Co není zdokumentované, jakoby neexistovalo.
Firemní wiki není archiv. Firemní wiki je nástroj, díky kterému můžete zrychlit práci ve své firmě, minimalizovat prostoje a zvýšit svoji efektivitu.
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
Firemní poklady… Účty v bance, peníze, nemovitosti, investice, lidé... Rozhodně. Ale tyhle poklady teď na mysli nemám. Za jeden z nejcennějších pokladů ve firmách totiž považuji informace a její know-how.
Vaše know-how je jedinečné, proto byste k němu jako k pokladu měli přistupovat a dobře ho střežit. Jenže jak informace a know-how uchovávat? Umí to firemní znalostní báze.
Možná jste se s těmi pojmy již setkali. Znalostní báze, firemní wiki, knowledge base, směrnice, firemní manuály, návodky… Pod všemi těmi pojmy se skrývá nástroj, který v sobě uchovává veškeré informace o chodu a fungování firmy.
Často se ale setkávám s tím, že i když ve firmě něco na ten způsob už existuje, moc se to nepoužívá. Není to stejné i u vás?
Firemní wiki není jen tak nějaký archiv, do kterého se všechno nasype a tím to končí. Naopak, je to nástroj, u kterého se vyplatí ho aktivně používat.
K čemu je znalostní báze dobrá?
1. Veškeré know-how firmy máte na jednom místě
Firemní wiki je jedno centrální místo, ve kterém se shromažďuje veškeré know-how firmy. A pokud jste pročetli předchozí články zde v Caflou Akademii II a postupovali podle jejich obsahu, měli byste v tuto chvíli mít zmapované svoje procesy, měli byste je pravidelně aktualizovat a používat je při každodenní práci. A právě veškeré zmapované procesy, návodky, manuály nebo postupy jsou vstupy, které by měla mimo jiné vaše interní znalostní báze obsahovat.
2. Každý ví, že zde najde vše, co pro svoji práci potřebuje
Setkávám se s tím, že znalostní báze je často považovaná za jakýsi archiv, do kterého se uloží dokumentace, protože je to zákonná povinnost. A tím celé praktické využití končí. Podstatnou věcí ale také je ji aktivně používat. A to bývá právě často kámen úrazu. Proto je nanejvýš důležité, že o firemní wiki musí každý ve firmě vědět. Musí vědět, kde ji najde, musí si být vědom toho, že v ní najde, co očekává a potřebuje. A že mu pomůže při jeho práci.
3. Know-how firmy spravujete transparentně
Každý proces má svého vlastníka, který je zodpovědný za jeho platnost a aktuálnost. Úkolem vlastníka tedy je, aby daný proces udržoval i ve znalostní bázi. Pravidelně ho aktualizoval, zohledňoval změny, které v průběhu práce s ním vznikly atd.
4. Usnadňuje vám delegování a zaškolování nováčků
Vzpomeňte na situace, kdy jste potřebovali někomu v týmu delegovat úkol a jaká příprava tomu předcházela. Postupy pro delegování uchovávejte tady. Nebo když u vás onboardují nováčci. Kolik času s nimi stráví vaši kolegové, než jim kompletně vysvětlí celou agendu? A to nemluvím o situaci, když nováček nastoupí později a předchozí zaměstnanec ve firmě už dávno není. Pokud je jeho agenda archivovaná ve firemní wiki, máte vyhráno, nováček se do své agendy s pomocí svého buddyho dostanem mnohem rychleji.
5. Pracujete efektivněji a produktivněji
Informace potřebné pro svoji práci najdete rychle. Netrávíte čas obíháním kolegů nebo výměnou desítek e-mailů. Na firemní wiki jdete na jistotu, víte, kam sáhnout. Uchované postupy jsou ověřené a praktické. Běžně s nimi pracujete, nemusíte se nikde doptávat, co a jak máte udělat, kde seženete potřebné zdroje pro svoji práci. Díky jasnému procesu neklopýtnete a neděláte chyby.
Zaujalo vás to? Váš skeptický pohled se začíná měnit a říkáte si, že to vlastně dává smysl? To mě těší.
Výhody a přínosy interní znalostní báze tedy už znáte. Nicméně aby vám dobře sloužila, musíte pro to také sami něco udělat.
💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Jaké jsou předpoklady úspěšného fungování?
Aby vám firemní wiki dobře sloužila, připravte se, že se jí musíte odpovídajícím způsobem věnovat.
Všichni musí být s firemní wiki ztotožněni
Firemní wiki musí zodpovědět proč každého ze zaměstnanců. Když v ní najdou smysl, budou ji mnohem spíše používat, než když jim to nařídíte.
