pokud šlo o zlepšení oproti předpokladu v plánu, je označena zeleně. V únoru je skutečnost horší než plán, hodnota 215 je tedy zvýrazněna červeně.
Výhodou je, že se uživatel vodopádového schématu nemusí omezovat na jedno účetní období, ale může pokračovat dál a lépe vidět sezónnost a podobně. Základní tabulku můžete provázat s tabulkami dílčích hodnot. Výsledné cash flow je možné provázat s přehledem běžných výdajů, investičních výdajů a příjmů podle nejrůznějších praktických kritérií – u některých firem je to hledisko teritoriální, u jiných je přehlednější sortimentní skladba.
Propojení dat
Dobře nastavený report podává globální přehled o silných a slabých stránkách finančního zdraví firmy, poskytuje jasnou představu o vlivu firemních procesů na celkovou ekonomiku firmy, její výkonnost a solventnost. Jedním ze základních pravidel je jeden zdroj. Vy ale máte pochopitelně datových zdrojů více – ERP, účetní software, různé interní tabulky, manažerský systém CAFLOU, CRM nástroj, SQL databáze atd. Relevantní data z jednotlivých systémů může být pro laika dost obtížné propojit. Existují však řešení, jak mít jednoduché reporty vždy k dispozici.
Výstupy můžete chtít mít například v MS Excel nebo Google tabulkách, v nástrojích typu Data studia, Power BI nebo Tableau. Základem je tedy mít potřebná data k dispozici. Data z nástrojů jako je např. CAFLOU, které nabízí již manažersky dobře využitelnou formu pohledu, lze snadno a automaticky předat dál přes exporty ve formátech .csv nebo .xlsx nebo přímo datově (systémy mohou být přímo propojené) například přes integrační platformy, jakou je například Integromat (nově Make) nebo Zapier, a vykreslit automaticky pohledy na míru. Možností, jak automatizovat rutinní činnosti a nahradit tak mechanický zápis do tabulky) je nepřeberně. Cílem je nepochybně neztrácet drahocenný čas přípravou podkladů a využít jej naopak pro manažerská rozhodování opřená o aktuální data.
<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie
Autorka článku: Ing. Pavlína Vančurová, Ph.D. ze společnosti 
Ve spolupráci s paní Ing. Pavlínou Vančurovou, Ph.D., specialistkou na ekonomiku firem ze společnosti PADIA, s.r.o. jsme pro vás připravili Caflou akademii, jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení peněžních toků v malých a středních firmách.
Pavlína se ve své praxi věnuje ekonomickému poradenství v oblasti finančního řízení a nastavování controllingu ve firmách různých oborů a velikostí. V roce 2011 spoluzakládala poradenskou společnost PADIA, kde působí jako školitelka a interim finanční ředitelka pro řadu klientů. Čerpá rovněž ze zkušeností z pozice výkonné ředitelky mezinárodní konzultační firmy. Působila jako univerzitní pedagog a je autorkou řady odborných publikací.