Při řízení projektů je častým „kamenem úrazu“ nedostatečné zvládnutí řízení rizik a kvality. Tento článek popisuje a porovnává v praxi nejčastěji používané přístupy:

  1. „heroické“ řízení
  2. přístup podle nejpoužívanější metodiky projektového řízení PRINCE2®.

🎓 Caflou sérii "Jak efektivně řídit projekty" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.

„Heroické řízení“

Tento v praxi občas používaný „přístup“ se vyznačuje nahodilostí a neplánovaností (stejně jako jsme již zmiňovali při řízení neplánovaných událostí a změn v projektech). Rizika se řeší ad hoc, přičemž často není jasné, kdo má řešit co. Neexistuje např. plánování odpovědí na rizika či pravidelné přehodnocování rizik.

Obdobně chybějí jasné definice kvality produktů, které má daný projekt dodat. Práce na jejich dodávce se často rozbíhají dříve, než je dohodnuto, co se vlastně má dodat, kdo je odpovědný za výrobu, kdo za posouzení kvality, podle jakých kritérií se bude kvalita posuzovat, jaké standardy kvality mají být použity atd.

Nevýhodou heroického přístupu je, že na uřízení projektu takovýmto způsobem je potřebný superhrdina (odtud název tohoto „přístupu“). Jelikož superhrdinové jsou velmi nedostatkovou profesí a „heroický“ přístup tím pádem aplikují běžní smrtelníci, vede k negativním jevům jako:

  • „výbuchy“ rizik, kterým bylo možno předejít
  • spory ohledně kvality vytvářených a dodaných produktů
  • vynucené předělávky již hotových částí díla
  • z toho vyplývající nepředvídatelné prodlužování projektu a „nafukování“ jeho rozpočtu.

Proto je vhodnější zvolit metodický přístup namísto heroického.

💡 Už znáte CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.

Přístup podle metodiky PRINCE2

Metodika PRINCE2 považuje řízení rizika resp. rizik za zásadní pro úspěch projektu a věnuje mu samostatné téma Riziko. Klade důraz na systematický přístup k řízení rizik. Na tento účel definuje 5-krokovou proceduru:

  1. identifikujte prostředí projektu a jeho jednotlivá rizika
  2. posuzujte jednotlivá rizika
  3. plánujte odpovědi na rizika
  4. implementujte jednotlivé odpovědi podle plánu a s ohledem na situaci
  5. komunikujte – nejedná se o oddělený krok, ale o vzájemné propojení jednotlivých kroků.

Tato procedura se v životním cyklu projektu průběžně opakuje, přičemž za její řízení odpovídá projektový manažer.

PRINCE2 dělí rizika na negativní – hrozby a pozitivní – příležitosti. 

PRINCE2 dále klade důraz na jasné definování rolí a odpovědností za řízení rizik, např.:

  • Sponzor projektu (executive) má finální odpovědnost za to, aby jeho projektu byly rizika řízeny.
  • Za každodenní řízení rizik v projektu odpovídá projektový manažer. Odpovídá za vytvoření a aktualizace přístupu k řízení rizik i registru rizik projektu.
  • Každé riziko musí mít svého vlastníka (risk owner) – osobu odpovědnou za jeho řízení.
  • Každé riziko má mít alespoň jednoho řešitele (risk actionee), tj. osobu odpovědnou za provedení konkrétních kroků na jeho ošetření. Vlastník a řešitel rizika může, ale nemusí být tatáž osoba.

Nástroje a techniky, které mohou být použity při řízení rizik, PRINCE2 zmiňuje jen okrajově, neboť popis podrobných nástrojů a technik, které mohou být použity při řízení projektů, je mimo rozsah PRINCE2. Na nástroje a techniky řízení rizik se zaměřují jiné standardy.

Řízení kvality

Tuto oblast metodika PRINCE2 pokrývá v tématu Kvalita. Definuje cestu kvality (Quality Audit Trail) vedoucí od očekávání zákazníka přes měřitelná akceptační kritéria, popis produktu projektu, definování strategie řízení kvality, dekompozici produktu projektu na menší, lépe řiditelné části – produkty, definování jejich kritérií kvality, odpovědností za kvalitu, metod kvality, výrobu a posuzování produktů až k akceptovanému produktu projektu splňujícímu očekávání zákazníka na kvalitu.