Všichni s firemní wiki aktivně pracují
Nejen, že do ní pravidelně přispívají jakožto vlastníci konkrétních procesů nebo témat, ale zároveň jsou i jejími uživateli jakožto vykonavatelé procesů. Firemní wiki prostě nesmí umřít na neaktivitu, neužitečnost a ztrátu smysluplnosti.
Do firemní wiki musí mít všichni z firmy přístup
Každý musí vědět, že nějaká interní znalostní báze existuje. Musí vědět, co v ní najde, musí být přesvědčen o tom, že je mu nápomocná. Tohle přesvědčení vychází z důvěry ve vlastní firemní kulturu. Z důvěry, kterou má jednotlivec ve své kolegy a svůj tým.
Potřebuje pravidelnou údržbu a aktualizaci
Jak na to najdete v samostatném článku na téma audit procesů. Bez pravidelné údržby by se vaše firemní know-how zakonzervovalo a časem by se z něj stala akorát tak vykopávka dinosaura, která vám je v praktickém životě a fungování firmy k ničemu.
Co by ve firemní wiki nemělo chybět?
Než se pustíte do samotné tvorby interní znalostní báze, je dobré předem rozmyslet, co do ní zahrnout a co naopak vynechat, aby zbytečně nenabobtnala do obřích rozměrů. Jaká data v ní tedy shromažďovat?
1) Informace o firmě
Zejména strategie, vize, vaše firemní hodnoty nebo charakteristiky firemní kultury. Pak také marketingové strategie, firemní brand manuály včetně corporate designu a corporate identity, positioning značky, konkurenty apod.
2) Procesní dokumentace
Jakožto veškeré návodky, postupy, procesy, pravidla, šablony dokumentů, směrnice, popisy funkčních míst, organizační struktury apod.
3) FAQ
Sekce, ve které shromažďujete často kladené otázky. Pokud budete mít dobře zajištěné body 1 a 2 a fulltextové vyhledávání ve znalostní databázi, můžete se jí klidně vyhnout. Nicméně tahle sekce se vám bude hodit třeba pro dotazy typu “kde si mohu vyzvednout stravenky”. Základní a jednoduchá témata, u kterých jejich umístění do centrálního zdroje ušetří čas. Obzvláště když do firmy nastoupí nový kolega.
Představuji si, jak se vám teď v hlavě rojí myšlenky, co všechno vlastně máte zadokumentované, jaké informace si s ostatními sdílíte, jak s nimi pracujete a komunikujete. Je na místě si říct, jak s firemní wiki začít.
Jak začít stavět?
- Pokud firemní wiki teprve zakládáte, určete jednoho člověka, který bude celý projekt řídit.
- Pokud začínáte úplně od začátku a teprve jste se rozhodli začít procesy ve firmě mapovat, malý návod najdete v tomhle článku.
- Rozmyslete, co všechno chcete publikovat. Tipy na obsah jsem dala v předchozím textu. Nápomocná vám taky může být myšlenková mapa. S její pomocí si utřídíte konkrétní oblasti a témata, která by v interní znalostní bázi neměla chybět.
- Zvažte nástroj, ve kterém chcete informace a know-how uchovávat. I kdybyste začali jen v Google dokumentech, pořád je to lepší, než kdyby měl každý svoje vlastní know-how schované jen v hlavě nebo u sebe ve složce, kam se nikdo další nedostane. Takže klidně začněte s tím, co už máte. Čím jednodušší, tím lepší.
- Popřemýšlejte nad strukturou znalostní báze tak, aby byla přehledná, logicky uspořádaná, intuitivní.
- Vytvořte proces na její údržbu.
💡 Pokud už používáte právě CAFLOU, (které momentálně vyloženě funkcí knowledge base nedisponuje), využijte kombinace funkcionalit, které CAFLOU nabízí: šablony úkolů, projektů, document management, štítky apod.
Firemní wiki nemá přinést vašim zaměstnancům práci navíc, kdy v jednom okamžiku shrnete úplně všechno, co jste až dosud vytvořili, zdokumentovali a vymysleli. Naopak, je to živý nástroj, který se musí stát zdrojem informací pro vaši efektivní práci.
Máte už u vás ve firmě interní znalostní bázi? Jak se vám osvědčila? A jak s ní pracujete?
<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.
Autorka článku: Ing. Michaela Tréglová
Ve spolupráci s paní Ing. Michaelou Tréglovou, specialistkou a konzultantkou efektivity a zjednodušování práce podnikatelům, jsme pro vás připravili Caflou akademii II - kontrolujte své podnikání.
Cílem akademie, ale i práce Míši, je šetřit váš čas a naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání už navždy. Jednoduše řečeno v něm dělá z chaosu pořádek.