Používání AI funkcí v Caflou
V Caflou můžete využívat volitelné funkce založené na umělé inteligenci, které vám pomáhají pracovat s obsahem, daty a procesy ve vašem účtu.
Mezi tyto funkce patří například AI agent včetně hlasové komunikace, analýza dat a predikce, shrnutí informací a komunikace, vytěžování dokladů, převod řeči na text, hlasové pokyny, návrhy textů, překlady, plánování práce nebo vytváření dalšího obsahu. Nabídku AI funkcí průběžně rozšiřujeme.
Aktuální přehled najdete na stránce Umělá inteligence v Caflou.
Používání AI funkcí je dobrovolné. Údaje jsou poskytovateli AI předávány pouze v souvislosti s použitím konkrétní AI funkce, například když ji sami spustíte, zadáte požadavek, nahrajete soubor nebo nastavíte její automatické či pravidelné spuštění.
Co je důležité vědět
1. Komunikujete s umělou inteligencí
Odpovědi a obsah označené jako výstup AI vytváří systém umělé inteligence, nikoli člověk.
Výstupy AI mohou být neúplné, nepřesné nebo nevhodné pro váš konkrétní účel. AI může nesprávně interpretovat zadané informace nebo vytvořit tvrzení, která nejsou obsažena ve zdrojových datech.
Výstupy proto před dalším použitím vždy přiměřeně zkontrolujte, zejména pokud mohou ovlivnit vaše zákazníky, zaměstnance, smluvní vztahy, finance, účetnictví nebo jiné důležité rozhodování. Výstupy AI nenahrazují právní, účetní, daňové, personální ani jiné odborné posouzení.
2. Ke zpracování mohou být použita data z vašeho účtu
Aby mohla AI funkce vyřídit váš požadavek, můžeme poskytovateli AI předat údaje, které jsou pro daný úkol potřebné.
Podle použité funkce může jít například o:
- text vašeho zadání;
- předchozí komunikaci v rámci dané AI konverzace;
- relevantní údaje a souvislosti z vašeho účtu Caflou;
- obsah vybraných projektů, úkolů, firem, kontaktů, e-mailů nebo komentářů;
- ekonomické a provozní údaje potřebné pro požadovanou analýzu;
- obsah dokumentů, dokladů nebo jiných souborů;
- hlasový nebo zvukový vstup;
- technické informace potřebné pro bezpečné a správné vyřízení požadavku.
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na konkrétní AI funkci, vašem zadání, zvoleném kontextu a vašich oprávněních. Snažíme se předávat pouze údaje potřebné k vyřízení daného požadavku.
Neodesíláme automaticky celý obsah vašeho účtu. Pokud například požádáte AI agenta o shrnutí konkrétního projektu, mohou být poskytovateli AI předána data z tohoto projektu potřebná pro vytvoření shrnutí. Pokud nahrajete doklad k vytěžení, bude za účelem zpracování předán obsah tohoto dokladu.
3. AI funkce respektují vaše oprávnění v Caflou
AI funkce pracují pouze s údaji a operacemi, které jsou vám dostupné v rámci vašich uživatelských oprávnění v Caflou.
Použití AI samo o sobě vaše přístupová práva nerozšiřuje. Pokud například nemáte oprávnění zobrazit určitý projekt nebo jeho ekonomické údaje, neměl by vám je zpřístupnit ani AI agent.
Pokud AI agent umožňuje navrhnout nebo provést určitou akci v Caflou, podléhá tato akce stejným oprávněním a omezením jako její běžné provedení uživatelem. Fungování AI agenta v kontextu dat a oprávnění uživatele odpovídá popisu této funkce v nápovědě Caflou. [caflou.cz]
4. Některé AI funkce mohou provádět akce
AI agent a další AI funkce nemusí pouze vytvářet odpovědi nebo doporučení. Podle dostupných funkcí a vašeho zadání mohou také připravit nebo provést určitou akci v Caflou, například vytvořit úkol, firmu, kontakt nebo komentář.
Před zadáním požadavku proto zvažte jeho zamýšlený výsledek. Pokud vás Caflou před provedením důležité operace požádá o dodatečné potvrzení, zkontrolujte zejména cílový objekt, rozsah akce a použitá data.
AI agent v Caflou umožňuje analyzovat data i vykonávat akce a může pracovat také na základě jednorázových nebo pravidelně spouštěných šablon. [caflou.cz]
Poskytovatel AI služeb
Pro provoz AI funkcí využíváme zejména služby poskytované prostřednictvím OpenAI API.
Pro zákazníky z Evropského hospodářského prostoru vystupuje jako smluvní subjekt OpenAI Ireland Ltd.. OpenAI zpracovává zákaznická data naším jménem za účelem poskytování příslušné AI služby na základě smluvních podmínek a dodatku o zpracování osobních údajů. [openai.com]
Pro některé funkce můžeme využívat také další poskytovatele. Jejich aktuální přehled je uveden v našem Prohlášení o ochraně osobních údajů, případně v aktuálním seznamu zpracovatelů a subdodavatelů.
