Bez otevřené komunikace se svými parťáky to daleko nedotáhnete. 

Komunikace je základem lidské interakce. Dobře nastavená komunikace v týmu spolu s funkčními procesy vám může významně pomoci, abyste pracovali transparentně, efektivněji a neplýtvali svým časem ani energií.

🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.

Procesy jsou obecně spíš technická záležitost. Tedy alespoň já to tak vnímám. Je potřeba k nim přistupovat systematicky, řídit je, pracovat s nimi. Hledat v nich slabá místa, optimalizovat je, revidovat atd. Pojďme to teď trochu odlehčit a věnujme se “měkčímu” tématu - komunikaci v týmu.

Čas od času si vzpomenu na situace, kdy komunikace selhala. Jak to vypadá v praxi? Chyby v ní se prezentují například v následujících prohlášeních. 

  • Tos mi ale neřekl. Jak jsem to měl vědět? 
  • Takhle jsem to nechtěl.
  • Slíbils mi to, věřil jsem, že mi to dodáš včas. 
  • Ale já ti to poslal už včera? Jak je možné, že to ještě nemáš!  
  • Myslel jsem, žes to pochopil. 

Věřím, že to znáte. A na jaké nedostatky to ukazuje?

Kdy je komunikace v týmu neefektivní

  • Špatné předávání informací mezi členy týmu. Ty se ztrácí už někde cestou, jsou nepřesné, zkreslené, nesprávné. Možná je to proto, že jich je hodně. A v dnešní době přemíry informací, které se na nás valí ze všech stran, není divu, že hlava není schopná je všechny pobrat. Pokud si nedokážete věci zapamatovat, napište si je. Použijte k tomu jakýkoli nástroj, který se vám osvědčil. 
  • Úkoly zadáváte nevhodně. Vy víte přesně, co je potřeba udělat. A i přesto dostanete jiný výsledek, než očekáváte. Vžijte se do situace svého kolegy, který má pro vás zadání zpracovat. Jste si jistí, že skutečně ví, co od něj očekáváte a jaký má být výstup? Zadání formulujte přesně podle toho, jaký výsledek chcete od kolegy dostat. 
  • Neověříte si, jestli váš parťák zadání rozumí. Věnujte tomu svůj čas. Když to uděláte, ušetříte si následné opravy, změny a dodělávky ve zpracovaném materiálu. Ostatně s tímhle bodem souvisí i ten předchozí. 
  • Ne každý si vezme svěřený úkol za svůj. Souvisí to hlavně s vůlí převzít zodpovědnost. Věnujte pozornost těm, kteří se v týmu jen vezou. Pokud se to děje, zjistěte, proč tomu tak je. Je to záměr? Nebo je ten člověk “jenom” přetížený? V prvním případě nechť dostane šanci se vzpamatovat a začít pracovat. Pokud se tak nestane, je mi líto, ale musí z kola ven. Jde-li spíš o druhý důvod, je opět na řadě rozhovor, proč je dotyčný přetížený a jak mu v tom lze pomoci. 

💡Tip: CAFLOU má například na tohle šikovnou funkci sledování, kdo má jakou nálož práce naplánovanou a nakolik je vytížen.

Vytížení týmu

  • Chybí proaktivita, nepředvídá se. V týmu se často neví, kdo je další na řadě v konkrétním procesu, kdo čeká na svoje informace nebo zdroje. Jestli se s tím potýkáte, pravděpodobně kdysi dávno nováček neprošel dostatečně adaptačním procesem a neseznámili jste ho s jeho vlastní prací, úkoly a očekáváním. Neví, kde je v tom procesu usazen. Dožeňte to alespoň teď. Když bude mít ponětí, co se od něj očekává, lépe dokáže předvídat a přicházet s novými nápady. 
  • Domněnky jsou překážkou otevřené komunikaci. Když nevím nebo si nejsem jistý, zeptám se. Předpokladem je vzájemná důvěra, aby se dotyčný nebál zeptat. Velká míra tolerance v tomto směru je potřeba hlavně směrem k nováčkům v týmu. Kolegové v týmu by měli být nápomocní a v tomto směru tolerantní. 
  • Nedůvěra v ostatní členy týmu, která často vychází z předchozích špatných zkušeností ze vzájemné spolupráce. Když se člověk několikrát spálí, nemůžete od něj čekat osobní nasazení při dotahování společného cíle. Nenechte podobné situace dojít takhle daleko. Vytvářejte prostředí, ve kterém je možné otevřeně mluvit o tom, co se povedlo i co jde udělat jinak. A jak. 
  • Pasivní přístup k práci ve stylu “čekám, ono to ke mně nějak doputuje”. Částečně to souvisí s nevůlí přijmout zodpovědnost za úkol. A je to často i důsledek předpokladu, že ostatní ví, co potřebuji, tak si počkám, až se to ke mně dostane. Pokud u vás nefungují procesy ani komunikace, zaděláváte si tímto na malér. Tým naopak posouvá, když jsou v něm proaktivní lidi, zajímají se o problémy, řeší je a dívají se kolem sebe, co ještě vylepšit. 