Také v oblasti kvality PRINCE2 klade důraz na jasné definování rolí a odpovědností, např.:

  • Hlavní uživatel (senior user) odpovídá za definici akceptačních kritérií, akceptuje vůči nim produkt projektu a zajišťuje pro projekt uživatelské zdroje (např. testery pro uživatelské akceptační testy)
  • Sponzor (executive) potvrzuje akceptaci produktu projektu a zajišťuje finanční zdroje potřebné pro vytvoření produktů.
  • Hlavní dodavatel odpovídá za zajištění přiměřených dodavatelských zdrojů pro projekt (např. analytiků, vývojářů, testerů pro jednotkové testy).
  • Projektový manažer odpovídá za každodenní řízení kvality na projektu, vytvoření a aktualizace strategie řízení kvality apod.
  • Ve jménu projektového výboru může dohlížet na kvalitu projektový dohled (project assurance).
  • Jménem vedení společnosti (resp. programu, pokud je projekt součástí programu) dohlíží na kvalitu role nazývaná Zajištění kvality (quality assurance), která musí být nezávislá na řídícím týmu projektu.

Jako hlavní dokumentaci pro management kvality v projektu PRINCE2 doporučuje „přístup k řízení kvality“ a registr kvality. Přístup má zejména popisovat standardy, postupy a procedury, které mají být použity resp. dodrženy při řízení kvality v projektu. Registr kvality je seznam jednotlivých aktivit, které mají být provedeny pro ověření kvality (např. integračních či zátěžových testů), jejich plánovaných i skutečných termínů a výsledků. Rozpracovává se postupně v průběhu plánování a realizace projektu.

Podrobnými nástroji a technikami řízení kvality se PRINCE2 nezabývá, přenechává je jiným standardům.

Přístup PRINCE2 k řízení kvality v projektech je plně kompatibilní s ISO normami řady 9000 „Řízení kvality“ včetně certifikační normy ISO 9001 „Systémy řízení kvality – požadavky“ a s normou ISO 10006 „Systémy řízení kvality – Směrnice pro řízení kvality v projektech“ (necertifikační soubor doporučení).
 

Slovníček pojmů, které jsme použili v tomto článku, najdete zde: 📖 Projektové řízení - slovníček pojmů

 

<< Zpět ke všem článkům série Jak efektivně řídit projekty

 

Autor článku: Ing. Štefan Ondek, PMP a Martina Rutkovská

Ing. Petr Macek

Štefan Ondek je profesionál v oblasti projektového řízení. Je zakladatelem a managing partnerem POTIFOB, skupiny vzdělávacích a poradenských společností pomáhajících lidem i organizacím dobře řídit své projekty, programy, portfolia, změny a IT. Dosud osobně vyškolil v projektovém řízení přes 3.000 profesionálů z více než 20 zemí.

Štefan je autorem a odborným posuzovatelem několika publikací kolem projektového řízení. Je například jedním z autorů certifikačních zkoušek PRINCE2® 6th Edition Foundation, dobrovolným odborným korektorem PMI® PMBOK Guide® 6th Edition, PRINCE2 6th Edition, The Standard for Program Management 4th Edition a vedoucím korektorem 1. slovenské verze terminologického slovníku PRINCE2 5th Edition.
Štefan je držitelem různých certifikátů včetně PMI PMP®, PRINCE2®, PRINCE2 Agile® a Agile Scrum Master Approved/ Accredited Trainer, PRINCE2 a PRINCE2 Agile Practitioner, Agile Business Professional, Product Owner a Scrum Master, ITIL 4 Foundation, ITIL 4 DPI a mnoha dalších.

Pokud chcete Štefana kontaktovat, prosím pište na ondek@potifob.com.

PRINCE2®, PRINCE2 Agile®, ITIL®, MSP®, MOP®, P3O® jsou registrované ochranní známky AXELOS Limited. PMI® a PMP® jsou registrované ochranní známky Project Management Institute, Inc.