Pokud propojíte Caflou s vlastním externím AI asistentem nebo jinou službou, například prostřednictvím MCP serveru, mohou se na zpracování dat vztahovat také podmínky a pravidla tohoto externího poskytovatele.
Jak je s daty nakládáno
Používání dat pro trénování modelů
Data odesílaná prostřednictvím OpenAI API nejsou standardně používána k trénování nebo zlepšování modelů OpenAI, pokud zákazník jejich předávání pro tento účel výslovně nepovolí.
Caflou dobrovolné předávání zákaznického obsahu pro trénování modelů OpenAI nezapíná. OpenAI uvádí, že obsah předávaný přes API není používán k trénování modelů, pokud se zákazník výslovně nerozhodne data za tímto účelem sdílet. [platform.openai.com]
Uchovávání dat poskytovatelem AI
Pro podporované služby a API endpointy máme aktivován režim Zero Data Retention. Tento režim vylučuje zákaznický obsah z logů používaných ke kontrole zneužití a u podporovaných endpointů zabraňuje jeho uchovávání jako aplikačního stavu.
Zero Data Retention se však nemusí vztahovat na všechny endpointy, nástroje a technické operace. Některé funkce mohou pro své fungování vyžadovat dočasné zpracování nebo uložení dat a některé endpointy nejsou se Zero Data Retention kompatibilní. OpenAI například rozlišuje mezi podporovanými endpointy a funkcemi, které mohou uchovávat aplikační stav i při aktivním Zero Data Retention. [platform.openai.com]
Konkrétní způsob zpracování proto závisí také na použité funkci a její technické konfiguraci.
Místo zpracování a předávání mimo EHP
V závislosti na konfiguraci a použité AI službě mohou být data zpracována také mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech amerických.
Pokud dochází k předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, používají se odpovídající právní záruky podle GDPR, zejména standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí, případně rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany.
DPA OpenAI stanoví, že při přenosu dat z Evropského hospodářského prostoru mimo EHP mají být použity standardní smluvní doložky nebo příslušné rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. [openai.com]
Podrobnosti o zpracování osobních údajů, zapojených zpracovatelích a používaných zárukách najdete v našem Prohlášení o ochraně osobních údajů.
Co do AI funkcí nevkládat
Do AI funkcí nevkládejte údaje, které nejsou potřebné ke splnění vašeho požadavku.
Zejména nevkládejte:
- hesla;
- API klíče a přístupové tokeny;
- soukromé klíče a jiné bezpečnostní údaje;
- celé údaje o platebních kartách;
- údaje, které nejste oprávněni zpracovávat nebo předat;
- zvláštní kategorie osobních údajů, například podrobné údaje o zdravotním stavu, pokud jejich použití není nezbytné a nemáte pro ně odpovídající právní titul;
- jiné vysoce důvěrné nebo tajné informace, pokud jejich použití není pro splnění požadavku nezbytné.
Před použitím AI funkce zvažte, zda lze osobní nebo důvěrné údaje odstranit, omezit, pseudonymizovat nebo nahradit anonymizovanými údaji.
Odpovědnost zákazníka a uživatele
Při používání AI funkcí pracujte pouze s údaji, které jste oprávněni v Caflou zpracovávat.
Pokud do Caflou ukládáte osobní údaje zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů nebo jiných osob, odpovídáte za to, že pro jejich zpracování máte odpovídající právní titul, plníte příslušné informační povinnosti a AI funkce používáte v souladu s právními předpisy, smluvními závazky a vašimi interními pravidly.
Caflou při zpracování zákaznických dat zpravidla vystupuje jako zpracovatel podle pokynů zákazníka. Konkrétní rozdělení rolí se řídí smlouvou, podmínkami služby, smlouvou o zpracování osobních údajů a okolnostmi konkrétního zpracování.
Lidská kontrola a důležitá rozhodnutí
AI funkce Caflou slouží jako podpůrné nástroje.
Jejich výstupy nepoužívejte bez odpovídající lidské kontroly k rozhodnutím, která mohou mít pro určitou osobu právní, finanční, pracovněprávní nebo jiné významné důsledky.
Pokud použijete AI výstup jako podklad pro takové rozhodnutí, odpovídáte za posouzení jeho správnosti, zákonnosti a přiměřenosti a za zajištění potřebné lidské kontroly.
Označení AI funkcí
Funkce, ve kterých přímo komunikujete s AI, označujeme tak, aby bylo zřejmé, že odpověď nebo možné jednání vytváří systém umělé inteligence.
Evropský AI Act od 2. srpna 2026 vyžaduje, aby lidé byli při přímé interakci s AI informováni, že komunikují se systémem umělé inteligence. [ai-act-ser....europa.eu], [digital-st....europa.eu]
Další informace
Dotazy nám můžete poslat na podpora@caflou.cz.