Pár tipů pro efektivní komunikaci

Nepřináším žádné revoluční shrnutí a jsem si toho vědoma. Na čem tedy efektivní komunikace stojí? 

  • Naslouchejte. Vnímejte, co druhý říká a jak to říká.
  • Buďte otevření a mluvte narovinu. Žádný balast kolem. 
  • Vyjadřujte nejen svoje uznání, ale i svoji nespokojenost. 
  • Mluvte jednoznačně a jasně. Je důležité, aby vás druhá strana pochopila.
  • Diskutujte o vzájemných očekáváních.
  • Ověřte si, že vás druhá strana chápe.
  • Mluvte o problémech a hledejte společně jejich řešení. 
  • Ptejte se, nepředpokládejte a předvídejte.
  • Neházejte si ze zášti vzájemně klacky pod nohy. 
  • Podporujte se, aby byla komunikace otevřená. 
  • Řešte krizové situace hned a bez zbytečného odkladu. 

Jedna stránka věci je firemní kultura, do které komunikace patří, a také obsah a forma sdělení. Druhou stránku tvoří nástroje, které pro komunikaci použít. Hlavně tu v písemné formě.

E-maily jsou dnes podle mého názoru už celkem stará škola. Obzvláště pro interní komunikaci. Čím víc písemné komunikace mezi lidmi koluje, tím nepřehlednější se stává. Nejednou se stalo, že se z e-mailové korespondence cestou mezi adresáty ztratila důležitá informace nebo příloha. Nebo ještě hůř si někdo z adresátů přečetl, co nebylo určeno jeho očím.

KomunikaceKlasický e-mail je dnes už celkem riziko, pokud ho používáte výhradně pro interní komunikaci a e-maily si doslova pinkáte mezi sebou. Kolik si jich za den s kolegy vyměníte? Pro externí komunikaci s klienty nebo jinými partnery ho určitě ale nezavrhuji. 

Předpokládám, že se zmíněným chybám chcete vyhnout. Pak můžete pro rychlou interní komunikaci používat třeba chatovací aplikace. Když pracujete na projektech, které vyžadují komplexní přehled, sledování rozpočtů, timingu apod., můžete si vybrat z aplikací vhodných pro projektové řízení. A nebo existují přímo komplexní ERP systémy, ve kterých můžete sledovat veškeré informace napříč celou firmou. 

Od čeho se odrazit

Nepředpokládám, že byste až dosud vůbec nekomunikovali. Určitě s kolegy mluvíte, píšete si, setkáváte se na poradách a podobně. Spíš chci uvést pár tipů, jak s efektivní komunikací začít, aby nedocházelo k situacím, které jsem zmínila hned v úvodu.

  1. Zmapujte svoje stávající procesy, což vám přinese přehled nad toky veškerých informací, lidmi, kteří se konkrétních procesů přímo účastní, a zdroji, které ke své práci potřebují.
  2. Analyzujte proces jako celek včetně jeho dílčích složek (informace, lidi, zdroje, materiál = všechny vstupy i výstupy) a rozpracujte je do detailu. 
  3. Definujte společně s týmem podmínky, při kterých komunikace plynule a smysluplně poteče. Co pro svoji práci potřebují, aby odvedli očekávaný výsledek? Jaká jsou jejich očekávání? 
  4. Domluvte se společně na pravidlech komunikace. Kdy se budete scházet osobně, jak budete porady vést, kdo bude zodpovědný za jejich řízení, dokumentaci, follow up atd. Určete si nástroj pro interní komunikaci, který začnou všichni používat. 
  5. Průběžně ověřujte, jak komunikace funguje. Ptejte se, zda mají všichni všechno, co potřebují. 

Když totiž každý ví, co má dělat, jak to má dělat a co pro to potřebuje, pracuje mnohem efektivněji. Dokáže také dobře zacházet se svými vlastními kapacitami a vyhodnocovat náročnost zadaných úkolů. Ostatně doporučuji si i sám pro sebe sledovat, kolik času mi která činnost zabere. Projektové nebo ERP aplikace zahrnují i time tracker, který toto sledování umožňuje.

💡 Tip: CAFLOU třeba dokáže na základě tohoto nástroje vyhodnocovat i vytíženost konkrétního člověka v týmu. 

Vytížení týmu 2

A jak zjistíte, že někde něco drhne? Začnou se objevovat chyby. Pro vás je to signál se opět zastavit a se svým týmem otevřít diskuzi, co a proč se to děje. Ptejte se, jak si vzájemně pomoci. Vrátit se při tom můžete vždycky k principům, které jsem tu popsala. 

Jak vnímáte komunikaci ve svém týmu? Kde jsou její slabiny? Co vám funguje? Co uděláte, aby komunikace ve vašem týmu byla ještě efektivnější? 

 

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.

 

Autorka článku: Ing. Michaela Tréglová 

Ing. Michaela TréglováVe spolupráci s paní Ing. Michaelou Tréglovou, specialistkou a konzultantkou efektivity a zjednodušování práce podnikatelům, jsme pro vás připravili Caflou akademii II - kontrolujte své podnikání.

Cílem akademie, ale i práce Míši, je šetřit váš čas a naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání už navždy. Jednoduše řečeno v něm dělá z chaosu pořádek.